仕事がデキる人事・総務のビジネスメール術(Web版)

【第3回】メールで損をしていませんか?  メールの印象があなたの印象を決める

「あなたのメールは失礼だ」と教えてくれる人は少ないですが「他にも言い方があるだろう」「何が言いたいのか分からなくてイライラする」など、受け取ったメールに不快感を覚える人は多いもの。1通のメールがあなたの印象を決め、さらには会社の印象を決めているかもしれません。今回は、メールの印象を決める要素と注意すべき点について解説します。

同じメールでも人によって感じ方が違う

印象のよいメールは、読んでいても気持ちがいいものです。ストレスなく、スムーズに対応できます。一方、印象の悪いメールは不快感を覚え、ストレスを感じます。
依頼をされても気持ちよく動けない、反発したくなる。そのような経験はありませんか。
「あるある」と共感する方もいれば「そのようなメールを受け取ったことがない」という方もいるでしょう。

仕事ですから、相手を不快にさせようと思って書くメールはありません。どのメールも仕事を進めるために書くものです。
しかし、メールに書かれていることの解釈は相手次第。受け手の常識や価値観、主観で判断されます。同じ表現でも、どのような関係なのかによって受け取られ方が変わります。

不快感を覚えても相手は教えてくれない

たとえば、今月の業界動向の報告を求める場合、部下に指示するのと同じように取引先に書けば違和感を与えるでしょう。
状況や関係に応じた表現であるべきです。送り先が社内、社外といった違いの他、社外であっても取引歴の長短などによっては同じように解釈されるとは限りません。

送ったメールを読んで受け手が誤解をしている、不快感を抱いていることが分かればよい方です。受け手が嫌な気持ちになっていることに気付くことなく、印象の悪いままコミュニケーションが進むこともあります。
実は、メールの印象の悪さが仕事の足を引っ張り、最後まで関係を修復できずに終わっていたということもありえます。一度ついた印象は簡単には消せません。悪い評判が立っているかもしれません。メールの印象が悪いためにビジネスチャンスを逃している可能性があるのです。

意図しない解釈をされて「そんなつもりはないのに」と思っても、誤解をした相手に問題があると責めることはできません。
自分に意図がなくても、誤解を招くような書き方をしていなかいかを確認し、相手を不快にさせないようにメールを書くことが大切です。
たとえば、相手の感情を想像して書く、曖昧な表現を避ける、事実と感想を分けて書くといったことに留意するだけでも違ってきます。

メールを送るタイミングと文章が印象を決める

メールの印象を決める要素には大きく分けて2つあります。「メールを送るタイミング」と「メールの文章」です。

タイミングは、早いにこしたことはありません。仕事はメールのやりとりで進むことが多いため、メールが遅いと仕事を止めてしまうことにもなりかねないからです。
メールの速さが仕事の速さにつながることは多々あります。対応の速さが仕事上で有利になることもあるでしょう。スピードは強みになります。
ただし、たとえば、断りの返事が早すぎると「検討していない」と思われ、かえって失礼になることがあります。こうした場合は、検討した結果であることが伝わる程度の時間を空けたほうがいいでしょう。その点でも機械的に速さを追求するのではなく、状況や相手を見てスピードを調整できるとメール上級者です。

文章は、主に「読みにくい」「伝えたいことが分からない」「失礼」だと印象の悪いメールになりがちです。読みやすさは、文章を短くする、改行するなどレイアウトを工夫することで改善できます。
(参照:【第1回】ちょっとした工夫でメール作成時間を削減

分かりやすく伝えるには、メールを送る目的を明確にして、結論の後に過不足なく説明するという構成で書くのが基本です。
失礼にならないようにするには、立場に関係なく相手への敬意をこめた表現を使うこと。攻撃や非難する表現はもってのほか。自分を正当化して相手より優位に立とうとする表現にも気を付けます。

まとめ

最初の連絡がメールだったり、メールだけでやりとりをしたりすることも多く、メールの印象が送り手の印象を、さらには会社の印象を決めることが増えました。与える印象は、仕事のしやすさや信頼関係にも影響を及ぼします。また、好印象を与えるメールは、組織力を高めることにもなります。社内外でのメール連絡が多い人事・総務の皆さんにはぜひ意識してみてはいかがでしょうかます。

 

※この記事はフリーマガジン「@人事第8号」(2017/6/30発行)に掲載した「第7回 メールで損をしていませんか? メールの印象があなたの印象を決める」の内容を一部再構成しています。

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