テレワークで従業員エンゲージメントを高める「ワークシェアリング」のコツとは

目次

  1. なぜいま「ワークシェアリング」なのか
  2. 事業継続の鍵は<チーム>で助け合える環境づくり
  3. テレワークでのワークシェアリング導入に必要な6つのこと
    ・実業務における3つのポイント
    ・テレワーク環境の整備における3つのポイント
  4. テレワークでは意識的に会話の機会を増やそう
  5. 「ビジョン」の存在がテレワーカー同士をつなぐ

なぜいま「ワークシェアリング」なのか

コロナ禍の影響でテレワークを導入する企業が増えています。

「テレワークだと人間関係が希薄化する」
「会社への帰属意識が薄まるのでは?」

と思われがちですが、一概にそうとは言えないことがわかっています。

2020年7月にパーソル総合研究所が行った「テレワークによる組織の求心力への影響に関する定量調査」によると、テレワーカー(※1)の組織に対する愛着度は、出社者(※2)の1.3倍であることがわかりました【下図左側のグラフ】。
※1 週3日以上、終日テレワークをしている人
※2 直近1か月の間に一度もテレワークをしていない人

また、「会社の一員として仕事をすることに誇りを持っている」割合は、テレワーカーで36.4%、出社者で28.2%でした【上図右のグラフ】。このことから、テレワーカーの方が会社に対して強い帰属意識を持っていることがわかります。

しかし、ただテレワークを導入するだけでは、このような意識は生まれにくいでしょう。出社をしなくても会社に対して愛着を持ち続けてもらうためには、“テレワークにおいても社員同士が助け合える環境づくり”が重要です。

そのために有効な方法の一つが「ワークシェアリング」です。一緒に働くメンバー同士が仕事を分け合うことで、一人当たりの負担を減らすと同時に、誰かが欠けても業務を継続できる体制をつくることを目的としています。

2015年の創業以来、フルリモートでの事業運営をしているニットでは、一人ひとりが自由な働き方を実現できるように「ワークシェアリング」の考え方を取り入れています。例えば、お客様から受託した業務を遂行するにあたって、個人ではなくチームで対応しています。

そこで、これまでに培った経験をもとに、業務にワークシェアリングを取り入れるうえでのポイントをお伝えします。

参照および図の出所:株式会社パーソル総合研究所「テレワークによる組織の求心力への影響に関する定量調査」

事業継続の鍵は<チーム>で助け合える環境づくり

ニットでは、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を運営しています。多忙なビジネスパーソンの代わりに、各領域におけるプロフェッショナルが業務を遂行するサービスです。約400名のフリーランスがテレワークで業務を行っています。

前述したように、<個人>ではなく<チーム>で対応できる体制をつくっていることが強みです。<個人>で業務を請け負う場合、例えば体調不良になったら業務が止まってしまいます。しかし、<チーム>なら誰かが体調を崩しても他のチームメンバーでフォローができます。【下図参照】

常にフォローし合える体制をつくるために、マニュアルの整備などによる業務内容の可視化を徹底しています。これにより、急な体調不良による欠員だけではなく、メンバーの変更にも柔軟に対応できます。

何より、互いに助け合える環境をつくることで、テレワークでも孤独を感じることなく業務を行えることは大きなメリットです。「他のメンバーがいる」という安心感を持ちながら、自分の能力を最大限に発揮して働く楽しさを実感できます。

参考:「HELP YOU」

テレワークでのワークシェアリング導入に必要な6つのこと

実業務の観点と、環境整備の観点に分けてポイントをお伝えします。

実業務における3つのポイント

①最新情報を可視化・蓄積
誰かが欠けても、他のメンバーがすぐにフォローできるよう最新情報をわかりやすくまとめておくことが重要です。

②スケジュール・進捗状況の共有
テレワークでは、互いの状況をリアルタイムで把握するのは困難です。スケジュールや、業務の進捗を見える化する必要があるでしょう。
スケジュールを共有するうえで、互いのプライベートな事情に配慮し合うことも、良い関係を築くうえで重要です。
(プライベートも尊重する空気感をつくるために、ニットでは「美容院」「友人とランチ」などの私的なスケジュールも見せ合うようにしています。)

③不要な会議の削減
②で述べたように、ワークシェアリングを導入するにあたって、業務の進捗状況は可視化されるので、結果として“情報共有”のための会議を削減できます。

テレワーク環境の整備における3つのポイント

①テレワーク必須ツールの導入
テレワークを始めるなら、以下2つのツールは必須です。円滑に業務を進めるうえで役立ちます。
*気軽にテキストコミュニケーションができるチャットツール
*オンライン会議や面談のためのビデオコミュニケーションツール

社内でのやりとりをメールで行う企業もありますが、メールだとチャットほどの気軽さはないため、結果としてコミュニケーションが減ってしまいます。絵文字などで簡単にリアクションを送れる点でも、テレワークにはチャットが向いているといえます。

②各人による職場環境の整備
テレワーク導入後、自宅で仕事をする人も多いでしょう。その場合は、インターネット環境の整備に加え、長時間作業をしても疲れにくいデスクやチェアを用意することが重要です。

③情報セキュリティの強化
テレワークを導入するうえで、最も重要なポイントの一つです。システム面での強化はもちろんのこと、一人ひとりのセキュリティに対する意識を高めるための教育が欠かせません。例えば、カフェなどの公共スペースで仕事をする場合における、記録媒体の取扱や、クリアデスク・クリアスクリーンの徹底などが挙げられます。また、移動時の置き引きなどにも注意が必要です。

テレワークでは意識的に会話の機会を増やそう

メンバー同士で助け合える「ワークシェアリング」環境をつくることで、チームとしての一体感が増すだけはなく、会社に対するエンゲージメントの向上にもつながります。

「ワークシェアリング」のほかにも、ニットではさまざまな取り組みを通じて、エンゲージメントの向上を目指しています。
例えば、ニットではチャットで「喜びの部屋」というグループを作り、そこで業務上の成功事例などを共有しています。テレワークだと「一人で喜んで終わり」になりがちですが、専用のグループがあれば、嬉しい気持ちをすぐに共有できるので便利です。仕事に対するモチベーションを高め合うことにもつながります。
同様に、オンライン事業会議でも、冒頭に「喜びの声」というコーナーを実施しています。

また、趣味のコミュニティも豊富です。仕事とは全く関係のない話を通じて、メンバー同士の関係を深めることができます。なかには、スキルアップのためのコミュニティもあり、勉強会やランチ会などを通じて、メンバー同士で切磋琢磨しています。
コミュニティ外でも、お花見や忘年会など、季節ごとの楽しいオンラインイベントが盛りだくさん。定期的に飲み会や雑談の機会を設けることで、テレワークでも互いの人となりを知ることができます。

このように、コミュニケーションの機会を増やすことが、エンゲージメントの向上につながると考えます。テレワークでは、一人ひとりが孤立しやすく、業務上で悩みごとがあっても、なかなか相談できない人もいるでしょう。メンバー同士の接点を増やすことで「相談しても大丈夫」という心理的安全性が生まれ、結果として仕事上での連携がスムーズになるのではないでしょうか。

関連情報
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「ビジョン」の存在がテレワーカー同士をつなぐ

私たちニットは「未来を自分で選択できる社会をつくる」ことをビジョンとして掲げています。社内における全ての意思決定は、このビジョンを軸にしているといっても過言ではありません。

この目指すべき理想が、各地に散らばっているテレワーカーをつなぎ、チームとしての一体感をもたらす鍵だと信じています。だからこそ、常日頃から「選択」という言葉を口にして、組織へ浸透させることを大事にしています。

テレワークでワークシェアリングを取り入れるにあたって、改めて「どのようなチームをつくりたいか」を考えても良いのではないでしょうか。目指すべき方向を定めることで、きっとチームとしての一体感が高まるはずです。それぞれの会社にとってベストなチームがつくられるよう応援しています。

@人事では『人事がラクに成果を出せるお役立ち資料』を揃えています。

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