いま求められるオフィスのあり方。人事課題の解決につながる「偶発的なコミュニケーションの仕掛け」

新型コロナウイルス流行の影響もあり、いまやさまざまな企業でテレワーク・リモートワークが導入されています。テレワークの導入により、感染防止だけでなく従業員の働きやすさや従業員満足度の向上といった影響のあった企業もいらっしゃるかもしれません。

しかしその影には、従業員同士のコミュニケーションの不足や評価・管理の難しさ、オフィスとの役割分担など、経営者・人事サイドにとっての課題も多く見受けられます。そこで重要になるのが「オフィスの “あり方” 」です。いまのオフィスに求められているのは「偶発的コミュニケーションを生む場」ではないでしょうか。
今回のコラムでは、「これからのオフィスに必要な考え方」や、いま企業が考えるべきこと、オフィスの必要性などについて考察します。

目次

  1. コロナ禍においてのオフィスのあり方
  2. オフィスが人材定着にも重要なわけ
  3. 偶発的コミュニケーションを生むオフィス作り
  4. オンとオフをつなぐ、これからの飲み会
  5. コミュニケーションを生む ”ツール” としての食事

コロナ禍においてのオフィスのあり方

新型コロナウイルスが流行するいま、改めて各企業の経営者・人事サイドを悩ませているのは「オフィスの “必要性” と ”あり方” 」ではないでしょうか。完全にテレワークへ移行し、オフィスを廃止された企業もあるでしょうが、大半の企業はオフィスを残しながらテレワークを導入し、それぞれをうまく役割分担して使用するような「ハイブリッド型」ではないかと思います。

オフィスを廃止し全てテレワークに移行した会社においても、オンライン上に仮想オフィスを作って運用しているケースがよく見受けられます。つまり、オフライン・オンラインに限らず、「従業員が集う場所を置き続ける必要がある」と判断されている企業が多いのだと見ています。

これまでは、単純作業も従業員同士のコラボレーションも全てオフィスの中でした。そこからテレワークが導入されたことにより、従業員にとっていくつかのメリットが生まれました。業務に非常に集中しやすいこと、そしてオフィスへの通勤のための移動時間が削減されること、などがあります。

そのため、たとえばオフィスで急に声をかけられて業務を中断されることがなくなったり、通勤時間がなく業務のために使う時間が増えたりしました。テレワークの導入は、結果として生産性が非常に上がりやすい状況になったといえます。

一方、テレワークを導入したことでの、デメリットもあると感じています。たとえば、雑談などの「偶発的なコミュニケーション」から発生する、新しいアイデアの創出や組織としての帰属意識の醸成など。こうしたことをテレワークで創出するのに難易度が上がっている、と感じる経営者・人事の方が非常に多いのです。

つまり、バリバリ業務をこなすのはテレワークの方が効率的。しかし、次なる課題は「どのようにすれば従業員間の偶発的なコミュニケーションを生むことができるか」という点になるのではないでしょうか。

オフィスが人材定着にも重要なわけ

今後、オフィスの役割が「オフィスに従業員が集うことで、従業員エンゲージメントの向上や新規事業のアイデアをどう生み出せるか」へと、変わっていく可能性があります。これは、「人材定着」の観点でも非常に重要です。なぜなら「人材定着」を考える上で、統計から読み解くと企業で働く中で従業員が重要視しているのは「人間関係」だからなんですね。

しかし、その人間関係を育む上で大切なコミュニケーションは、業務のミーティング以外において、ことオンライン上ではなかなか発生しづらい部分があります。そのため、業務外のコミュニケーションの発生を意図的に促さなければなりません。そして、その担い手として考えられるのがオフラインのオフィス、ないしはバーチャルのオフィス。今後ますますテレワークが浸透していく中で、新しいオフィスのあり方を考える必要性が高まってくるだろうと思います。

これからの社会においてオフィスに期待される機能は、「どのように人と人とが偶発的に接触するか」。または「どのように人と人とが仕事、業務のミーティング以外のところで接するコラボレーションが生まれるか」ということが重要になってきます。一方で、その「偶発的なコミュニケーション」はオフィスがあれば勝手に生まれるか、というとそうではありません。

オフィスに「偶発的なコミュニケーション」を生む仕掛けがあるからこそ、オフィスに価値が生まれるのです。ですので、テレワークに移行した途端「どうしてうまくいかないのだろう」と感じている企業に不足しているポイントはここだと思います。

偶発的コミュニケーションを生むオフィス作り

企業が「偶発的なコミュニケーションが生まれるオフィス」を作る上で考えなければいけない視点は、「どのように従業員を回遊させて、どこに滞在させるか」。これをオフィスデザイン上、設計していく必要があります。

新型コロナウイルス流行以前の施策ですが、当社の事例を一つ紹介させてください。当社では現在のオフィスに移行するタイミングで、「ABW」という考え方を取り入れました。「ABW」は「Activity Based Working」という考え方で、従業員は業務内容に合わせてその業務を行う場所をオフィス内で変えてください、というものです。なので固定席はありません。しかしフリーアドレスのように好きな場所に座るのではなく、「ABW」は業務内容に合わせて1日の中で何度も席を移動します。

「ABW」を行ったことで、普段話さない従業員同士の物理的なすれ違いが増え、コミュニケーションの機会が生まれました。要するに「ABW」という施策を行うことによって、オフィス内での人材の回遊性・流動性が上がったのです。もちろん施策だけでなく、そうなるようなオフィスデザイン設計もしています。

一方で、回遊性だけを上げようとすると、すれ違いざまにささやかな挨拶はあっても、それをきっかけに会話が弾んで展開されていく、というのはなかなか難しいですよね。なので、従業員をどこかに滞留させるという観点も必要です。そういった仕掛けを、企業側で用意する必要があるだろうと思います。

オンとオフをつなぐ、これからの飲み会

「従業員が滞留する場を作る」という観点で当社では、 ”食事” というツールを使って人が集まる場を中心に置き、そこでコミュニケーションを生むということに取り組んでいます。そもそも当社は従業員数は100名程度の規模であり、社員食堂を設置するのは難しい部分がありました。

もちろん既に社員食堂を設置されている企業でも、場所を変えたりニーズに合わせた内容に変えたりすることは、コスト面などで柔軟に対応できなかったりしますよね。そういった意味でも、コミュニケーションの創出といった当社で効果を得られている「オフィスおかん」を使った「従業員が集う場の構築」はオススメしたいところです。

テレワークが進んでいるいま、オフィスに出勤した限られた従業員間での偶発的なコミュニケーションを生むことも必要です。一方で、オンライン上の従業員とオフラインの従業員が共通の話題をもって会話をする機会も必要だと感じています。すでに多くの企業で、オンラインでのイベントや全社集会、zoom飲み会などを実施されていると思いますが、そこにおいても従業員同士の共通の話題、共通項を作るのが、企業側の仕掛けとして必要になると思います。

新型コロナウイルス流行前の「飲み会」の特徴は、「同じ場で同じ食事をみんなで食べる」ことでした。そうすると、普段あまり接しない従業員同士でも一定のコミュニケーションが自然と成り立ちます。実は、それをオフラインとオンラインをつなぐ仮想の中で実現するためには「双方に同じ食事を提供すればいい」のです。

そういった食事のツールとして「オフィスおかん」のオプション「オフィスおかん仕送り便」を使って、当社では飲み会にオフラインで参加する従業員、オンラインで参加する従業員に同じような食事を提供しています。「オフィスおかん仕送り便」は、従業員の自宅に社内で利用しているオフィスOKANのお惣菜と同じものを届ける仕組みです。

それぞれ遠隔だけれども同じ飲み会の場でコミュニケーションを取れるような機会を作る。「オフィスOKAN」を活用して、このようなことに取り組んでいます。

参考:
ニューノーマル時代の福利厚生サービス『オフィスおかん仕送り便』が9月7日に正式リリース
ブラザー販売が約500名の全従業員を対象に『オフィスおかん仕送り便』を活用

コミュニケーションを生む ”ツール” としての食事

あくまで食事というのは ”ツール” です。最も重要なこととして、オフィスに求められているのは「偶発的なコミュニケーションをする場」であって、作業する場ではないということです。その偶発的なコミュニケーションを生むために、「どのようなオフィス環境でどのようなコンテンツを企業が戦略的に提供するのか」を考えなければいけません。

その中で、従業員にとって共通項になりやすく、取り入れやすいのが「食事」というツールです。これは「同じ釜の飯を食う」と昔からいわれ続けていることと同じですよね。ただ企業側からすると、従業員それぞれに食事を提供するのはなかなか大変なので、「オフィスOKAN」のような外部ツールをうまく使ってそれを実現されると良いかと思います。

先ほど触れた、「オフィスおかん」のオプションのひとつである「オフィスおかん仕送り便」は、実はお客様からのご要望で生まれたサービスです。まさに「テレワークになったけど、従業員の自宅でも食事を提供してあげたい」という要望をいただいたことにより実現しました。その後、「オンラインの飲み会のツールとして使いたい」「オンラインの全社会議があるから、その時に同じものを届けたい」とオフィスおかん仕送り便を利用して施策に取り組まれる企業様が増えましたね。

「オフィスおかん」もオプションの「オフィスおかん仕送り便」も、あくまで企業が取り組む人事施策のひとつです。テレワークを導入されていない企業においても、ただ作業する場だった今までのオフィスのあり方では、「人材定着」や「従業員エンゲージメント」向上にインパクトを与えられません。オフィスという空間が従業員へ良い影響を与えるためには、オフィスをただの「作業場」ではなく「コミュニケーションを生む場、人間関係を育む場」にする必要があります。このように従業員エンゲージメントを向上させるという観点でも、オフィス作りは大切なのです。

オフィスおかん
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