皆様、はじめまして。株式会社Works Human Intelligenceの伊藤裕之と申します。
20年近く、統合人事システム「COMPANY」の導入・保守コンサルタントとして、大手法人の制度変更、業務改善、運用などの課題と向き合ってきました。
今回は、コロナ禍における人事・総務担当者にとって大きなトピックとなっている、通勤交通費の定期支給の廃止と実費支給への移行について、事前に検討する点、制度変更に当たって配慮したい点についてポイントを整理しました。人事・総務担当者にとって通勤交通費の見直しが必要となった際に、本コラムが検討や解決の一助となれば幸いです。

※こちらの記事は下記の人事トレンド紹介コラム「在宅勤務に伴って交通費の実費支給を検討する際に考えるべき5つのこと」を＠人事の読者様向けに一部編集させていただいております。
https://www.works-hi.co.jp/businesscolumn/transportation-fee

目次

1. 定着しつつある通勤交通費の実費支給化
2. まずは在宅勤務の実態の把握から
3. その在宅率で本当にコストメリット出ます？削減額をシミュレーション
4. 実費支給対象者の決定はできる限りシンプルに
5. 交通費と社会保険の関係
6. 就業規則の変更や労働組合への報告を忘れずに

定着しつつある通勤交通費の実費支給化

新型コロナウイルス感染症予防に伴う在宅（テレワーク）勤務の浸透により、多くの企業で交通費支給の見直しが検討され、実施が進んでいるようです。 

10月中旬から、弊社におけるユーザー企業へアンケートを行った結果、約40％の企業で実施中、ないしは実施前提で準備中であり、約27％の企業で現在検討中、という状況です。

【図1】設問：在宅勤務実施に伴い、通勤交通費の実費支給は実施していますか

（弊社アンケート「在宅勤務に伴う交通費・勤怠管理アンケート」結果より） 

交通費支給を見直すにあたり、まず検討されるのが、これまでの定期代支給から実費支給へ切り替えるというものでしょう。 

実際、上記アンケート結果でも、切り替えを実施された企業からは次のような内容が報告されています。 

・週2日以上在宅勤務を実施する場合は、実費支給
・週3日以上在宅勤務が見込まれる方は自己申請で実費支給する
・月9日以上出社なら定期、それ以下なら定期と比較して安い方を支給
・現在は「一定の出社日数以上であれば定期額支給」だが、「1か月定期と比較して安い方を支給」としたい。
・6か月定期と比較して安価な方を支給
・対象者は上限10万円とし、申請額を支給

などが、一般的な検討例です。 

その一方で、 
「正直何から手を付ければいいかわからない」
「他社がどうしているのかを参考にしたいから聞いてみたけど、そちらも同じ状態で・・」
と、検討自体が難航しているケースや、
「実施はしたものの、すべての事象を整理しきれているわけではなく、走りながら課題をつぶしていくような状況である」
「在宅勤務登録者は一律に実費支給としたが、コストアップにつながる可能性が課題。実績状況をみて制度の見直しも検討する必要があると考えている。」
「テレワークができない社員にとっては、ただ交通費が減ることになるため不満が生まれないか心配。」
など、実費支給を開始したものの、制度面・運用面で課題と向き合いながら実施しているという声もいただいております。

そこで本記事では、交通費を実費支給に切り替えるにあたり、どのようなプロセスで制度と運用を検討すべきか、いくつかポイントを整理してみました。

まずは在宅勤務の実態の把握から

まずは自社の在宅勤務がどれくらい浸透しているか、今後どういった計画となっているか、から見てみましょう。 
「貴社の〇月の在宅率ってどれくらいですか」
「半年後、1年後の在宅率ってどれくらいを想定していますか」 
この問いに対して、正確な回答が可能でしょうか？ 
給与業務を担当している方には正確な数値まで回答できないケースも多いのではないでしょうか。 

前出のアンケートでも3分の1以上の企業が在宅率を把握していない、という結果となりました。

【図2】設問：現在の貴法人・団体の在宅率を教えてください

【図3】設問：在宅率はどのように把握していますか

その在宅率で本当にコストメリット出ます？削減額をシミュレーション

削減効果をシミュレーションするにあたって、ポイントとなるのはJRの区間です。なぜなら、他の経路と比較して、割引率が高いためです。

実費支給対象者の決定はできる限りシンプルに

交通費と社会保険の関係

上記のようなケースで、仮にイレギュラーで従業員に金額を支給（控除）する場合、従業員への支給（控除）だけではなく、社会保険で利用する月割額（報酬額）を調整する必要があります。
その運用負荷は想定されているでしょうか。 

「実費支給で経費扱いだったら社会保険の報酬額に入れなくてもいいんじゃないの？」 
最近、いくつかの企業からお問い合わせいただいているのですが、勤務先⇔自宅の交通費をどのような形で支給しているにせよ、社会保険の報酬額として加算しなくてもよいという根拠は存在しません。 

※参考として、平成28年の参議院における質問主意書に対する安倍首相の回答を記載しておきます。 
【参照】参議院ホームページ質問主意書第190回国会（常会）
（https://www.sangiin.go.jp/japanese/joho1/kousei/syuisyo/190/touh/t190096.htm）

仮に、「自社の業務状況であれば、経費とみなして社会保険の報酬額に組み込まなくてもよいはずだ」と判断される場合、必ず管轄の年金事務所にお問い合わせいただくことを強くお勧めします。

就業規則の変更や労働組合への報告を忘れずに

ここまで検討してくることで、だいぶ合理的なプランとなっているのではないでしょうか。 

しかしながら、通勤交通費支給の制度見直しに当たっては、次の点の確認を必ず事前に行いましょう。

• 就業規則の変更が必要ないか
• 労働組合への説明が必要ないか

就業規則内で、実費支給を行うことに反するような規定はないでしょうか。
従業員に不利益であるということで、労働組合から指摘を受ける可能性はどうでしょう。実費支給への切り替えスケジュールを検討するにあたり、労働組合との合意までの期間は考慮されているでしょうか。 

ここまでの検討が無駄にならないよう、先に確認が必要です。 

定期代を実費支給へ切り替えるために、最低限ご検討いただきたい内容をまとめました。
残念ながら、前出のアンケートでは実費支給化によって60％近くの企業で業務負荷・工数が増大しているという結果が出ています。

【図4】設問：実費支給化に伴って運用工数は増加していますか？
（通勤交通費の実費支給を実施している法人・団体が対象）

企業・人事担当者・従業員のそれぞれにとって不幸な制度や運用とならないよう、ご検討の一助となれば幸いです。【おわり】

次回「【業務編】～効率的な通勤手当業務の設計とは～」に続く