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【幹事向け】まだ間に合う!盛り上がるオンライン忘年会のノウハウ伝授します。

皆様、こんにちは。株式会社ニットの小澤美佳(こざわ みか)です。
新型コロナウイルスの感染拡大が激しくなっており、「居酒屋で集まる忘年会は厳しいかな」「でも1年の締めくくりに忘年会はどうしてもやりたい」とお悩みの企業の方も多いかと思います。

キリンホールディングス株式会社の調査によると、忘年会参加予定者のうちオンライン派は5人に1人、また3人に1人以上「オンライン忘年会なら出てもいい」というアンケート結果になりました【下記図】。
オンライン忘年会は「お金がかからない」などメリットも感じられているようです。

私自身は忘年会などの「社内イベント」は、繋がりを感じられることで、心理的安全性の醸成や全体の士気向上に寄与されると考えています。だからこそ、忘年会や新年会、社員旅行、期末の打ち上げなどはとても重要なものだと捉えています。

今回は、人事・総務担当者の方にだけでなく社内イベントの企画や当日の幹事を担当するような方にも向けて、テレワーク先駆者100選の企業にも選出されたニットならではのオンライン忘年会の作り方や盛り上げるコツなどご紹介します。

※こちらの記事は下記のnoteの記事「オンライン忘年会の作り方ノウハウ」を@人事の読者様向けに一部編集させていただいております。
https://note.com/micakozawa/n/n69475a4d3525

目次

  1. オンライン忘年会の企画を成功させるための3つのポイント
  2. オンライン忘年会のメリット・デメリット
  3. 昨年、ニットは100人でオンライン忘年会を実施しました。
    ◆コンテンツを設計する際に気を付けたポイント
    ◆当日盛り上げる際の気を付けたポイント
    ◆ニットの幹事がこだわったポイント
  4. TV番組風! オンライン忘年会のご案内

オンライン忘年会の企画を成功させるための3つのポイント

オンライン忘年会の企画を成功させるためには、主に3つのポイントがあると考えます。

①コンテンツ設計はオンラインで行う前提で企画
・準備物を自宅に配送するなど、オフラインでの対応が必要になるものは避けたほうが良いです。
・幹事チームのITリテラシーが成功のカギともいえます。事前打ちあわせなどで使うツールや機能の操作確認などはしっかりと行いましょう。

②「参加したい!」と思える目玉企画を用意
・目玉企画を事前告知し、参加者に呼び掛けることで、参加者の積極性を醸成しましょう。
・社長や役員の方なども参加すると、社員との距離がグッと近づきます。また、乾杯の挨拶などもあるので、上役の方の予定は事前にしっかりと確認しましょう。

③参加者の物理的に参加しやすい時間の選択と事前告知のタイミング
・開催時刻は自社にあった時間帯を選びましょう。(終業時間が18時であれば19時開催など)
・事前告知はタイミングがポイントです。1か月前に1回目、2週間前、1週間前、前日と複数回に分けて告知をすると良いと思います。

オンライン忘年会のメリット・デメリット

オンライン忘年会を実施したことない方は漠然とした不安もあると思います。そもそもオンラインで忘年会を開催するということはどういうことなのか。リアルで開催する際との比較を踏まえ、メリット・デメリットを挙げてみます。

メリット

◆大幅なコスト削減が可能
⇒会場代、飲食代、交通費などがかからないので大幅な削減が可能です。また、自分で好きな食べ物や飲み物を用意するので、費用を自由に調節できます。

◆どこからでも参加が可能
⇒自宅や出先からでも参加できるので、子どもが小さくて家を離れられない人や海外からでももちろん参加可能です。ちなみに当社のオンライン忘年会では、幹事6人だけでも、函館・東京・広島・アメリカ・クロアチア・エルサレムと世界各国からオンラインで企画を練り上げました。

◆IT機能を駆使すれば、様々な企画が可能
⇒ツールによって小人数のグループ分けをしたり、資料を見せたりということも簡単。ゲームなどを企画する場合はやり方次第で普通の宴会よりも快適に進めることができます。

デメリット

◆全員同時に話すことができない
⇒通常の飲み会とオンライン忘年会の決定的な違いです。冒頭は司会者以外ミュート設定にしたり、グループ分けをしたり声を分散させる工夫が必要です。

◆お酒・食べ物などは各自で準備が必要
⇒お酌をしてくれる人、お料理を出してくれる人はいないので、全て自分で準備する必要があります。ただし、自分の好きなものを好きなタイミングで食べられるので、メリットとも言えます。ケータリングを各家庭に送ることも企業工夫の一つですね。

昨年、ニットは100人でオンライン忘年会を実施しました。

昨年当社でもオンライン忘年会を実施しました。参加人数は何と100人!
コンテンツ設計での「オンライン上で全て完結すること」を前提として企画しました。当社は、海外組もいるので、自宅に物理的な郵送をすることは難しいため、全てオンラインで完結することが重要なポイントでした。

では具体的にどんなことを行ったのか、ご紹介いたします。
下記は昨年実施した当社忘年会の目次です。30分ごとにコンテンツを区切り、途中から参加の人も忘年会に楽しく参加できるよう設計しました。

◆コンテンツを設計する際に気を付けたポイント

①忘年会の雰囲気醸成
忘年会でよくやりそうなゲーム・コンテンツを企画しましょう(乾杯の挨拶、ビンゴゲーム、クイズ大会、集合写真の撮影など)。
※よくやりそうなゲーム・コンテンツ企画を選ぶ理由は後述

②交流の活性化
新人もベテランメンバーもどちらも楽しめる内容にしましょう。ゲームの内容などは複雑でないものが望ましいです。

③オンラインツールの特性を考慮
誰か一人がずっと喋り続ける状態を回避しましょう。司会の人がずっと説明するのではなく、各コンテンツの担当者を決めて割り振ると良いでしょう。

◆当日盛り上げる際の気を付けたポイント

また、クイズ大会では下記の画像のように「代表取締役はどの写真?」など、ベテラン・新人関係なく楽しめる内容にすることを意識しました。

・出来る限り、顔を出してもらうよう参加者に依頼
・最初に、皆が声を出したり、チャットで盛り上げて初参加の人も気軽には入れる雰囲気創りをする
・運営側はもちろん、参加者の中に「盛り上げ役」依頼しておく

◆ニットの幹事がこだわったポイント

昨年、100人と大規模な忘年会が成功したのには幹事の方の強い想いがあったからです。幹事の方がどういう点を意識したのか聞いてみました。

「参加したいけど、どうしようかな?」という人も参加しやすく声掛け
特に参加してほしいと思ったのは、「参加したい」「参加したくない」というはっきりとした意思をもった人たちの間にいる、「参加したいけど、どうしようかな?」と迷っている人たちや、育児に追われてなかなか飲みに行くことができない人たち。
だから、そういった層にも気軽に参加してもらえるように、個別に声をかけたりしました。

◆途中参加・退出もOKに
途中参加・退出しやすいプログラムにして、タイムテーブルを事前に知らせることで、それぞれの都合に合わせて参加・退出しやすくしました。
退屈する人やその場に馴染めない人がいなくて、そこにいるみんなが楽しめる場にするにはどうしたらいいかについても、みんなで話し合いましたね。その結果、オンライン上で大人数でも楽しめる、ビンゴゲームやクイズをプログラムに盛り込みました。

このようにオンライン忘年会を企画する際は幹事や運営側が「どういった忘年会にしたいか」イメージをしっかりと持つことが大切です。

いかがでしょうか。多くの企業様が「今年は、オンラインで忘年会を実施してみよう!」と思っていただく機会創出に貢献できましたら幸いです。読んでいただき、ありがとうございました!

また、参考までに以前、Zoomを活用したオンラインイベントの運営ノウハウを披露した記事を紹介します。
「即実践できる! オンラインイベントの運営ノウハウを公開します!!」
https://at-jinji.jp/expertcolumn/240

TV番組風! オンライン忘年会のご案内

そして最後に、今年も当社ではオンライン忘年会を実施します。
当社メンバーはもちろん、クライアント様を巻き込んだ形での200人規模の忘年会を実施する予定です。
TV番組風に様々なコンテンツを用意し、「そこまでやるの!?」という忘年会を実施する予定です!
一般の皆様も参加可能ですので、実際に参加者としてどのようにオンライン忘年会が開催されているのかを体験できます。
お誘い合わせの上、ご参加ください。

◆TV番組風!オンライン忘年会!
●概要:お客様・メンバーをオンラインで繋いで、慰労会、表彰、ナレッジ共有、レクリエーション等
●開催日時:12月18日(金)13:00~18:00
●規模:200人規模を想定
参考URL:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000068.000059127.html

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