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即実践できる! オンラインイベントの運営ノウハウを公開します!!

皆様、こんにちは。株式会社ニットの小澤美佳(こざわ みか)です。

現在、新型コロナウイルスの影響で、多くの企業様が、打ち合わせやイベントをオンラインに切り替えていますよね。
当社はリモートワーク前提のビジネスを行っているので、事業会議や飲み会などは、いつもオンラインなのですが、「イベントや打合せって、どのようにオンラインで行うの?」と多くご相談いただきます。

したがって本日は【オンラインイベントの運営ノウハウ】をお伝えいたします! 昨今の状況下で、急なオンライン化への対応に困っている方(かつzoomイベント初心者の方)向けに、準備から当日の流れ、ニットでの工夫点などポイントを絞って紹介させていただきます。

※こちらの記事は下記のnoteの記事「【ニットのzoom術】イベントのオンライン運営者になる方へ」を@人事の読者様向けに一部編集させていただいております。
https://note.com/micakozawa/n/n865113fe8084

目次

  1. 株式会社ニットの自己紹介
  2. 総合的に判断して、「zoom Meeting」が最適!
  3. オンラインイベントの最大の魅力は「手軽さ」
  4. ファシリテーションがしっかりできれば、イベントの成功間違いなし !
  5. 事前準備<設定>
  6. 事前準備<参加者へ伝えておくこと>
  7. イベント本番<運営体制>
  8. イベント本番<最初に場を温める>
  9. イベント本番<飽きさせない工夫>
  10. オンラインでも工夫次第で素敵なイベントを作ることができる!

株式会社ニットの自己紹介

ノンコア業務と呼ばれる自分がやらなくても良い業務(資料作成、リサーチ業務、データ入力~分析、経理、人事、総務、翻訳…などなど)をオンラインでアウトソーシングとして受ける会社です。『HELP YOU』というサービスを運営しています。

その業務を実行してくれているのが、世界・日本各地にいる400人のリモートワーク×フリーランスの人たち。元々はバリバリ仕事をされてきた人たちが、子育てやパートナーの転勤などのプライベートの変化があっても、仕事を継続することができるような「未来を自分で選択できる世の中を創ろう!」というビジョンを掲げて遂行しています。

したがって、IT企業らしい「スピード感」「合理性」を大切にしつつも、採用/評価/育成などの開発はもちろん、リモートワーク・在宅ワークでも孤独になることのないような「繋がりを感じられるコミュニティ作り」を日々企画~実践しています。

それでは、オンラインミーティングツール「zoom」を使ったイベント開催方法を紹介します!

総合的に判断して、「zoom Meeting」が最適!

それではまず基本から見ていきましょう。「zoom Meeting」と「Webinar」の違いをご存じでしょうか。(両方ともzoom社から提供されているアプリです。)


 

上記の通り、用途によって違いますが、【双方向コミュニケーション】が採りやすいのはzoom Meetingです。更に、SkypeやWhereby、ハングアウトなども試しましたが、やはり通信状況や人数上限、使いやすさを考慮し、zoomが最適かな、というのが個人的印象です。

zoomは無料アカウントでも使えますが、時間と参加人数の制限があるため、ホスト(主催者)は有料アカウントへの変更をおすすめします。

オンラインイベントの最大の魅力は「手軽さ」

「イベントの開催はオン/オフどっちが良いの?」と迷う方も多いはず。オンライン・オフラインでどのような違いがあるか比較してみましょう。

◆オンライン

・メリット:応募数はオフライン時の申込と比較して1.5~3倍多い。手軽に参加できるので、どんな場所からでも参加可能。
・デメリット:応募後の参加率が低い。手軽すぎるので、本気度が上がらない。当日、別のこともできてしまうため、集中力が続かない。

◆オフライン

・メリット:応募数はオフライン時の申込と比較して1.5~3倍多い。手軽に参加できるので、どんな場所からでも参加可能。
​・デメリット:応募後の参加率が低い。手軽すぎるので、本気度が上がらない。当日、別のこともできてしまうため、集中力が続かない。上記の通り、どちらにもメリット・デメリットはあります。ただ、オンラインだと、主催者側も参加者側も【手軽である】という最大のメリットがあり、参加者の【参加感の醸成=盛り上げる】ことが出来たら、めちゃくちゃ有効!であることは間違いないです。

ファシリテーションがしっかりできれば、イベントの成功間違いなし!

イベントの成功の鍵を握るのは「ファシリテーション」です。具体的にどのようなことに気を付け、実行すれば良いのかを紹介します。

◆オンラインイベントに参加する人の気持ち(前提)

・オンラインでは参加者の緊張感は半減するため、【顔出し必須】にする
※後述→顔が見えないと、集中しているのか? 他ごとをやっているのか分からないので、私が主催するイベントは、「参加条件:顔出し」ということは必須の参加条件にしています。
・参加した後に、どんな状態になってほしいか? というイメージを具体的に設計する。
・本日の目的を最初と最後に必ず言う。

◆ファシリテーションでイベントの成功が決まる!

・顔を画面いっぱいになるように映す
・前のめり感全開で、自分も楽しみながらイベントを進行!
・身振り手振りは大きく。「うん! うん! うんうん!」っという具合に。
・手を挙げさせて、参加意識を高める。
・テンポよく進行するために事前練習はしっかりと。

◆参加者の気持ちもファシリテーションで高めていく。

・ディスカッションを入れる(一方通行のみだと辛くなる)
・ファシリテーターがどんどん参加者を指名して発言してもらう

事前準備<設定>

ホスト(イベントを開催する人)がイベントのURLを発行する際に、事前に設定しておきたいポイントは特にこの4つ。

■ホストの前の参加
イベントに、自分が入るより前に入ろうとした人がいても大丈夫であるように、他の人が入って待機できるような形にしておく

共同ホスト
ホストを複数人数いられる状態にしておくと、イベント中に、みんなでカバーし合える

参加者をエントリー後にミュートにする
ホストは、イベント中に、参加者を一人ひとりミュートにすることもできますが、最初に「デフォルトをミュート」にしておくと、いやらしくなくて良いです。ガチャガチャと音が入るのは、お互いにストレスです。

ブレイクアウトルーム ※後述
これはとてもオススメ! 例えば、9人の参加者がいて、3人チーム×3グループに分けて、その3人で話し合うことができる、という機能。少人数でのディスカッションをする際には、とても有効です!

事前準備<参加者へ伝えておくこと>

◆顔出し依頼

先ほども伝えましたが、すごく拘っています。
例えば、以下のパターンAとB。どちらがファシリテーションしやすいですか?

パターンA

パターンB

Aだと、半分以上が顔を出していないので、ファシリテーターとしては、「伝わってるかな…」と相当不安になります。そのため、基本的には参加条件に「顔出し」を設定しています。

◆前日のリマインドメール

zoomURLと集合時間+顔出しを強調してメッセージを送ります。

リモートワーク全社導入に向けたオンラインセミナー
に申し込みいただきありがとうございます。

zoomのURLをご連絡します。
イベント時間になりましたら以下のURLより
アクセスすることが可能になります。
※事前にこちらより、zoomのアプリをダウンロードしてください。
https://zoom.us/j/●●●●●●●

日時:2020年3月×日 19:30-21:00(5分前よりアクセス可能)
★条件:顔出しをお願いします★

イベント本番<運営体制>

1、司会進行(ファシリテーター)
2、講師(その道のプロ)
3、裏側管理人(共同ホスト)
 ーブレイクアウト設定
 ータイムキーパー
 ーチャット返信
 ートラブル対応
 ー途中途中の撮影
4、盛り上げ隊(複数名)←重要!!

やはり、一番重要なのは、1の司会進行(ファシリテーター)です。どんなイベントでもそうですが、特に、オンラインの場合は、参加者との温度差が生まれがちなので、いつも以上にテンション高め+テンポよく進行することが大事です。

慣れたら1と2と3は兼任可能です。

意外と見落としがちな重要ポイントは「盛り上げ隊」の仕込みです。

特に初めて開催されるzoomイベント開催の場合、参加者も緊張していたりするので、3の盛り上げ隊が、オーバーリアクションをしたり、チャットでどんどん書き込んでいくなど、いち早くアクションする人たちを複数人お願いしておくことで、「あ、この会は自由にチャット書き込んでいいだな!では自分も!」の流れを早々につくることができます。

チャットが盛り上がると場全体が非常に盛り上がります!

イベント本番<最初に場を温める>

ここがオンラインイベントにおいて、一番難しく、ファシリテーターの腕の見せどころでもあります。私は以下のようなことを盛り込むことを意識しています。

■開演前
・10分前にはスタンバイ完了に
・BGMを流す
・スライドのタイトルを画面共有にしておく
・早めに入ってきた人とはコミュニケーションをとる

■イベント開演時
・当たり前だが「こんにちはー!」と明るく始める
・顔出しを促す
・動作確認(例)音声、画面の見え方など問題ないか?
・名前を統一(例)運営側は、「■小澤美佳_ニット_東京在住」というように最初に■を付ける
・チェックイン(例)10人までは全員30秒で自己紹介、それ以上はチャットで自己紹介など

◆最初に視覚的インパクト

自己紹介では、リクルートの10年間はもちろん話しますが、中米ベリーズへ移住したことや海外66カ国訪問した話も写真とセットでお話して、「へぇ!そうなんだ!小澤さんって面白い!」とこちらへの関心を高めてもらえるようなインパクトを大事にしています。

◆(余裕があれば)背景をバーチャル仮想に変更

背景を変更することが可能です。以下、渡辺有香ちゃん(一番下の左側)は、背景がすごくカッコよくなっていますが、私は全然上手くいかなくて、笑いを提供したシーンです(笑)

以下は、「宇宙からの参加、ありがとうございます~!」みたいなイジリ方をさせていただきました(笑)

◆最初は温度感を温める工夫が大事

ニットの事業会議のお話なのですが、もちろん事業会議もオンラインです。最初に場を温めるために、冒頭で「喜びの声」というコーナーを設けており、1人1分間で、今週の嬉しかったことを共有する、という時間を設けています。そうすることで、ポジティブな空気が生まれ、議論が建設的になったり、オープンマインドで話せたりするようになります。どんな場でも最初が肝心です。いきなり、本題に入ってしまうと、熱い議論ができません。

◆雰囲気づくりのポイント

・純粋に「楽しい!!」と感じられる空間にできるか。
・「この場を自分もつくっている」と参加感を持てる参加者をいかに増やせるか。
・「ぼーっと見てるだけのオーディエンス」をどれだけ減らせるか。

ということが大事です。

ファシリテーターは、常に、参加者全員の表情を見ながら、話を振ったり、「いいですね~!」と盛り上げることを実行していきます。

イベント本番<飽きさせない工夫>

■講演・講義はドラマティックに語ろう!
・抑揚をつけて話す
・間を置く工夫
・画面いっぱいに自分を表現し、大袈裟なほどの身振り手振りをして話す

泣ける話や印象として残したい言葉は、口頭でトーンを低めに話したり、涙目でウルウルさせながら話す方が、もちろん効果的。でも、これは正直、オフラインの方が伝わりやすいですが、オンラインだってやろうと思えば、可能です!

■インパクトが大事
パワポは写真をドーンと出して、インパクトを出す


インパクトのある写真を出したり、言葉はフォント大きめで一言!というページを挟むことによって、惹きつけられる効果があります。

■双方向コミュニケーション設計が重要!
・最初:チェックイン
・途中:質問・感想を参加者に話してもらうように当ててしまう
・途中:ワークショップを挟む(1時間のイベントなら、2-3個)
・最後:感想を言い合う時間を設ける

場のスタートの「チェックイン」と同様、場の途中途中に、質問・感想を参加者に話してもらうべく、「じゃあ、●●さん、ここまで聞いていただいた疑問や感想をどうぞ!」と振ります。オンラインで1時間ずっと一方的に聞いている、というのは正直シンドイです。

■ワークショップの設計
参加する時間を意図的に設けるべく、ワークショップの時間を必ず設けています。少し難しめの質問の場合は、事前にドライブに問題を格納しておき、資料をダウンロードまたは印刷をしてもらい、それを発表するような形で進めています。

■ブレイクアウト機能を有効活用
少人数でディスカッションするにはブレイクアウト機能!!

zoomでは参加者が10人を超えると「全員での会話」は向いていません。したがって、ディスカッションする場合は、是非、ブレイクアウト機能を使ってみましょう!

ホストのみに表示される「ブレイクアウトルーム」という表示。ここから、少人数で会話をすることが出来るようになります。例えば、16人の参加者がいるとして、「4人・4人・4人・4人」とか、「3人・3人・3人・3人・4人」とか。それぞれのお部屋で会話することができるようになり、より参加している感が高まります。

以下も16人の参加イベントでしたが、4人チームで会話する状態へ。参加者の能動的な参加している感が高まり、満足度も上がります。

■ホストができること
・皆へ共通のメッセージを送る(ブロードキャスト)
・各チームへ顔を出すことが出来る
・全員を同じ時間にブレイクアウトルーム→メインルームに戻すことが可能

ホストは、それぞれのルームのフォローをしたり、タイムスケジュールもコントロールできます。また、各ブレイクアウトされた人たちは、ホストにヘルプサインを出すこともできます。

皆がメインルームに戻ってきたら、「お帰りなさーい!どうでした?」と感想を共有し合うことで、それぞれのチームで話された内容が全然違ったりして、面白いですね。

例えば、先日行ったリモートワーカー座談会のタイムスケジュールだと、こんな感じです。


 

最初と最後は、全員で集合して話をして、途中の座談会は少人数で話す場を設けました。
機能の詳細は「zoom ブレイクアウトルーム」でぜひ検索してみてください。

オンラインでも工夫次第で素敵なイベントを作ることができる!

新しい時代のうねりの中で大きな転換期を迎えている企業も多いと思います。「いきなり、在宅勤務を申し渡された」「リモートワークのシステム導入だけ決まったけど、どう運用したらいいか分からない」「オンライン就職説明会も増えているみたいだけど、うちが出来るだろうか?」などとご相談いただくケースはすごく多いです。

断言します。【リモートワークは決して簡単ではない。】

でも、少し工夫をしたら、新しいツールやテクノロジーを使いながら、人間の感情や体温をのせて、多く人の心に届く素敵な場やコミュニティを作ることは、出来ます!

私たちニットでは、これまでこのリモートワークという働き方に取り組んできたからこそ、これからも、新しい働き方を導入される企業様のために、どんどんこういった情報を発信していきたいと思っています。

少しでも多くの企業様の組織活性やコミュニティ作りに貢献できましたら幸いです。

みんなで、このピンチを逆手に、チャンスに変えて、飛躍しましょ!!
最後まで読んでいただきありがとうございました♪【おわり】

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