コラム1回目では、2019年10月 消費税改正と共に採用される軽減税率制度導入に伴う注意点と、今後の請求書記載方式の変更点について、お話しました。

今回は「実践編」として、法律に遵守した伝票作成のために抑えるべきポイントと、解決案についてお話します。

手入力や表計算ソフトによる請求書管理は企業のリスクに

2019年10月の消費税率引上げに伴う軽減税率制度の導入により、複数税率（8%、10%）に対応する税額計算、区分記載請求書の準備、運用のためのスタッフ教育。さらには2023年には「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」の導入…。

相次いで変更される請求書の形式に対して、手書きや表計算ソフトを使って請求書や領収書を作成するのはリスクと手間をはらむことになると想定されます。なぜなら、手入力では人の目を通して請求書の内容を確認せざるを得ないですし、見落としのないように複数人によるダブルチェックも必要となるでしょう。

また、表計算ソフトを使用した請求書の作成についても確認してみましょう。関数の利用による税率計算やマクロ計算式を使った商品と価格の紐付けなど、請求書形式の雛形の作成によって、一定の効率化は期待できますが、そもそも表計算ソフトは「請求書作成・管理」を目的として開発されたものではありません。

そのため、全ての項目を網羅するのは難しく、ある一定の知識と技術力が必要とされます。また、請求書発行時の社印押印済みの最終的な請求書をデータとして保管をするには、印刷し、押印し、スキャンをしてPDFとして保存をする手順を踏むのが一般的な手法です。

さらに法に準拠するのであれば、タイムスタンプデータ（※）の付与も忘れてはいけません。
※タイムスタンプデータ…ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術。（引用：「タイムスタンプとは？」総務省）

データとして保存をするのであれば、いつでも取り出しやすく、請求書という機密性の高い情報をセキュアに保つ環境が必要となります。帳簿伝票の電子保存に関する規定は「電子帳簿保存法」が策定されていますから、請求書を電子化する際もこの要件に適応した請求書システムを導入すると確実でしょう。

参考：「電子帳簿保存法について」（国税庁）

10%増税、軽減税率対応は「請求書作成・管理ツールの導入」という選択肢も

手入力や表計算ソフトによる請求書作成や管理は、多くのリスクをはらんでいることはご理解いただけたと思います。それではどのようなツールならば安全と言えるのでしょうか。それはまさしく「請求書作成・管理」に特化したツールであれば、必要な要件はクリアしています。

ただし、請求書作成・管理製品にも多数種類があります。業界に特化したものから、会計分野との連携が容易なもの、逆に会計システムから切り離された請求書作成・管理専用ソフトなど幅広く存在します。自社の環境と利用者のニーズ、日頃の運用手順に沿った適切な製品を選択する必要があるでしょう。

そして、複雑な知識を要するよりも「始めてみよう」と思った時にまずは試せるだけの手軽さがあった方が検討のスピードは早まります。また、もしも自社の運用に合わない製品であったとしても、他の製品に移行できることは大きなメリットといえるでしょう。近年の傾向から見てみると、請求書作成・管理製品を検討されている企業様の中には、下記の理由からクラウド型製品を検討される企業が多いです。

残り期間は4ヶ月。あっという間ですね。その前にできることを整理し、少しでも御社のビジネスの一助となれば嬉しい限りです。何よりも消費税改正は待ってはくれません。限られた時間の中で、実運用も視野に入れた適切なツールを選択することが重要です。