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仕事がデキる人事・総務のビジネスメール術(Web版)vol.14

新入社員にこれだけは伝えたい「よくあるメールのトラブル防止法」

新入社員研修で、人事・教育担当者がビジネスメールの基礎を教えることは多いでしょう。しかし、担当者自身がきちんとメール教育を受けているケースは少なく、自信がないなかで教えている、もしくは、細かく教えず、配属先での教育に任せることもあるようです。
スキルにばらつきのある先輩や上司が教えるため、身につく内容や理解レベルもバラバラになりがち。そのため、間違ったことをしていたり、トラブルが起きてしまったりすることも。教える人によって当たり外れがあるというのは、会社としては避けたいことです。

そこで今回は、新刊『伝わるメール術』で紹介している「メールの10大ミスを防ぐ方法」から抜粋して、新入社員が特に起こしがちなミスを防ぐ方法について紹介します。

ノウハウ1:誤字脱字を防ぐコツ

メールを読んだ相手は、そこに書いてある情報から「どんな人(会社)か」 という印象を受けます。誤字が多ければ「注意散漫」というレッテルを貼られるかもしれません。名前に「様」がついていなければ「無礼だ」と思われるかもしれません。
「理解不足のため、再度ご説明をお願いしてもよろしいでしょうか」と書くべきところを、「もうちょっと分かるように書いてください」と書いたら、相手はどう思うでしょうか。トラブルになることが想像できます。

たった1つの言葉で印象が大きく変わることもあります。こうした誤字や脱字、言い間違いをなくすためには推敲するしかありません。代表的な4つの方法を紹介します。

【1】自分宛てにメールを送ってみる

メールの作成画面では気付かない誤字や脱字も、受信者の立場で読んでみると簡単に見つかることがあります。

【2】印刷してチェックする

パソコンの画面では見つからない、気付かないものも、印刷すると目に入ることがあります。私自身も重要度の高いメールは印刷してチェックするようにしています。

【3】文書作成ソフトの校正機能を使う

Wordをはじめとした文書作成ソフトにも文字校正の機能があります。これを使うと「コミニュケーション」(正しくは「コミュニケーション」)のような誤字を瞬時に見つけてくれます。

【4】第三者の目を使う

自分で書いたメールは思い込みもあるため、間違いに気付かない可能性があります。そこで、同期や先輩にチェックしてもらうのも良いでしょう。ただし、見てもらえるから、「間違いがあったら気付いてくれるだろう」と、相手に委ねていいかげんに書いてはいけません。良いアドバイスをもらうためにも、まずは自分がきちんとチェックした上で、見てもらうようにしましょう。

ノウハウ2:書きかけ送信のうっかりミスを防ぐコツ

メールは送信ボタンを押したら、そのまま送信されてしまいます。書きかけで送信してしまったというのは、誰もが一度や二度は経験するもの。これがプライベートメールならまだしも、ビジネスメールだとトラブルを生む可能性があります。その後すぐに完成したメールを送ったとしても「こういったミスをする人だ」という印象は残るでしょう。

これを防ぐ方法は簡単です。原則、 メールは「アドレス」「件名」「本文」の3つがそろっていないと送れません。そのため最後に、件名をつけたり、アドレスを選択したりする人もいます。
ただ、このような手順で送るのは少々面倒です。その場合は「送信取消機能」を使って、うっかり送信を回避しましょう。

一部のメールソフトには送信取消機能が備わっています。送信ボタンを押した後、5秒、10秒、20秒、30秒と送信を保留にできます。送信ボタンを押した後に、添付ファイルの付け忘れなどのミスに気付くことがあります。
私自身も送信ボタンを押した瞬間に「言い回しを変えたほうがよかったなぁ」と思うことがあります。この「送信取消機能」を使えば、送信完了寸前で、トラブルを回避できる可能性が高まります。多くの方がこの機能に助けられているはずです。

ノウハウ3:曖昧な表現で伝達ミスを防ぐコツ

メールは、受け手が文脈を好きに解釈する可能性があります。裏を返せば、送り手が意図しない解釈をされる可能性があります。対面ならば相手の態度から、誤解に気付けたり、予測できたりするかもしれません。しかし、メールの場合は相手の表情やリアクションが見えません。

「なるべく早く」のような曖昧な言葉は、受け手と送り手の意図がずれやすい典型的なものです。読み手は、状況や送り手との関係、優先順位や重要度合いと照らし合わせて「〇時間後がリミットだろうな」と勝手に予測します。
しかし、送り手には期待するリミットがあります。互いの思惑や予測とずれたときに、腹を立てる、クレームにつながる可能性があります。このような行き違いをなくすためにも、次のような曖昧な言葉を使わないようにしましょう。

●「なるべく」「できるだけ」のような程度の感覚表現
●「週末」「今日中」「朝」のような時間表現


こうした言葉を使いたくなったら、読み手がどのように解釈するかを考えて文章を書きましょう。メールは、誤解した方に非があるのではなく、誤解させた方にも非があります。誰が読んでも誤解しないくらい、表現を練るべきです。

具体性に欠け、注意したい言葉『伝わるメール術』(p87より抜粋)
程度を示す言葉 すごく、ちょうど、だいたい、
多い、少ない、高い、低い、
広い、狭い など
推測を示す言葉 たぶん、~らしい、~だろう
など

「正解」を求めるいまの若手に「なぜそうなのか」を教えるか

新入社員を迎えるにあたって、教育担当者が果たす役割は重要です。ここで変な癖がついてしまっては、一生に影響を及ぼす可能性もあります。自信を持って社会人生活を送ってもらうためにも。メールのコミュニケーションでつまずかないよう。正しいルールを教える責任があります。

また、いまの若手社員は﹁正解﹂を求める傾向があります。何が正しいかを分かってさえいれば、無駄な時間をかけて調べることもありません。基本をしっかり伝え、疑問点があれば「なぜそうなのか」を教える。これによって学びは、より一層深いものとなり定着につながります。

速く、ムダなく、正確に、“相手を動かすメール”を書くためのテクニックを収録

トラブル回避だけでなく、メールの基本、言葉の選び方、コミュニケーションをとる際の注意点、メールを速く処理する方法など63項目を収録。1万通以上のメールを添削してきた平野氏による改善メソッドを、催促、御礼、謝罪などあらゆるシーンで使える文章術として紹介している。

『伝わるメール術 だれも教えてくれなかったビジネスメールの正しい書き方』
著者:平野友朗(一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事、㈱アイ・コミュニケーション代表取締役)
定価:(本体1,180円+税)
装丁:単行本160ページ
出版社:技術評論社
発売年月:2019年2月16日
ISBNコード:978-4297104108
Amazon書籍情報:https://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4297104105/scp-22/

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