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仕事がデキる人事・総務のビジネスメール術(Web版)

【第13回】チャットツールでも応用が利く、短文で相手に意図を伝えるコツ

仕事ではメール以外にも、LINE、チャットワーク、Facebook Messenger、Slackなど、さまざまなコミュニケーションツールが使われています。
これらのツールに共通なのが、文章による情報伝達であるということ。顔文字や絵文字を使うこともありますが、それは単なる相槌です。それだけでコミュニケーションは成立しません。用件は、きちんと言葉にしないと伝わりません。

そこで今回は、チャットツールでも応用が利く「短文で相手に意図を伝えるコツ」を解説します。

短文で相手に意図を伝えるメール5つのポイント

  • 読点(、)で延々と文章を続けない
  • 1文を50文字以内にする
  • 言い回しを変える、言葉をつなげるなどして「の」の連続を防ぐ
  • 「~が」のような前置きクッション言葉を不必要に入れない
  • 「いただく」「させていただく」を乱用せず丁寧語に変える

短文で伝えることが 求められている

『ビジネスメール実態調査2018』では、仕事で1日に受信するメールの平均は「34・30通」という結果がでました。
人によっては、1日に100通や200通のメールを受信しているケースも珍しくありません。日々これだけのメールを処理しているのが現代のビジネスパーソンです。

メールを処理することはメインの仕事ではなく、仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションのひとつに過ぎません。
おろそかにはできませんが、優先順位は下がります。受け取るメールの数が増えれば、熟読している暇はありません。瞬時に意図を読み解き、処理しなくてはいけません。

忙しい時代だからこそ、時間をかけずに読んでもらえる、誤解させない、相手に負担をかけないメールを書くことが必要になります。

読点(、)で延々と文章を続けない

文章の最後には句点(。)をうちます。読み手は句点を目にして文章の終わりを理解します。
それが読点(、)で延々と文章が続いていたら、どうでしょう。

文章が長くなると、全体の構造を考えなくてはいけません。何が何を修飾しているのか、構造を読み解かなくてはいけません。

メールは熟読して理解するものではありません。小説のように文章を味わうものでもありません。一度読んで内容を理解できるのがベスト。そして、読み手が内容を正確に理解してはじめてコミュニケーションが成立するのです。

文章の構造をシンプルにする

短文で書くと文章の構造はシンプルになります。私はメールを書く際、1文を50文字以内にしています。

「~ですが」「~なので」と接続助詞 でつなぐと文は長くなります。接続助詞でつなぐ癖がある人は、文を切るようにしましょう。

具体的には30文字以内で改行して、2行以内に句点(。)がくるようにしています。
短文であれば読み間違いや誤解も減ります。

メールにおける短文で伝える訓練の成果は、短文で伝えるシーンが多いチャットツールでも応用が利きます。

句点で文章を分け一文を短く

❶の文章を読んでどう思いますか。読みにくいと感じた人は多いのではないでしょうか。
一息で伝えようとすると、例文のように100文字を超えることも珍しくありません。

「~が」「~で」などでつなげる癖がある人は、こうした接続助詞を使わず句点で文章を分けましょう。
❷のように一文が短くなると、読みやすくなります。

文章を分けると読みやすくなる「の」の連続を解消

まだ❷の文章は﹁の﹂が連続して読みにくくなっています。言い回しを変える、言葉をつなげるなどして「の」の連続を防ぎましょう。場合によってはカッコを使ってもよいでしょう。そして、文末の「についてです。」を「の件です。」にすると❸のようにリズムがよくなります。

不要な情報をカットして調整

❸の3行目「次のアクションを決めきれておりませんので」のように、書かなくても意味が通じる情報はカットします。

「連絡をしましたが、まだ返事がいただけていません。」というのも「返事がない」ことが伝われば十分です。
これらを反映させると、❹のように文章はさらにシンプルになります。

短文で伝えるためのさらなるポイント

「問題ないこともありませんが、1点修正をお願いします。」「私はいいと思うのですが、1点修正をお願いします。」
「先日の会議でも念のためお伝えしていますが、デザインの確認をさせてください。」

このように「~が」という前置きをクッション言葉のように使う人がいます。前置きなしに本題に入ってはいけないと思っているのかもしれません。この前置きがないと伝わらないのか、印象が悪くなるのか、メールを送る前に考えてください。

私の経験上、半数近くが不要な前置きです。不要な前置きがあることによって、文章が長くなり理解しにくくなります。

丁寧すぎる、へりくだりすぎるのも、 長文になり読みにくくなる典型です(❺参照)。

「いただく」「させていただく」のような言葉が連呼されるだけで、読みにくい印象になります。基本的には丁寧語で十分です(❻参照)。

連絡するのは「こちら」なので「こちらから」もカットできます。

シンプルに伝えるスキルは いろいろなシーンで使える

これからはさらに短文で伝える機会が増えるでしょう。書くのに困ったら、まずは伝えるべき要素を箇条書きにします。そして、無駄に飾った言葉や不要な前置きをカット。それだけで伝わりやすさは増します。伝わらないのには理由があります。

シンプルに伝えるスキルは、メールやチャットなどだけでなく、プレゼンテーションなどでも有効です。短い言葉で伝えることで、重要な言葉が際立ちます。相手の誤解も減ります。入力にかかる時間も大幅に削減できます。メールやチャットは、短文で書く練習に適しています。試行錯誤して自分なりの短文のパターンを手に入れてください。

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