コラム

残業ゼロを目指して


仕事速度をアップする「ヒント集」を手に入れる

2017.07.13

  • スキルアップ・教養
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今日のコラムは、仕事の速度をアップするヒント集についてです。そんなヒント集があったら苦労しない、と思われるでしょうか? そう思うのであればチャンスです。仕事の速度アップを図るヒント集は、意識を変えるだけで簡単に手に入れられるものだからです。

「ヒント集」は、1つ行動を変えるだけで作れる

そのヒント集は、自分で作ることができます。1つの仕事が終わったら、その仕事の速度をアップするヒント、またはその仕事にかぎらず、仕事速度をアップするヒントを書き留めておくのです。そしてそのメモリストが、そのまま「自分の仕事の速度をアップするヒント集」になるわけです。たとえば私の仕事のヒントとして「仕事を始めるときは必ずUlysses(文書執筆アプリ)を開く」というものがあります。

何だそんなことか、と思われたでしょう。この方法は誰がやってもそれなりにメリットがあるものですが、あまり多くの人がやらない方法でもあります。それにはいくつか理由があります。

仕事を改善する「ヒント集」が分かっていても作れない理由

1つ目の理由は、「仕事を終わってすぐ」というタイミングが、気を抜いてしまいやすい時間だからです。やってみるとわかると思いますが、ひと仕事が終わった直後というのは、とにかく開放感に浸りたいものであるため、ほんの少しの手間が大きなハードルになるのです。

2つ目の理由は、この方法は「今気がついたばかりのこと」をそのままメモするような感覚になるため、メモというものに慣れた人でないと、「こんなことなら忘れない」と思うか、さもなければ「こんな程度のことじゃメモしておいても意味がない」と思うからです。

メモは、機械的にやらないとなかなか定着しません。アタマはインパクトの強い出来事は確かに覚えていますが、そうでない大事なことは、どんどん忘れていきます。職場で思いついた「仕事のスピードアップのヒント」など忘れて当然です。

同時に、仕事のスピードアップのヒントというのは些細なものなので、これはわざわざメモするのに値しない、と考えてしまうのです。たしかに、スピードアップのヒント等というのは、それによって仕事がせいぜい5%速くなったらいい方です。とは言え、5%ずつ速くできれば、倍速も夢ではありません。蓄積して成果を出すことが大切です。

人のアタマは、直前に行っていたことでも簡単に忘れてしまう

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私たちは、直前に何を感じ何を考えたかということを、非常に早く忘れていきます。この感覚をお伝えするのはとても難しいのですが、たとえば、今目の前に見えている光景を、後ろを向いて絵に描いてみるなり、何なら文章に書き起こしてみると、記憶しておくことの難しさの一端に触れられると思います。

細部どころか、電話があったであるとか、そうした出来事そのものすら、思い出せなくなる人もいるはずです。

直後のメモがなぜ効果的か

これに対して、今目の前にある風景を、目で確認しながら文章に書くなら、実に簡単にやれるでしょう。当たり前だと思われるでしょうが、直後にメモするというのはちょうど、目の前に風景を写生するのに近いのです。

速度アップのヒント等というのは、風景の「細部」に近いものです。直後ならかろうじて書き起こすこともできるでしょうが、10秒経過しまったら、なかなか思い出せなくなります。1日経ってしまったら、ほぼ絶望的です。

自分の仕事のことですから、それをどう改善するべきかは、自分がいちばんよくわかっているのです。でもわかっているのは、仕事を終えてから5秒以内までだということです。その時の「気付き」をすくい出しておかなかったら、他の人がするアドバイスとなにも変わらないレベルに落ち込むでしょう。

 もちろん他の人がくれるアドバイスがムダだというのではありません。岡目八目などとも言うように、客観的だからこそわかることもあるでしょう。

せっかく見つけたヒントを無駄にしないために

それでも、中に入ってやってみないとわからないことの方が圧倒的に多いのは自明です。仕事の中に入ってやってみて改善点まで見つけ出しているのに、それをメモに記録しておかないというのは、あまりにもったいない行為です。

仕事が終わったら、5秒以内にメモを取りましょう。その際にメモするのは、仕事を速く終えるためのヒントです。残業時間を少しでも短くしなければいけないなら、やって損はありません。

連載コラム〈残業ゼロを目指して〉

執筆者紹介

佐々木正悟(ささき・しょうご) 心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。1973年北海道生まれ。「効率化」と「心理学」を掛け合わせた「ライフハック心理学」を探求。執筆や講演を行う。著書に、ベストセラーとなったハックシリーズ『スピードハックス』『チームハックス』(日本実業出版社)のほか『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』(中経出版)『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』(ソーテック)などがある。ブログ:佐々木正悟のメンタルハック

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