Google™の風が吹き込む新しいワークスタイル～業務効率化・多様な働き方の実現で『退職への道』を絶つ～

株式会社電算システムは、1967年に岐阜県で創業し、民間で初めてコンビニ収納代行を開始。現在は「情報サービス事業」「収納代行サービス事業」そして新たな柱である「クラウドサービス事業」の3本を主要な軸として、岐阜・東京の2本社制で事業を展開する独立系総合型情報処理サービス企業だ。Google ビジネスは2006年より着手し、Google Cloud のプレミアパートナーとして検索やグループウェアといった Google の企業向けソリューションを提供している。9年連続パートナーアワードを受賞している国内唯一の企業である。

業務効率化を実現する「G Suite」

電算システムが提供する G Suite （旧 Google Apps）とは、 Google のクラウド型グループウェアだ。ビジネスに必要なツールがそろっており、モバイル端末からでもシームレスにメールや予定表、社内文書にアクセスできる。さらに50人まで同時にファイルの共同編集ができ、業務効率化に適したツールとして世界各国300万以上の企業が採用している。今回は G Suite を活用した新しい働き方について、株式会社電算システムの鈴木通裕氏と角加奈子氏に聞いた。

新しい働き方で営業部隊を強くする

「今までは、資料を一つ作る時に共有サーバー上にファイルを置いていたので、誰かが編集していると作業できず、無駄な時間が生まれていました。でも、 G Suite を活用すれば同時編集ができるので、効率的に作業できます。また、ファイルを編集すると特定のメンバーに自動で通知メールを送る機能があるので、わざわざ報告しなくてもリアルタイムで情報共有できます。これによってチーム全体の認識が統一されるようになりました」（鈴木氏）

また、営業職にありがちな「すれ違い」も解消され、密なコミュニケーションを実現した。

「Google ハングアウトというチャット機能を使うことで、会話がしやすくなりました。営業同士だと外出や直行直帰も多く、なかなかタイミングが合いません。さらに上司の忙しさを考慮すると、部下は話しかけにくく感じます。でもチャットなら相手の都合のいいタイミングで返してもらえるので、話しかけやすいんです。その結果、通常の報告や質問に加えて、悩みなども相談できるようになりました。そうすると上司と部下の間に密な関係性ができるので、対面でもコミュニケーションしやすくなりましたね。あくまで対面でのコミュニケーションをなくすのではなく、コミュニケーションの軸に『チャット』が加わるという形です。社員同士の距離がグッと近づきました」（角氏）

上司側もカレンダー機能により部下のスケジュールが把握できるため、円滑なコミュニケーションができるようになった。

「メンバーのスケジュールをカレンダーで確認できるので、どんな段取りで仕事を進めているのか一目で把握できます。従来の働き方では部下を呼んで1から説明してもらいますが、その必要がない。スケジュールを見てから『この商談の準備はどう？』と具体的な質問ができるので、お互い時間を無駄にしませんし、ストレスがありません」（鈴木氏）

さらに「共有ファイルで商談の議事録を残す」というルールを決めることで、お互いのロスタイムを減らした。

「毎回口頭で報告してもらわなくても、議事録を毎回共有しておけば案件名を検索するだけで議事録が見られるので、すぐに状況を把握できます。必要最低限の確認であれば、部下も上司から呼ばれた時に『今忙しいのに』と思うことが減りますよね」（鈴木氏）

「今までは商談内容をノートに書いていましたが、ノートだと見せ合うこともなく終わってしまうことがほとんど。議事録をファイル共有すれば、メンバー全員が同じ認識で取り組めるので安心です」（角氏）

新しい働き方を浸透させるコツ

新しい制度の導入時は必ず抵抗が生まれる。働き方を変えるにあたり、どのような工夫をしたのだろうか。

「チーム全員に従来のソフトをアンインストールさせました。いわゆるトップダウンです。組織には『言わなくてもやる人』と『言わなければやらない人』がいます。それはもう仕方ないので、強制的にトップダウンで進めました」（鈴木氏）

「私もいきなりツールを変えることになって不安でしたが、変えてみたらスマートフォンでも資料確認ができるし、共有もしやすい。全く不便に感じることはなく、むしろ便利になったな、と実感しました」（角氏）

多様性のある社会では、在宅勤務の導入が必要不可欠

「最近、多くの企業で在宅勤務の導入が検討されています。在宅勤務ができれば、育児・介護休暇を取得する社員を活用できるからです。 G Suite を活用すれば、会社にいなくても資料にコメントを残したり、ビデオ会議に参加して口頭でアドバイスしたり、チャットで細かいやり取りをしたりできます。在宅勤務でも多くのコミュニケーションが可能になるのです」（鈴木氏）

夜遅くまで会社にいることを美徳とする文化は、もはや時代遅れだ。多様性が求められるこれからの社会では、従来の働き方は維持できないだろう。

「そもそも、女性が働き続けたり、60歳を過ぎても雇用を継続したりと、社会が変わっているのに会社の制度を変えない方が問題です。在宅勤務ができければ、今まで活躍していた社員が介護による退職を選ぶ必要もありません。制度が至らないばかりに生じる退職は、企業にとっても社員にとっても不幸なことです。新しいツールを提供して働き方の幅を広げ、『退職の道』を絶つのが我々の目標の一つです」（鈴木氏）

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