ガバナンスと利便性の両方を兼ね備えた出張・経費管理システム【SAP® Concur®】

アフターコロナとなり、一時的に制限していた国内・海外出張を再開する動きが各社で広がっている。コロナ禍を経てリモートワークが普及したことも関係し、出張管理業務についてもシステムを導入するなどしてデジタル化を検討している企業担当者も少なくないだろう。
株式会社コンカー（東京・千代田）は、出張規定の遵守などのガバナンス面と利便性の両方を兼ね備えた出張・経費管理システム「SAP® Concur®」（以下、SAP Concur）を提供している。製品の特徴や魅力について、同社のソリューションコンサルタント・丸山英児さん（下写真）に聞いた。【2023年7月18日取材：池田亮貴、文：祝迫智子】

旅費の精算や請求書処理など、間接費の領域をDXで業務改革

SAP Concurは、従業員が立て替えた経費を確認して払い戻す「経費精算」、企業の外部から引き受けた請求書を処理する「請求書処理」、従業員が出張に行く際の航空券代やホテル代などを管理する「出張管理」の3領域に対応したサービスです。

いまだアナログな方法で管理されていることが多いこれらの領域をDX化することによって、経理部・総務部などのバックオフィス部門の業務負担を軽減することが期待できます。

SAP Concurの中にはさまざまなソリューションがあり、出張に伴う旅費の精算や手配には「Concur® Travel」、出張中に従業員が立て替えた費用やタクシー代、食事代といった一般経費の精算には「Concur® Expense」、外部から届いた請求書の処理には「Concur® Invoice」などをご活用いただけます。

他にも、予算管理を行う「Concur® Budget」やデータ分析を行う「Concur® Intelligence」があり、自社のニーズに沿ったサービスの追加が可能です。SAP Concur全体を通して間接費に関わる業務を高度化することを目指しています。

「出張」の枠組みを超えた、移動全般の管理が対象

弊社はもともとアメリカで生まれた会社で、間接費の中でも「経費精算」の分野に注力して発展してきました。アメリカは日本に比べるとガバナンスを重要視する文化が強い傾向があるので、弊社の製品も管理機能が非常に強い仕様になっています。

日本の企業の間ではタクシーや電車は「近隣交通費」として、出張費と分けて処理する考え方がメジャーです。しかし、アメリカではタクシー代も電車代も、その他の出張に関わらない移動費も全て同じ「旅費」として捉えます。そのため、一般経費に占める旅費の割合がとても大きく、「Travel（旅・移動）」の頭文字と「Expense（費用）」の頭文字を取って「T&E」という言葉がビジネスで一般的に使われており、出張管理を専門とするトラベルマネジャーという職種があります。

SAP Concurは、出張に限定しない移動も含めて「旅費・移動費」と捉えており、これが独自性につながっています。経費精算に特化した国産のシステムは数多くありますが、出張の手配・管理までできる製品は少ないでしょう。

レギュレーション改革やノウハウ提供も行う包括的な間接費DX

SAP Concurは、企業が間接費の改善を図りたいと考えた際にデジタルの観点から解決を目指すだけでなく、出張規定の見直しなどレギュレーション改革にも貢献します。
加えて、今までの業務が本当に必要だったのかを振り返るなど、間接費を管理するノウハウも提供するようにしているため、システム導入をきっかけに間接費管理に関わるバックオフィスの方々が抱える課題を根本から改善することが可能です。

さらに、有益な取り組みを他の企業と共有できるユーザーコミュニティがあるため、他社の事例を参考にしながら自社の業務をより俯瞰的に見直すことができます。日本は間接費DXの分野で遅れをとっているため、時には社会に提言しながら、時には企業に情報を伝えながら、新しいテクノロジーの活用を広めていきたいですね。

システム提供だけにとどまらず、多岐にわたる活動をしている背景には、弊社のルーツが外資であることが非常に大きいと思います。アメリカは株主重視・利益重視の考え方が発展しているので、製品・サービスにもコンプライアンス遵守や標準化などガバナンス面の魅力が求められることが多いのです。一方、日本は社員重視の文化があるので、製品・サービスに対しては使いやすさや利便性が重視される傾向にあります。

弊社は、ガバナンス重視の海外思想と利便性重視の日本的な考え方、両方の良さをくみ取ったサービスをお客様に提供していく形で事業を展開しています。

お客様にも「コンカーさんは外資の企業だけど日本の会社のようだ」と言われることがあります。これはサービスの特徴に加えて、おそらく日系企業から転職してきたメンバーの多くが、日本の企業の苦しみや課題をよく理解しているからだと思います。過去の経験を生かして企業の課題に寄り添いながらDXに導くという意識で働いているからこそ、ガバナンスと利便性の両軸を維持できているのでしょう。

出張の計画段階で違反を防止する「入口管理」でコストと手間を削減

出張に関して、バックオフィスの方々が重視する点の一つに「個々の従業員が手配した移動手段や宿泊先が、会社の出張規定にのっとっているかどうか」があります。経費精算というと基本的には支払いが終わった後に対応するケースがほとんどですよね。出張に関しても、従業員が会社に戻り、経費を精算する段階になって初めて規定から逸脱した支払いがないかチェックすることになります。

しかし出張後の規定チェックとなると、例えば出張規定から外れてタクシーを利用した従業員に対して「自腹にしなさい」と言うのはなかなか難しい。旅行会社から高額請求があったとしても、従業員が使った分は支払わないわけにいきません。つまり、出張が終わった後にチェックする「出口管理」では、出張規定違反を防ぐことはできないのです。

弊社のソリューションには、出張の計画段階から規定チェックを入れる「入口管理」機能があります。出張はいわば旅の一種ですから、交通手段やホテルを予約するといった「計画」の過程があります。従業員がConcur Travelを使って交通手段などを検索している段階でフィルターをかけ、出張規定を逸脱したプランを選択できないようにすれば、規定に沿わない出張が行われることはなくなります。

例えば、飛行機の予約の場合、特定のエアラインを除外する、同じ日付・時間帯の中で一番高いプランは選択できないようにするなど、具体的にどのようなフィルターをかけるか、どれくらい条件を厳しく設定するかは、企業側で細かく調整することが可能です。出張のプランがすべて入口管理で組まれていれば、バックオフィスの方が従業員の出張後に不正や違反をチェックするコスト・手間が必要なくなります。

出張規定の曖昧さがエンゲージメントの低下につながることも

実は海外の基準で日本を見ると、出張規定が非常に曖昧であると感じます。例えば、出張でシンガポール行きの飛行機を検索したときに、エコノミークラスで価格が大きく異なる3つのプランが表示されたとしましょう。しかし、チケットの選定・購入は従業員に任せているケースがほとんどではないでしょうか。

一方、社用パソコンの購入過程を振り返ると、バックオフィスの方で機種を選び、従業員は支給された製品を使うことが当たり前になっています。

海外からすると、パソコン購入においては選択肢がないのに、出張プランに関しては特に厳密に指示がない日本の管理方針はおかしく見えるようです。経費の管理という観点で考えれば「抜け漏れ」になっていると言えます。

しかし、プランの選択基準が部門に一任されていると、部門間での差が生まれやすくなってしまいます。急成長市場を扱う花形の部門は経費のしめつけが緩く、マイルがたまりやすい人気エアラインを選べる一方で、激戦市場で採算が厳しい斜陽部門は経費管理が厳格で、マイルが貯まらない最安値の航空券しか手配できない、といった状況になり得るのです。

特に、日本の企業は自分で配属先を選べないため、部門間の格差があると従業員の間で不公平感が募り、最終的には組織に対するエンゲージメントの低下につながってしまう可能性もあります。だからこそ、出張の手配もパソコンを選ぶときと同じように会社側が指示してフェアに行うことが必要です。

また弊社の製品は、例えば基準をオーバーしたプランを何度も選択する人を異常値で分かるようにするなど、経費の使い方を可視化する機能も多く備わっています。現状を可視化すれば、データをもとにいろいろな手を打てるようになるので、「今の曖昧な経費管理に一石を投じたい」と考えているバックオフィスの方々の支援にもつながるでしょう。

間接費DXを通して組織の進化をサポート

企業の進化の過程を段階的に表したティール組織論の考え方を借りると、ガバナンスが徹底された組織ではルールを守ることが当たり前になります。すると状態に進化が見られ、次は従業員が主体的に考え、自主性に行動できる組織へと成長できます。

自分がプライベートで旅行をするときは、何にお金をいくら出してどんな経験を得るかを厳しく評価しますよね。出張についても同じように、従業員全員が企業の経費を「自分ごと」として主体的に捉えられる状態が理想的だと思うので、弊社も製品の提供を通して企業の間接費DXに貢献し、組織進化をサポートしたいと考えています。

さらに間接費DXの先には、組織概念が変わって企業の風土が変わっていく「MX（マネジメント・トランスフォーメーション）」があると考えております。将来的に弊社はこのMXへの変革のお手伝いにもチャレンジしていく計画です。

※情報は取材時点。記事内の画像は株式会社コンカーより提供。

サービス紹介：世界中で支持される出張・経費管理クラウド

「SAP Concur」

出張、経費、請求書管理を統合したソリューションを提供する世界有数のブランド・SAP Concurが提供するサービス。経費入力や請求書の承認を自動化し、従業員の出張をサポートする。AIを使いリアルタイムのデータを統合、分析することで、効率的な支出管理を行うことが可能。

※SAP®やSAPロゴ、記載されているすべてのSAP製品およびサービス名はドイツにあるSAP SEやその他世界各国における登録商標または商標です。そのほか記載された会社名およびロゴ、製品名などは該当する各社の登録商標または商標です。

詳細および資料請求はこちら
https://www.concur.co.jp/travel-booking

会社情報

株式会社コンカー
本社：〒100-0004　東京都千代田区大手町1-2-1　三井物産ビル
代表：代表取締役社長　三村真宗
設立：2010年10月
社員数：348名（2023年9月時点、インターン・派遣・契約社員を含む）
事業内容：出張・経費管理、請求書管理クラウドサービスの提供
HP：https://www.concur.co.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】