人手不足や生産性向上をAIで解決。人間関係も考慮し勤務シフトを最適化するサービス【Optamo】

一言でシフト作成と言ってもさまざまな問題を抱えている。従業員の希望をかなえながら、労働時間やスキルを考慮して業務が滞りなく行えるようにシフトを組む必要がある。つまり、企業は人材を最適に配置することを常に考えなければならない。
株式会社モーション（東京・文京）は、AIでシフト表作成を自動化するクラウドサービス「Optamo（オプタモ）」を開発、運営している。サービスが生まれた背景や「Optamo」の特徴・強みについて、代表取締役の上杉顕一郎さん、執行役員クラウドサービス部部長の伴英明さんに話を伺った。【2023年6月28日取材：野本春乃、文：早川みどり、編集：鈴木詩織】

AIで公平均一なシフト表を自動で作成

Optamo（オプタモ）は、勤務シフト表をAIで自動作成するクラウドサービスです。
スタッフの方のスケジュールやスキルを基に、AIが組み合わせを調整し、最適なシフトを自動的に作成します。α版を2017年にスタートし、正式にリリースしたのは2018年4月です。

シフト作成時間の短縮はもちろん、公平均一なシフト作成が可能になると、業務の属人化を防ぐほか、特定のスタッフに偏ったシフトを組む心配がなくなります。これはスタッフからの不平不満を取り除くことにもつながります。

統計解析を社会課題の解決に役立てたい

まず、空前の人手不足が社会背景としてあります。加えて、働き方改革法案により残業時間に規制が設けられました。人手不足と残業時間の規制の両方に挟まれて、企業は労働時間へどう対応すべきかを苦慮していました。

その中で、弊社は統計解析という専門分野を扱っており、特に組み合わせの最適化技術を得意としています。それを活用して人手不足の緩和やコンプライアンスに対応できる何かができないかと考えたのが、このサービスを始めたきっかけです。

統計解析の中でも組み合わせの最適化という技術とは、多くの組み合わせの中から一番良い組み合わせを見つけるものです。

統計学で言うと、昨今のAI人工知能やビッグデータも注目されていますが、組み合わせ最適化を使った技術を使ったソリューションについてはまだまだ少ないのが現状です。そこで、弊社は社会課題として多く挙げられている、人のスケジュール管理やリソースの効率最大化に貢献すべく、注力して取り組んでいます。

汎用性の高さ、自社開発の柔軟性で一歩先を行くシフト表作成を実現

シフト作成作業は業種・業界を問わず発生します。企業からは、大体スタッフ数が15人以上になるとシフト管理が大変になるという声をいただいていました。そうした背景もあり、「Optamo」は幅広い業種業態をカバーできる汎用性の高さが特徴です。例えばスキルやシフトのパターンなど、名称を含めて自由に企業側で設定できるようにしています。

また弊社の強みは、最適化のエンジン(AI)自体を、自社で作成している点です。
多くの企業では、エンジンだけは別の会社の作ったものを利用することが一般的ですが、弊社の場合、お客様ご自身でエンジンのチューニングが可能です。そのため、結果が満足いかなくても何度もやり直して、より自社の希望に近づけることができます。
もともと弊社はサービスベンダーではなく、最適化テクノロジーが専門であるというバックグラウンドがあるので、技術力は他社よりも高いと思っています。
さらに、弊社ではデータサイエンティストが社内にいるため、柔軟かつ迅速な対応が可能です。これにより、お客様のフィードバックを即座に取り入れ、、新機能の追加などの対応がスムーズに行えます。実際に「Optamo」はリリースしてから40回近いバージョンアップを繰り返しており、快適なサービスをスピーディーに提供できることが最大の強みだと自負しています。

組み合わせが複雑であるほど「Optamo」の真価を発揮

業種を問わず汎用性が高い点が「Optamo」の特徴ですが、特に相性の良いケースをいくつか挙げます。

まず、物流や工場と非常に相性が良いです。工場の場合、工程計画がしっかりあって、従業員は何時から何時までというラインの中で作業しています。そこに個々のスキルが加わります。例えばスキルが高いAさんがやったほうが本当は効率的ではあるものの、その分他の人の手が空いてしまうという状況が生まれがちです。しかし、「Optamo」ならリソース管理もAIが自動で考えてくれるので、適材適所の配置が簡単にできます。

また、小売店も最近問い合わせが増えています。小売店では正社員はもちろん、バイトやパートの働き方の多様性に合わせたシフト管理が複雑なので、組み合わせの最適化という意味ではシンプルに相性が良いなと思います。

他には、コールセンターといったワークフォースマネジメントの観点でも「Optamo」が有効に働きます。ワークフォースマネジメントとは、サービスの質を落とすことなく、効果的な人材活用や配置の最適化を支援するマネジメント手法で、いかに人事生産性を上げていくかというところが大きな課題になっています。この点、スキルやリソースといった複雑な組み合わせのパターンをすばやく最適化できる「Optamo」なら、生産性・効率性を上げる課題解決の一助になるわけです。

人間関係や応援要請もオンラインで解決。充実のサポート機能

喜んでいただけている代表的な機能の1つは、従業員の相性も組み合わせの要素に入れられることです。管理者の評価によって、AさんとBさんを一緒のシフトに組まないようにするような機能です。人の相性の問題はどこの職場でも必ず出てくるので、この機能は評価していただいています。

もう1つはヘルプ機能です。これは他の部署や他の事業所などから、人手が足りない場合に応援を募ることができるものです。応援要請をオンライン上で完結することも「Optamo」ならではと言えます。

お客様の成功＝自社の成功と信じて

業種業態を問わない柔軟性の高さが強みである反面、自分で設定をしないと思うとおりに動かせないところが弱点でもあります。そのため、これまでのケーススタディを踏まえて、ある程度テンプレートをご用意したり、トライアル時の勉強会を通じてサービスの理解を深めることで、お客様の導入負荷を下げることを実践しています。

さらに、お客様が導入後に修正する必要が少なくなるよう、最適化エンジンの高度化を図りたいです。私たちは、お客様が成功しないと弊社の成功とは言えないと考えています。たとえさまざまな機能を作っても、その機能を知って使い込んでいただかない限り無駄になります。機能を理解していただいた上で活用いただくことに注力していくことが、カスタマーサクセスにつながるという考えは、変わらず信念として持ち続けています。

※情報は取材時点。写真は株式会社モーションより提供

サービス紹介：AIのチカラで勤務シフトの作成とDX化をサポート「Optamo」

「Optamo」
統計解析を専門分野とする技術の組み合わせ最適化アルゴリズムを応用し、勤務シフトやタスク表をAIで自動作成するクラウドサービス。複数の条件をもとにAIがスタッフの組み合わせを調整し、最適な勤務シフト、タスク表を提案する。

詳細および資料請求はこちら
https://www.optamo.jp/

会社情報

株式会社モーション
本社：〒113‐0034　東京都文京区湯島3-10-7　NOVビル4階
代表：上杉顕一郎
設立：1999年4月
事業内容：AI／データアナリティクス事業全般、スケジュール最適化サービス「Optamo」の運営等
HP：https://www.motion.co.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】