ワンストップの出張手配・管理システムで事務課題を一手に解決【ＢＴＯＬ】

新型コロナウイルスが5類感染症に移行されるなどコロナ以前の日常が社会に戻りつつある中で、国内・海外出張を再開する動きも見られるようになった。対面でのコミュニケーションが増えることで企業活動のさらなる活性化が期待されるが、交通機関の手配や領収書の処理など、急に増えた出張手続きに負担を感じている企業担当者も少なくない。

株式会社南海国際旅行（大阪市）が運営する出張手配管理システム「ＢＴＯＬ（ビートル）」は、宿泊先や交通機関の手配・精算などを一括管理でき、出張手続きのあらゆる課題をワンストップで解決してくれる。同社の東京法人営業グループの課長宇井聡さん（写真左）と主任菅田遥さんに「ＢＴＯＬ」の機能や特徴について聞いた。【2023年6月21日取材：池田亮貴、文：祝迫智子、編集：鈴木詩織】

ワンストップの出張手配で従業員・管理部門の負担を軽減

「ＢＴＯＬ」は、出張で利用する宿泊先や交通機関の手配・精算などを一括管理できる「出張手配管理システム」です。出張する従業員本人が直接システムを操作して各種予約を取ることができます。連携しているオンライン予約サイトは多岐にわたり、国内航空券や新幹線のチケット手配、宿泊施設の予約、航空券と宿泊がセットになったパック旅行やレンタカーの手配などを一つのシステムで完結させることができます。

また、メールリクエスト機能が実装されているため、オンライン予約が難しい場合でも専門のオペレーターによる出張手配サポートを利用することが可能です。

「ＢＴＯＬ」を通して宿泊施設や交通機関を予約すれば法人専用料金で利用できるので、出張者が個人で手配するよりも経費が抑えられ、出張コストの削減が可能です。宿泊費やチケット代もオンライン一括精算で済むため、出張後の領収書処理がなくなり、事務・総務などの管理部門の業務を圧迫しません。出張者による立て替えもなくなるため、従業員の金銭的な負担も減らせます。

さらに、「ＢＴＯＬ」で出張規定に合った宿泊先・交通機関が手配しているかを会社側が確認できることから、限度額を超えたホテル・上位クラスの航空券の利用など個人手配で起こりがちなトラブルの防止にもつながります。

オンライン予約もオペレーター手配もできるサービスを目指して開発

「ＢＴＯＬ」は弊社で自社開発し、2016年10月から提供を開始しました。当時はすでに大手旅行会社が独自の出張手配管理システムを展開していたので、「ＢＴＯＬ」は後発のサービスです。

2016年当時は、航空券をはじめとしてオンライン予約サービスの普及が少しずつ進んでいました。出張手配管理システムの領域でもオンライン予約にシフトする流れが生まれ、オペレーターに出張手配のサポートを依頼できる「オペレーター手配」のサービスを廃止するシステムも出てくるようになったのです。

しかし当時は、航空券や東海道山陽新幹線にはオンライン予約システムがありましたが、それ以外のJR切符などはオンライン予約上での購入できませんでした。そのため、他社の出張手配管理システムを導入されている企業様から「オペレーター手配ができないと困る」という意見が出るようになりました。対応区間外の地方に出張するときにシステム外で個別に手配をしなければならず、出張管理が煩雑になってしまうのです。

そこで弊社は「オンライン予約」と「オペレーター手配」の両方に対応したシステムを提供して企業様のニーズに応えようと考え、後発ながらも開発に踏み切りました。

現在「ＢＴＯＬ」では全ての新幹線がオンライン予約に対応していますが、JR各社の法人契約において入会条件が設けられており基準を満たさない企業様は申し込みできないケースもございます。そこで、入会条件に合致しない企業様には「ＢＴＯＬ」のオペレーター手配機能をご利用いただくことで、JR切符などを弊社で発券・購入いただき、企業一括精算をさせていただいています。実際に、オペレーター手配のサービスを目的に他社の出張手配管理システムから乗り換えられる企業様もいらっしゃいます。

使いやすさと連携サービスの豊富さが魅力の「ＢＴＯＬ」

「ＢＴＯＬ」の一番の強みは、操作性を最優先にしたシンプルなシステム構成で「使いやすさ」を追求している点です。初回登録や操作の方法はナビゲーションで確認できるようになっています。また、一回のユーザー認証で複数のサイトを利用できる「シングルサインオン」を採用しているため、各予約サイトごとにログインする必要がありません。
さらに、「ＢＴＯＬ」は今秋にSAML認証を実装し、企業様の社内システムと「シングルサインオン」での連携も可能となりますので、より使いやすいシステムへと深化させていきます。

システム上で利用できるサービスコンテンツの多さも「ＢＴＯＬ」の魅力の一つです。例えば、「ＢＴＯＬ」で使用できるJR東日本の「ビジネスえきねっと」はサービス連携の条件が設けられているため、全ての出張管理システムで連携利用できるわけではありません。また、弊社は大手旅行会社のような独自のホテル予約サイトではなく、楽天トラベルやじゃらんなどの大手宿泊施設予約サイトと連携しています。そのため、他の出張予約システムと比べると宿泊施設の種類が多く、出張者がより自由に滞在場所を選ぶことができます。

費用面においても、有料システムの中では比較的手頃な料金設定になっているため「使いやすくてサービスが充実した出張手配管理システムを導入したいが、コストはなるべく抑えたい」という企業様から特に共感をいただいています。

働き方が変わる中で、出張手続きは変わらなくていいのか

「ＢＴＯＬ」をご契約いただく企業様のうち7割は、はじめて出張手配管理システムを導入される会社です。アフターコロナで出張が急激に増えたことを機に「事務手続きの負担を軽くしてコストパフォーマンス・タイムパフォーマンスを上げたい」と導入に踏み切られる企業様が多い印象です。

また、リモートワークの普及により、オンラインを前提とした出張管理方法を検討している企業様が増えているようです。社会全体で働き方が変わる中で、出張手続きの在り方についても変化の時期に差し掛かっていると言えます。

弊社としては今後、「ＢＴＯＬ」を会員企業様の社内システムなどと連携し、よりシームレスに活用していただける環境づくりに力を入れたいと考えています。また、出張管理のサポートに留まらず、企業の国内外研修の立案・運営や周年行事の手配など、ビジネスにまつわるあらゆる移動・イベント・企画をサポートしていきたいと考えています。

サービス紹介：ワンストップで出張手配・管理ができるシステム「ＢＴＯＬ」

「ＢＴＯＬ」
出張で利用する宿泊先や交通機関の手配・精算などを一括で管理できる。航空券・ホテル予約サイトなど連携サービスの種類が豊富で、オンライン予約・オペレーター手配の両方に対応している。出張手続きにまつわる業務の効率化をワンストップでサポートする。

詳細および資料請求はこちら
https://nankai-travel.com/btol

会社情報

株式会社南海国際旅行
本社：〒556-0011　大阪府大阪市浪速区難波中1丁目10番4号　南海SK難波ビル8階　
代表：取締役社長　清原康仁
設立：1950年10月6日
事業内容：旅行業法にもとづく旅行業（国内・海外旅行の取扱業務）、内外の航空・船舶・鉄道・バス・その他各種運輸機関の乗車船券類の発売、イベント・展示会等の企画および運営、損害保険代理業務、携帯品一時預り業務、労働者派遣業務、上記各号に付帯する業務
HP：https://nankai-travel.com/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】