コミュニケーション課題に向き合う無料グループウェア 【GroupSession】

目次

1. 業務円滑化をかなえるグループウェア。活用の秘訣は「共有の習慣づけ」
2. 「不確かな情報をクリアにしたい」ーそんな声から生まれた「GroupSession」
3. コミュニケーション不足を解消する無料ツール
4. コスパの良さの裏にある3つの企業努力
5. 後悔しないグループウェアの選び方
6. 使い勝手のトレンドを追いかけ、ユーザビリティーを高めていく
7. サービス紹介：無料・ユーザー数無制限からスタートできるグループウェア

業務円滑化をかなえるグループウェア。活用の秘訣は「共有の習慣づけ」

「GroupSession」は、2000年に開発されたWeb型のグループウェアです。サーバー1台にインストールすれば、ユーザーはブラウザーを介して利用できます。スケジュール、施設予約、掲示板、ファイル管理など、組織のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を促進するための機能が備わっています。

スケジュールや掲示板、回覧板、施設管理など、社内コミュニケーションを円滑に行うための機能が充実

メインポータルにはさまざまな機能の最新情報を集約。自分好みにカスタマイズもできる

ここ数年でテレワークが広まり、従業員がオフィス以外で勤務することが多くなったため、グループウェアを導入する企業様が増えましたが、中小企業の普及率は5割に満たないという感覚を持っています。

去年から今年にかけてグループウェアに関するアンケートを取らせていただきました。「グループウェアや社内ポータルに似たツールを使っていますか」という質問に対して、従業員数100名以下の企業様の8割が使っていないと回答しています。チャットを行うツールや、社内独自のサービスは使っているという声もあるのですが、グループウェアのようにスケジュール管理からファイル共有までオールインワンの機能が整っている製品を使っている中小企業様は少数派だと認識しています。

導入している企業様でも3年くらいの短い期間で解約されることがあり、その場合にもアンケートを取らせていただいています。解約理由で一番多いのが、「社内に情報共有をする文化や習慣が根付かず、社員に活用してもらえなかった」というもの。「どうしたらもっと活用してもらえるか」というお問い合わせに対しては、「怖がらずに会社の大事な情報をどんどん共有してください」とお願いしています。

オフィスでも自宅でも、業務を開始したら一番最初に何をするかというと、大体の方がメールチェックだと思います。メールをチェックした後にブラウザーを立ち上げて、スケジュールを確認したり、掲示板に目を通したりという一連の流れの習慣づけを、人事・総務担当者が率先して行うことが重要です。カレンダーにいちいちスケジュールを登録したり、データを逐一共有したりするのは面倒くさい反面、グループウェアを開けばすぐに情報が分かる利便性を手に入れることができます。情報を共有することのメリットを実感して社内に根付かせることが、グループウェアを活用する鍵だと思います。

「不確かな情報をクリアにしたい」ーそんな声から生まれた「GroupSession」

「GroupSession」のリリースは2000年です。当時は企業にもインターネットが普及し始めた頃ですが、今のように1人1台パソコンが貸与されるのではなく、複数人で共有して使うような時代でした。

そうするとさまざまな課題が出てきて、その中でも問題だったのはスケジュール管理が徹底されないということ。
「今日この人は出社するのか、しないのか」、「今どこで何をしているのか」と把握しきれないという状態が、上司や総務・人事の方を悩ませていました。そのような課題を解消するために開発されたのが「GroupSession」です。

業務における不確かな情報をなくしたいという弊社の考えと、全社員を一元管理したいという各企業のニーズがマッチし、現在まで多くの企業様に導入いただけるグループウェアになりました。

コミュニケーション不足を解消する無料ツール

グループウェアを導入する企業様の目的として、「情報共有不足の解消」があります。導入以前は、社内のホワイトボード掲示やメールの全社送信で情報を周知させていたという企業様が多く、どうしても一方通行のコミュニケーションになりがちなんですよね。相互コミュニケーションをとるためにグループウェアの導入を決めるというわけです。

数あるグループウェアの中でも、「GroupSession」は無料で利用できる点が最大の特徴です。1台のサーバーにインストールすれば全社員が利用できるので、初期コストをかけずに導入できます。機能などを細かく説明するよりも、まずは使うことでグループウェア導入のメリットを感じていただけると思いますので、無料でサービス提供することを身上としています。

コストを懸念点に挙げる企業様は非常に多く、導入後にどのような成果がもたらされるかを気にされます。グループウェアの中には、全社員分導入すると膨大な金額になるサービスもあり、導入した結果活用できなければ会社として大きな問題になる。そういったことを考えると導入の見通しが立てづらいということがあるようです。

導入コストを抑えるために、自社でシステム開発に取り組む企業様もいるのですが、人件費やサーバー稼働のための電気代など、見えないコストがのしかかってきます。「GroupSession」のコスパの良さを知っていただくために、弊社は数年先までのコスト計算や将来的な変化への対応力を提示して、導入をご提案させていただいています。別途ソフトをインストールする必要がなく、ブラウザーが使えれば導入環境が整うという敷居の低さが弊社の強みであり、評価いただいているポイントです。

無料・ユーザー数無制限、ソフトのインストール不要など6つの魅力がある

無料版をお使いいただく中で管理が手詰まりになったり、データのバックアップ中にもシステムを止めたくない場合には、それらを解消する機能が備わった有償版をご案内しています。

有償版導入の理由として特に多いのが、情報システム担当者の負担軽減です。それから担当者の退職や休職により、業務を引き継がなければならない場合に備えて、有償版に移行して持続性を確保するケースが多いですね。まずは使っていただいて利便性を体感したのち、必要であれば自社に合ったプランも検討いただくというのが弊社の考えです。有償版であったとしてもコスパのよさはどこにも負けません。例えば「GroupSession byCloud」というプランは1ユーザー300円から利用開始でき、他社と比べて費用が抑えられます。

GroupSession byCloudの料金プラン。利用規模に合わせて3つのタイプが選べる

従業員数が多い企業様には「専用サーバプラン」というクラウドのサービスをご用意しています。通常クラウドサービス場合、ユーザー数が増えるほど費用がかかる料金体系が多いですが、弊社は専用サーバーを貸し出す形で提供しております。1,000人程度でご利用いただけるサービスで、一人あたりで換算すると圧倒的にコスパが良いという点が魅力です。いずれのプランも、非常に分かりやすい料金体系だと自負しております。

コスパの良さの裏にある3つの企業努力

「GroupSession」を無料でサービス提供できるのには、3つの理由があります。

理由1：過剰な広告費をかけない

まず言えるのは、過剰な広告費をかけていないという点です。「無料であることが最大の広告」と考えています。グループウェアを導入したいけどあまりコストをかけられない企業様は、製品を調べる際「グループウェア　無料」と検索すると思います。そうすると、弊社の製品がお客様の目に留まる。他社様の製品と比較して、敷居の低さが決め手となり、選んでいただくということが多いです。

理由2：プッシュ営業をしない

対面営業をしない点も我々の営業スタイルの特徴です。お問い合わせをいただいた際は、出向いて営業させていただきますが、一方的なプッシュ営業やテレアポなどはしていません。その時間を使って、提供価値の部分を高めるための努力をしているということです。

理由3：値引き販売をしない

弊社は代理店を通さず、ワンプライスで販売する方針を取っています。そのため、値引き販売は基本的にしておりません。値引き販売をしない＝お客様に最安価格でご提供しているということになります。料金体系が明朗である点が、多くのお客様に信頼いただき、導入を広げられる理由なのかと考えております。

後悔しないグループウェアの選び方

今後、グループウェアの導入をお考えの企業様に向けて、弊社ではサービスを選ぶ3つのポイントを紹介しております。ぜひ、検討材料にお役立ていただければ幸いです。

必要機能を整理する

グループウェアは機能が豊富であれば良いというものではありません。自社に必要な機能を網羅しているということが重要です。

多彩な機能が備わっている分価格が高かったり、できることが多すぎるあまり使いこなせなかったりと、課題につながってしまいます。自社に必要な機能は何なのかを見極めてサービス選びをするのがおすすめです。

3～5年分のコストシミュレーション

弊社は、お客様に3年から5年分のコストシミュレーションをお願いしています。製品の中には、ワンユーザー150円から使えるとうたっているものもあります。しかし、ひもといていくとデータ容量やオプション追加によって課金が必要で、後々費用がかさんでしまう場合があります。

一方で価格が高めな分、さまざまな機能が備わっている大手製品を導入したとしても、使いこなせなければロスになってしまいます。サービスを継続利用していけるように、長い目でコストシミュレーションすることが大切です。

社内の変化にも対応できるサービスを

最後に、長い間使い続けるツールですので、将来的に社内の体制が変化した場合も問題なく使えるサービスを選んでいただきたいです。

例えば、担当者の部署異動、退職や休職があっても引き継ぎしやすいかどうか。テレワークを導入した時に、社外からも管理できるかどうか。もし対応できていない場合、問題に直面した時に製品を変えて、さらに社内教育を一から進めなければなりません。コストがかさんでしまう問題ですので、変化にも柔軟に対応できるという視点を忘れずに選んでください。

使い勝手のトレンドを追いかけ、ユーザビリティーを高めていく

Webシステムは常にトレンドが移り変わる分野だという認識を持っています。リリース当初は使い勝手がいいなと感じる製品も、使い続けるうちに課題や不満が出てくるものです。弊社はそんなユーザーの変化にも対応し、常に”使い勝手のトレンド”を追いかけていきたいと考えております。そのために、定期的な大型アップデートを行って成長していきます。

近々、スマートフォンアプリを刷新する予定です。正直、従来のアプリの使い勝手の良さは競合他社様のレベルに達していなかったと自己評価しております。まずは他社様に追いつき、そしてよりユーザビリティーが高いサービスを提供していく計画を立てております。ぜひ今後のチャレンジも注目していただきたいです。

※情報は取材時点。記事内の画像は日本トータルシステム株式会社より提供。

サービス紹介：無料・ユーザー数無制限からスタートできるグループウェア

「GroupSession」
スケジュール、施設予約、掲示板、ファイル管理など多彩な機能を持ち、組織のコミュニケーションを円滑にし、情報共有を促進するグループウェア。ユーザー数無制限、無料で利用できるのが最大の特徴。「GroupSession」をインストールしたサーバーを1台用意し、ユーザーは社内ネットワークを介してWebブラウザーからアクセスすることで簡単に利用可能。

詳細および資料請求はこちら
https://at-jinji.jp/service/978/1201

会社情報

日本トータルシステム株式会社
本社：〒004-0015 札幌市厚別区下野幌テクノパーク1-2-8
代表：代表取締役社長 赤坂直美
設立：1979年8月1日
事業内容：グループウェアの開発及び販売、WEBサイト・WEBシステムの構築、SNS向けアプリ開発、モバイル端末用ビジネスアプリケーション開発、モバイル端末用ゲーム開発、Windows向け業務アプリの受託開発、Windows対応パッケージソフトウェアの開発及び販売、コンピュータシステムのコンサルティング、コンピュータ及び周辺機器の販売
HP：https://www.sjts.co.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】