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タイムマネジメントとコミュニケーションを促進。ワークとライフを両立する働き方改革支援ツール【朝メールドットコム🄬】

2023.09.05

働き方改革関連法が施行される10年以上前から働き方改革に着目し、多くの企業の働く環境を改善してきた株式会社ワーク・ライフバランス（東京・港）。社内での実体験と積み重ねてきたノウハウを生かして開発したのが「朝メールドットコム🄬」だ。同サービスの特徴と強みについて、広報営業責任者でワーク・ライフバランスコンサルタントの桜田陽子さん（下写真）に伺った。【2023年5月25日取材：池田亮貴、文：森本梨紗】

株式会社ワーク・ライフバランス広報営業責任者でワーク・ライフバランスコンサルタントの桜田陽子さん（株式会社ワーク・ライフバランス）

目次

一日の始めと終わりにチェックして働き方を変える「朝メールドットコム🄬」
「朝メール」によるタイムマネジメントで仕事の無駄を抽出＆削減
4つのステップで働き方を振り返り。主体性が改革を推し進める
シームレスなコミュニケーションで心理的安全性を向上
ワークとライフの両立で生まれるシナジー
サービス紹介：時間の使い方を見える化する「朝メールドットコム🄬」

一日の始めと終わりにチェックして働き方を変える「朝メールドットコム🄬」

弊社は「株式会社ワーク・ライフバランス」という社名の通り、ビジネスパーソンの働き方に注目し、講演や研修、コンサルティングを行っている会社です。2006年の創業当時は、ワークライフバランスという言葉を社名にできてしまうほど、概念が浸透していなかったのですが、その頃から「働き方」に注目してサービスを提供してまいりました。今まで3,000社以上に講演や研修、コンサルティングという形で働き方改革のお手伝いをしています。

弊社は残業ゼロ、有給100%取得という働き方を全社員が行っております。そのような働き方を管理・サポートしてくれるのが、業務改善・仕事効率化システムの「朝メールドットコム🄬」というツールです。出社したら必ず朝メールを書いて、終業前に今日一日どうだったか、その日予定したとおりに過ごせたかと振り返るものです。

1日の予定を15分単位で入力してタイムマネジメントを行う

「朝メール」によるタイムマネジメントで仕事の無駄を抽出＆削減

「朝メールドットコム🄬」開発のきっかけは、社長の小室（淑恵）から一人の社員へ向けた「一日どんな仕事をしているのかよくわからない」」という言葉でした。一週間どんな仕事をしているのか紙に書き出してみたところ、毎日一生懸命働いているけれど、限られたアウトプットしかできていないことがわかったのです。資料作成やお客様の電話対応、経理業務など、自分が予定していた以上に時間をとられてしまっている業務がいくつもありました。

そこで、朝に予定を立てて夜に振り返るという習慣を始めました。1日の振り返りをすることで、「資料作成に時間を要したのは事前準備が足りなかったから」とか、「事前連絡をしなかったために、お客様からか確認電話がたくさんきてしまった」とか、仕事が膨らむ要因が見えてきました。

その作業を繰り返すことで仕事が効率化され、残業時間を減らすことができました。そのうちにお客様からどうすれば残業なしで働くことができるのかと問い合わせを受けるようになったのです。自分たちが行っているノウハウは社会から求められていることなのかもしれないと気づき、「朝メールドットコム🄬」が誕生しました。

現在は様々な業界・組織で活用いただき、特に近年は建設業界や医療業界など多岐にわたってご利用いただいています。中でもバックオフィスの方々には特に働き方改革推進の助けになっていると評価いただいています

管理部門の方々は自社の残業時間がどれくらいか把握している一方で、なぜこんなに時間がかかっているのか詳細が見えないという課題をお持ちです。上層部から残業を減らすよう指示を受けても、何をすればよいかわからないときに「朝メールドットコム🄬」が役立ちます。チームや部署全体で時間の使い方を分析して無駄を洗い出すことで、社員一人ひとりへ改善活動を促すことができるのです。「朝メールドットコム🄬」で業務を可視化し、余分に時間がかかっている作業の見直しや改善をすることで、残業時間の削減が可能になります。

何に時間を使っているか、朝立てた予定と夜振り返って確定した時間の差異をみたり、時間の使い方を個人、チーム単位で分析ができる

4つのステップで働き方を振り返り。主体性が改革を推し進める

働き方改革を推進する際には4つのステップがあるとお伝えしています。

１.　現在の働き方を確認する
２.　業務の課題を抽出する
３.　カエル会議*で働き方を見直し
４.　見直し施策の実施

現在の働き方を確認して課題を抽出。抽出した課題について「カエル会議🄬」で見直す。チームメンバーで課題解決のためのアイディアを出し合い、見直し施策として実施してみる。それがうまく行けば続け、課題が残れば再度「カエル会議🄬」で解決策のアイディアをだして実行する。

このサイクルが、弊社が提唱する働き方改革のメソッドです。働き方を確認して業務課題を抽出するという部分に「朝メールドットコム🄬」が役立つのです。

「朝メールドットコム🄬」の特徴は、社内外の打ち合わせから自分の作業時間まで、15分単位でスケジュール入力できる点です。始業から終業まで1日の予定を埋めていただきます。そうすることで１つの作業にどれくらいの時間を使っているのかが見えて、効果的な振り返りができます。

＊カエル会議：株式会社ワーク・ライフバランスが考案した、働き方改革に不可欠な会議のこと。チームでめざす目標(ありたい姿)を設定し、その目標達成にむけた課題を抽出して、改善案を策定する会議。“カエル”という言葉には「仕事を振り返る」「働き方を変える」「早く帰る」「人生を変える」という4つの意味が込められている（同社サイトより）。

また、業務効率化や残業時間削減の効果を体感するには、一定期間ご利用いただく必要があるため、導入を検討する企業様に対して、長めのトライアル期間を設定しています。どれだけの工数を削減できるか、ほかの人がどんな仕事をしているかなど可視化させることで、「朝メールドットコム🄬」の導入メリットを理解いただけると思います。

ツールを導入したからといって働き方改革が推進されるわけではありません。一人ひとりが改革の必要性を理解し、主体的に取り組んでいくことが必要不可欠です。なぜ働き方改革をするのか全社員が納得し、その上でツールを活用いただくことが最も重要です。

シームレスなコミュニケーションで心理的安全性を向上

またコミュニケーションツールとしても真価を発揮します。

リモートワークの場合、オフィスと在宅で顔が互いに見えないと、部下はサボっていると思われないか不安になり、上司は部下がちゃんと働いているか気になって、相互に疑心暗鬼になる状態が発生しがちだと思います。そのような課題をお持ちの組織に「朝メールドットコム🄬」を取り入れていただくと効果的です。

1日の時間の使い方が明示できますので、部下にとっては「この時間は上司の手が空いていそうだから相談してみよう」と連絡をとるきっかけになりますし、上司は「この時間は資料作りを依頼しよう」と効率的な作業振り分けができます。遠隔でもシームレスなコミュニケーションがとれる点は、導入企業様からも反響をいただいております。

在宅ワークをしているとオフィスの空気感がわからず、ほかの人がどのように働いているか気になると思います。「朝メールドットコム🄬」を活用すれば互いの状況がわかるので、、社内の繁忙感などが感じられると考えています。その機能を果たすのが「コメント欄」です。1日のタスク宣言や、体やメンタル面の調子を報告する場として活用できますし、気になることを書き込んで他の人に回答を求めることも可能です。情報交換ができる機能として効果的に活用いただいています。対面だと体調やメンタルの様子を目で見て確認できますが、オンラインだと難しい部分があります。その壁を低くするために、「朝メールドットコム🄬」のコメント欄は力を入れたポイントです。

株式会社ワーク・ライフバランスでは、社員全員が在宅勤務を基本として働いていますが、普段対面で会っていなくても、毎日の同僚の動きや様子がよくわかります。コミュニケーションに支障を感じることがないのは、「朝メールドットコム🄬」の「コメント欄」のおかげだと言えるでしょう。

昨今、働き方改革において「心理的安全性」というキーワードが注目されています。自分の意見や気持ちを、その職場の中でなら誰に対しても安心感を持って発言できる状態で、チームワーク向上や離職率の低下につながります。心理的安全性を高めるためには仕事上でのコミュニケーションはもちろん、その人の家庭背景や人となりを共有することも効果的です。

「コメント欄」はその部分を高めることにも寄与しています。導入企業様の中には、普段は控えめなタイプの方がコメント欄に自分の趣味やプライベートのことを書き込んだところ、ほかの社員とコミュニケーションの機会が増え、仕事でも意見交換がしやすくなったという事例があります。

タイムマネジメントのツールとしてはもちろん、コミュニケーションを促進させるツールとしても力を発揮するシステムです。

書き込みをきっかけに生まれるコミュニケーションで心理的安全性を高める

ワークとライフの両立で生まれるシナジー

「朝メールドットコム🄬」は、チームビルディングや組織開発に課題を持つすべての企業様にお使いいただきたいツールです。中でも、部下のタイムマネジメントやコミュニケーションに悩む管理職の方、心理的安全性を強化していきたい組織の皆さんの課題解決の助けになるはずです。

今後はさらに守備範囲を広げ、すべてのビジネスパーソンの方に役立つツールに成長させたいと考えています。限られた時間で効率よく仕事をし、仕事外では十分な休息をとっていい状態でまた出勤する。そんなウェルビーイングを実現するツールとして「朝メールドットコム🄬」を取り入れていただきたいです。

1日の勤務終了後、翌日の出社までの間に、一定時間以上の休息時間を設けることで生活時間や睡眠時間を確保する考え方を勤務間インターバルといいます。「朝メールドットコム🄬」では、勤務間インターバルをちゃんととれているか可視化できるようになっていますので、上司の方や管理部門の方は部下の健康管理も一目瞭然でできるでしょう。ワークとライフの両立でシナジーを生んでいければと考えています。

参考情報：桜田陽子さんのプロフィール（同社提供）

※情報は取材時点。画像は株式会社ワーク・ライフバランスより提供。