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簡単・分かりやすいCMSで社内コミュニケーションを活性化【ザ社内報】

2023.08.22

時代の変化に新型コロナウイルスの流行が拍車をかけ、リモートワークが普及する中、企業内でのコミュニケーションが大きな課題となっている。そんな中、株式会社スマートメディア（東京・港）は、750サイト以上に導入された実績を持つサイト構築サービス「Clipkit」をベースにしたWeb社内報サービス「ザ社内報」を提供する。
執行役員兼ソフトウエアエンジニアの小川虎太郎さんと、セールスマーケティングチームマネジャーの夏井悠さんに、サービスの特徴や社内報を活用したコミュニケーション課題の解決法について話を伺った。【2023年6月12日取材：池田亮貴、文：鈴木詩織】

夏井悠さん（左）と小川虎太郎さん

目次

社内報で情報共有とコミュニケーション活性化
積極的な情報発信で社員を一丸に
簡単、分かりやすいCMSで使いやすく
社内報の強みはインナーブランディングと双方向発信
セキュリティ対策も簡単・確実
今後は時代とニーズに合わせた機能もリリース
サービス紹介：使いやすさを追求したWeb社内報サービス「ザ社内報」

社内報で情報共有とコミュニケーション活性化

「ザ社内報」は、社内報に特化したCMSを提供しているサービスです。
これまで、特に大手の会社さんなどは紙で社内報を運営しているケースが多くありました。目安として従業員30〜50名くらいと会社の規模が大きくなればなるほど、経営層の意思決定や社内での情報共有に時間がかかる傾向にあります。このようなとき、全社へのスピーディーな情報共有のために、CMSによる社内報（ザ社内報）をご活用いただけます。

テンプレートを使用して手軽に情報発信が可能

また、実際の活用方法として多いのは、メンバー間でのコミュニケーション活性化です。大きくこの2点が、弊社の「ザ社内報」をご利用いただく目的だと認識しています。

社内コミュニケーションの活性化に関しては、例えば記事を書いたときに他の部署の人がコメントをくれるコメント機能などがあります。また新着記事やランキングも表示されますので、自分の記事がランキングで上位に上がってくると嬉しい、ということもあります。社内のコミュニケーションが活性化するだけでなく、社員のモチベーションにもつながるのではないでしょうか。

コメントや「いいね」でコミュニケーションを促進

このように、大きくは経営層からの情報共有と、メンバー間でのコミュニケーションなどの部分に、ご活用いただけるサービスです。

Web社内報を導入する企業が増加

感覚的に、社内報の取り組みを行っている会社さんは増えてきているという印象があります。実際の数値がないのではっきりとは言えませんが、社内報をWebやCMSの形で出していらっしゃる会社さんはまだ3、4割くらいではないでしょうか。残りには、紙のケースと、コンテンツとして情報を発信する場を作るのではなく、社内の人だけが見られるイントラネットなどに、ニュースのようなものを出しているだけ、といったケースが含まれていると思います。

社内報を通してインナーブランディング的な取り組みをしている企業さんも増えていると思います。ここ数年で、リモートワーク、働き方改革、コロナなどにより、リモートワークが増えてきています。恐らくそのために、社内でのコミュニケーションが薄くなっていたり、なかなか経営陣のメッセージが伝わっていなかったりといったことが起こっているのではないでしょうか。

社内報に参加することで、社員同士が記事を書いてそれにコメントしたり、記事を見て「いいね」したりするというコミュニケーションが取れます。コロナの影響で、今まで取れていたコミュニケーションが希薄になったので、それを違う形で解消していきたいというニーズも実際にあります。

社内報の課題

また、導入される時の理由として、人事部さんが主導の場合、離職率という言葉をよく聞きます。離職率をひも解いていくと、会社の経営理念や経営層の考え方など、または他部署にどんな社員がいるのか、どんな事業やプロジェクトをやっているのか、といった部分が見えていれば、歯止めをかける効果があるのではないか。そういう期待感を持って導入されるケースが多いです。

閲覧されているという結果が見えるというのも利点です。誰が見ているか見ていないかも分かりますし、効果測定もできて、双方向にできます。

アクセス状況など結果が見える

積極的な情報発信で社員を一丸に

Web版のほかにアプリ版も提供しているので、通知が遅れることも、そもそも毎回ログインをする必要もありません。社員が見やすい環境を作ることができます。また、誰が見ているかということも管理者側で確認できますので、見られるためのコンテンツづくりをしていくにあたり、データに基づいてPDCAを回すなどの用途にも、幅広く使っていただけます。

アプリ版のイメージ

また、紙の社内報を運用していた場合ですと、制作時間のコストのほか、今は紙のコストが毎年上がっているという事情もあります。したがって、コスト削減したいという課題をきっかけとしてWeb社内報を検討するケースもあります。
Web社内報であれば手軽なので、書く内容さえあればコンスタントに情報を発信できます。コンテンツや情報の質などという内容面よりは、情報発信を積極的にしていけるという方が、利点としては強いと思います。

社内報は、見るだけでは自分が参加できている感じがありませんが、自分が発信者になると、もっと会社のことが好きになれるし、他の人のことも知ろうと思うし、自分のことも知ってほしくなる。そういう形で、会社が一丸となるためのツールになればいいと思っています。

簡単、分かりやすいCMSで使いやすく

「ザ社内報」は、コーディングやプログラミングの知識がなくてもページを作成できる、いわゆるノーコード対応という面でも評価いただいています。CMS上で記事を作るときに、ページに表示したい内容を挿入していくのですが、挿入するパーツの種類を、画像や動画など、いろいろ取りそろえてあります。そのため、簡単に操作できます。

社内報の担当部署は、人事部さんか広報宣伝部さんの2つのケースがあるのですが、どちらにせよWebの制作の経験などはあまりない方が多い部署ですよね。そういった部署の方々に、「ハードルが低い」「簡単だからできそう」という評価をいただいています。

人事部や広報宣伝部の担当者が「分かりやすい、使いやすい、簡単だ」と思えるCMSを

われわれとしては、「簡単にノーコードで記事やコンテンツ、ページが作成できるというCMSがある――」。この世界観を広げていきたい、浸透させていきたいという思いを持っています。他社さんのCMSやオープンソースのCMSなど、いろいろなシステムがありますが、人事部や広報宣伝部の担当の方からするとやはり難しい印象のあるCMSが多いと思います。そこで、世の中にこういう、「CMSが分かりやすい、使いやすい、簡単だ」という世界観を浸透させるというのが、かなえたい未来ですね。

もともと、小川が代表をしていた別の会社がスマートメディアと一緒になったことで社内報を始めたという背景はありますが、使いやすさで言うと、日々アップデートをしています。われわれは、自分たち自身がメディアを運営する会社であるっていうバックボーンがありまして、自分たちが運営する側の立場でもあるために、「どういう使い方をしたらいいのか」「どういう機能があったら使いやすいのか」ということを自分事として考えられるというのが、強みというか、背景としてサービスの使いやすさにもつながっていると思います。

社内報の強みはインナーブランディングと双方向発信

お問い合わせいただく会社さんからは、当然、同じWeb社内報を実現するツール、例えばWordPressのようなツールや、またはWeb社内報そのものをサービスとして提供するような会社さんもあるので、それらのサービスと比較検討されます。
加えて、これは社内報にありがちな現象だと思いますが、もう少し大きな粒度で比較されるお客様もいらっしゃいます。つまりWeb社内報を導入するか、グループウエアを導入するか、SNSを導入するか、というレベルで検討されるお客様もいらっしゃいますね。

それぞれがソリューションになると思いますが、機能面がやはり少しずつ違います。例えばSNSだと、インターナルコミュニケーションにはなるかもしれませんが、インターナルブランディングには使いづらい。グループウエアだと、どうしても一方通行になってしまうので、多くのコミュニケーションが発生せず、参加性がない、など。一方のWeb社内報はブランディングにもなりますし、双方向に機能しますが、SNSほどにはコミュニケーションツールとして使いやすくはないなど、それぞれ一長一短があると思います。Web社内報の長所は、第一にインナーブランディングとして機能すること、次に双方向で参加できることです。

セキュリティ対策も簡単・確実

「ザ社内報」独自の強みは記事作成画面のハードルの低さですが、もう一つ、必ずお客様から求められるものとして、セキュリティ対策がなされているシステムかということがあります。扱う情報が一企業内の社員さんの情報ですとか、場合によってはその会社さんのプロジェクトや事業に関わる情報なども載る可能性があるので、非常に皆さん気にされます。

よく比較対象になるのですが、例えばWordPressを使うと、やはりオープンソースなのでどうしてもエンジニアが面倒を見なければならず、コストもかかってしまいます。当社のようなサービスであれば、セキュリティ面などをエンジニアに担当させることも必要ないので、そこは強みの一つです。

安心のシステム（株式会社スマートメディア）

Web社内報を導入しようとする企業さんは、ほぼ100%、複数の会社に話を聞いて比較されます。その中で、機能面がそんなに大差ない場合、僕がいつもお客様に言っているのは、もちろん価格面は各社違いますので、比較検討する要素になりますが、もう一つ、実際その記事制作画面の触りやすさは、各社かなり特徴があるということです。そのため、検討する際は実際にデモサイトを触っていただくのが一番早いと思っています。

今後は時代とニーズに合わせた機能もリリース

独自の機能として、まだベータ版ですが、最近、AI（人工知能）が記事制作のアシスタントをしてくれる機能をリリースしました＊。このAIアシスタント機能は、OpenAIのエンジンを使っています。ChatGPTが使っているエンジンです。ご存知だと思いますが、ChatGPTは、Web上にオープンになっている情報や著作権フリーになった著作物などの情報を集約して、AIに処理させて学習させています。

これからAIもどんどん多様化していくはずで、社内報はやはり企業内のクローズドな情報を扱いますので、そこに登場してくるAIも、もちろん社外に漏れてはいけない。セキュリティ上のこともありますし、クローズドな企業内だけでのローカルな情報を学習するAIが出てくるはずです。「ザ社内報」に関しては、そういったAIの活用も、今後必ず出てくるだろうと思っています。

＊参考：Clipkit®︎がGPT-3.5を活用した記事作成AIアシスタント機能（β版）提供開始

また、まだリリースできていないものとして、離職率の話につながりますが、例えばある社員さんが、普段はよく社内報を見てくれいたのに、突然見てくれなくなった、などの目視確認だと検知しにくい変化を検知する機能をつけようという話も、現在出ています。特に人事部さん向けにシグナルをお知らせするものとして、要望もありますので、今後実装していきたいと考えています。

こうした、時代やニーズに応える機能もリリースし、CMSの分かりやすさも訴求して、インナーブランディング、離職率改善、コミュニケーションなど、課題解決のお役に立っていきたいと思います。

※情報は取材時点。記事内の画像は株式会社スマートメディアより提供。