簡単な「管理権限移譲」で現場のスムーズな情報共有・仕組化を実現【Garoon】

近年、ビジネスにおいて情報共有が重要視されてきている。これは、組織内のコミュニケーションをスムーズにし、意思決定を迅速かつ効率的に行うための基盤となるためだ。

サイボウズ株式会社（東京・日本橋）が提供する「Garoon(ガルーン)」はスケジュール管理、コミュニケーション機能、申請ワークフローなど多くの機能をワンパッケージで提供し、情報の共有を容易にするグループウェアだ。今回はGaroonプロダクトマネージャーの足立宜親（右写真）さんに、Garoonのサービス概要と強みについて話を伺った。【2023年5月29日取材：池田亮貴、文：遠藤宇宙】

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情報の共有によって業務効率化につなげるグループウェア

Garoonは組織の情報共有のために必要となる多様なツール・サービスを提供しています。組織によって使い方はさまざまですが、主にスケジュールの共有機能が多くのユーザーに利用されています。さらに社内全体に対して手軽に情報を伝達できる掲示板や、限られた人たちの間だけでメッセージのやり取りができるコミュニケーション機能、社内の申請を電子化できるワークフローのほか、多彩なアプリケーションがあります（下画像）。

これらの機能はGaroonという名の製品としてワンパッケージで提供・ 販売されており、ユーザーが目的に合わせた機能を利用できるツールとなっています。Garoonの製品カテゴリーは、一般的にグループウェアに該当します。

Garoonが提供する価値は、各従業員が持つ情報を共有し、多くの人が確認することで効率よく仕事ができることです。さらに容易な情報共有を可能にすることで、従業員間の交流を促進し、通常のグループウェアを超えた価値を提供したいとも考えています。

Garoonの具体的な機能の一例として「掲示板」があります。これは、連絡する際にあらかじめ設定したカテゴリを指定するだけで、特定の人々に通知が届くように設計されている機能です。

例えば、人事部門から新しい人事制度を開始するという通達を出したいとします。その場合は掲示板内に「人事部からのお知らせ」というカテゴリーを作成し、該当する人々を宛先に登録します。すると、そのカテゴリーを指定してメッセージを送れば、対象の人たちに通知が入ります。

また、宛先に入っていない掲示についても、「公開」設定になっていれば自由に見ることも可能です。例えば、人事部門に所属しているが、営業の動きが知りたい場合は、営業カテゴリーをフォローすることでその通知も受け取れます。Garoonによる情報共有によって、個々の従業員が自分の興味や必要に応じた情報にアクセスすることが可能となります。

情報共有ができないことで生まれる「当たり前」の手間をなくしたい

私が新社会人だった2006年頃、社内では常に内線の電話が飛び交っており、よく他の部署から「〇〇係長はいらっしゃいますか」のような内容の着信がありました。

そのような時に私は電話を取り次ぎ、その人がいない場合は「行き先掲示板」（社員の行き先と戻る時間が書かれたホワイトボード）を見て、「〇〇係長は11時に戻る予定で今外出中です」と伝えていました。その後「◯時〇〇分に〇〇支店の〇〇様からお電話がありました」とメモを作成して係長の机に置く必要があり、応対から伝言まで多くの手間がかかっていました。

しかし当時は情報共有が円滑でないことによって発生するこのような問題も、当たり前のこととして受け入れていました。サイボウズのビジネスは、その当たり前の手間を、「情報をオープンにすることで解消したい」という考えから始まりました。

Garoonの強みは操作の簡単さと使いやすさ

Garoonの最大の強みは「使いやすさ」です。何度もユーザビリティテストを行い、⼈間の行動特性を徹底的に追及しユーザビリティを考慮したデザイン、操作性を実現しています。 また、ボタン文言を動詞にする、自然な目線の動きにあったレイアウトにするなど、使いやすい画面設計にこだわっています。

また、アクセス権設定も柔軟に行えることで、特定の従業員だけに閲覧権限を与えることもできます。さらに、現場の運用担当者に管理権限を移譲することもできるので、運用担当者自身が部署に合わせた方法に設定することも可能です。

もちろん全体の管理者として、会社全体のルールを設定することも可能です。一部のルールを厳格に、他の部分を柔軟に設定することで、必要なルールは守らせつつ、現場の人が効果的にツールを使いこなせる環境が整います。また、管理者がルールを詳細に設定することで現場の人が使いにくさを感じるといった問題の解決にもつながるでしょう。

Garoonの使いやすさの要因は充実したサポートにあり

開発ノウハウの蓄積はGaroonが使いやすいと感じられる大きな要因だと思います。Garoonは販売開始から約20年間、多くのユーザーからのフィードバックをもとに開発、運用しています。

製品に対するフィードバックについては、ユーザーからサポートチーム経由でいただくことが多いです。その他アンケートや諸々の調査を通じても意見を集めています。

テクニカルサポートでは導入いただいた後、問題点や疑問点があればお問い合わせすることが可能です。ご契約から間がないユーザーに対しては立ち上げ支援の電話サポートや各種セミナーへの案内など、Garoon導入の際に困り事が出ないような多様な支援を行っております。

特にユーザーから高評価を得ているテクニカルサポートには製品に関するフィードバックを多くいただいています。サポートチームから共有された課題は、開発に活用するケースもありますし、体制的な改善につながることもあります。

真の意味での情報共有に役立てるツールでありたい

Garoonの主なターゲットは、情報が全員に適切に行き渡らないことで何かやりづらさを感じていたり、逐一確認を取らないと物事を進められない業務をしていたりする企業や組織です。

現在、多くの企業は情報共有を意識しています。社内でチャットツールを導入したり、全員をCCに入れてメールを送信したりするなど、情報共有するための手段は多岐にわたるでしょう。しかし、これらの手段が常に問題なく利用されているわけではありません。

例えば、チャットを使用する際には、全員が見られる場所に投稿することもあれば、ダイレクトメッセージでやり取りすることもあるでしょう。また、全員をCCに入れることがルールとして設定されているメールでも、結局は個々でやり取りしてしまうことで情報共有が上手くいかないという問題が生じることもあります。

このような状況に陥っている企業は、真の意味での情報共有が実現できていない可能性があります。さまざまな情報をオープンな場所で共有することにより、多くの人々の業務が効率化されたり、多様な新しいアイデアが生まれたりすることが期待できるでしょう。Garoonは、これらの目標を達成できる真の意味での情報共有の実現に役立つことを目指しています。

※情報は取材時点。記事内の画像はサイボウズ株式会社より提供。

サービス紹介：情報共有により業務をスムーズに進行させるグループウェア「Garoon」

「Garoon」
Garoonは、スケジュール・掲示板・ポータルなど、組織の情報共有に必要な機能を提供するグループウェアである。現場から管理職まで浸透しやすく、他システムとの連携がしやすい点が強みで、専門知識なしでも操作できるわかりやすい管理画面や、管理権限の移譲により、運用管理を効率化できる。

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サイボウズ株式会社
本社：〒103-6027　東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー
代表：代表取締役　青野 慶久（本名：西端 慶久）　
設立：1997年8月8日　
従業員数：1,115名（2022年12月末 連結）、870名（2022年12月末 単体）
事業内容：グループウェアの開発・販売・運用、チームワーク強化メソッドの開発・販売・提供
HP：https://cybozu.co.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】