システム構築を現場で簡単に。多様な業務を効率化するプラットフォーム【kintone】

業務に関する情報を一元管理していないことで情報が点在してしまい、次のような問題が起こっている企業は多いだろう。

•  情報が属人化してしまい、顧客・案件管理において対応漏れや二重対応が起こる
•  エクセルファイルが散在することで管理が煩雑になる

サイボウズ株式会社（東京・日本橋）が提供する「kintone(キントーン)」はチーム内の情報を共有することで業務の効率化につなげられるプラットフォームだ。今回は事業戦略室兼ビジネスマーケティング本部kintoneプロダクトマーケティングマネージャーの池田陽介さん（右写真）に、kintoneのサービス概要と強みについて話を伺った。【2023年5月26日取材：池田亮貴、構成：編集部】

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現場の人が改善しやすいプラットフォーム

われわれのkintoneという製品は業務改善のプラットフォームです。クラウドサービスの形で提供しており、2023年7月末現在で約3万社のお客様に使っていただいています。

現在のコンセプトは「現場の人の主体的な業務改善や業務の変化への継続的な挑戦を支援するプラットフォーム」です。専門的な知識が必要ないため、現場の人自身が自社に合ったシステムを構築しやすい製品となっています。

kintoneは「エクセルからのデータ移行や案件管理は可能か」とお問い合わせいただくこともありますが、もちろん、そういったことにも対応できるプラットフォームです。そのような単一業務だけでなく、自社に必要なシステム自体を簡単に作成することが可能です。

大企業の内製化に貢献するkintone

kintoneは単一のシステムではないプラットフォームですよと言いつつも、まだまだ日報・顧客管理・案件管理・エクセルからの置き換えなどに用いられることが多いです。それらのシステムや業務アプリを現場の方が業務や現場の変化に合わせてノーコードでつくっています。

チームが小規模である場合は、目の前の案件管理やエクセルに関して困っている業務を改善する形でよく用いられます。一方、チームがより大きな規模になるとシステムの内製化の基盤として使われるケースも増えてきます。

内製化の基盤として使われた事例として、大手電子部品・電気機器メーカー様の事例をご紹介します。

単純にkintoneを導入した効果だけを見ると、いわゆる脱メール化やペーパーレス化が推進できたみたいな見え方をされますが、単純に紙の業務がなくなるという話ではなく、kintoneを使うことで、部署内の多くのメンバーが「紙を使用しなくても良い」という意識に変わっていったことがポイントです。

そうすると、今後も社内の紙の業務がどんどんペーパーレスに改善されていきますし、ペーパーレスへの取り組みもチーム一丸となって実施できるようになります。多くの現場のメンバーがkintoneを使いこなすことで効果は青天井です。

これは、まさにサイボウズが理想としている「現場で発生した課題を、現場の方が自ら改善することを体現している」事例です。kintoneによってこういったお客さんをたくさん増やしていれば良いと考えています。

当初の開発コンセプトは「速さ重視」のファストシステム

最初の開発コンセプトは速さ重視のファストシステムでした。ファストフード・ファストファッションのコンセプトに近くて、とにかく早く・すぐにアプリの作成・利用ができるイメージです。2023年7月現在は、速さだけでなく継続的に業務改善ができることも強みなのですが、当時はこの速さがお客様のニーズと合致していました。

オンプレミス※1の場合だとある機能を追加したいとなったとしても、その導入や構築・開発に多くの時間やコストがかかってしまいます。そんな課題を踏まえて、クラウドサービスであるkintoneでは、使いたいと思ったときにすぐ試せて、パッと誰でもできることを重視しており、その速さと手軽さをコンセプトとしていました。

従来、業務システムを開発する際はしっかりと要件定義をして仕様をつくらなければなりません。このような、いわゆるウォーターフォール型開発の場合、開発に半年〜1年以上はかかります。その場合、今の早い世の中の流れだと、そのシステムを考えた瞬間は100点のシステムかもしれませんが、できあがったときはもう100点ではない状態になっている可能性があります。kintoneはそういった時代の素早い変化に対応可能です。

この図（下画像）は自社の人事が使っているシステムをざっくりと説明したもので、これがほぼ、kintoneで実現できています。

例えば、勤怠系だとタイムカードや休暇申請関係。人事評価系は給与評価。人材管理系であるならば、ジョブボードや個人の成長や部署の異動、給与の上がり方の記録などでkintoneを用いています。ジョブボートとは、部署ごとに社内に向けてこういう仕事を募集してますよと出す、社内に向けた採用募集のようなものです。

そういったバックオフィスに関係する社内の多くのシステムをkintoneなら、自社の業務に合わせて作ることができます。

※1オンプレミス：システムの稼働やインフラの構築に必要なサーバーやネットワーク機器・ソフトウェアなどを自社で保有・運用すること。

自分たちが管理しやすい形にシステムを改善できる

kintoneの強みは、現場の方が使用して気になった部分を自分たちで管理しやすいように改善していける点ですね。 自分たちで構築ができるがゆえに自分たちの業務スタイルに合わせたシステムを作成できます。

最近はノーコードツール※2とかローコードツール※3みたいな言葉が流行っており、知られる機会が増加しています。その調子でどんどん認識されることで、ITの知識がなくてもアプリケーションやシステムをつくれるという認識を持つ方がさらに増えると、その便利さがもっと広まるのではないかと思っています。

さらにkintoneでは開発したシステム同士を連携させることで、必要なときに必要な情報をとってこられるような設計が可能です。例えば、面談の履歴を残すシステムを目標管理システムや人事評価システムなどと関連させることで、目標管理や人事評価を行う際、過去に面談した情報を関連情報として表示させられます。連携が容易にできることから、それぞれのシステムはシンプルな設計でも良くなります。シンプルに設計できることで、業務理解が不十分な方でも使いこなせるようになります。

加えて、給与や健康関連のようなプライバシーに関する情報をkintoneで管理している場合は、一般社員やマネージャーなどのユーザーの種別によってアクセス権を柔軟に変更できるのも強みといえます。

※2ノーコードツール：コードの記述なしでシステムの構築・アプリの開発などができるツール
※3ローコードツール：少ないコードの記述でシステムの構築・アプリの開発などができるツール

パソコンを使うかどうかに限らず全ての会社の力になりたい

基本的に全ての会社さんにkintoneを使っていただければ良いなと考えています。その中でも特にわれわれのターゲットの中心となるのは、チームや部署・部門の中で業務に関する煩雑さを改善したいと思っているものの、良いツールがない・良い方法がないかと探しているような業務のリーダーや現場のリーダーなどです。また、そのような現場の問題を解決してあげたいと思っているIT部門（DXや情報システム部門）の方もターゲットです。

kintoneはブラウザベースのウェブアプリケーションなので、いわゆる製造業の現場のようなパソコンを必要としない業務が主である場合、カテゴリー的にはタッチできないと思われがちです。しかし、サイボウズの企業理念は「チームワークあふれる社会を創る」ですので、基本的にはパソコンの業務を必要としないような人たちもチームの一員として巻き込んでいきたいです。

実際にはそういった製造業などの現場においても、スマホやタブレットで簡易UIを用意して現場の方のデータ入力を容易にしたり、IoT機器と連携することにより現場の環境情報を自動的に取得したりするなど、現場の方はkintoneだという事を意識することなくご利用いただいているケースもあります。

そのような形でもkintoneのニーズはあるということで、あらゆる会社さんに使っていただけるサービスにしていきたいですね。

※情報は取材時点。記事内の画像はサイボウズ株式会社より提供。

サービス紹介：情報の共有を容易にできる業務改善プラットフォーム　「kintone」

「kintone」
kintoneは情報を一元化し、チームの仕事を可視化することで、全員が使いやすい環境を提供するプラットフォームである。ノーコードで直感的にシステムを構築できることから、現場の人が改善しやすい。機能も豊富であることから、あらゆる業種や職種、業務に対応可能である。

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会社情報

サイボウズ株式会社
本社：〒103-6027　東京都中央区日本橋2-7-1 東京日本橋タワー
代表：代表取締役　青野 慶久（本名：西端 慶久）　
設立：1997年8月8日　
従業員数：1,115名（2022年12月末 連結）、870名（2022年12月末 単体）
事業内容：グループウェアの開発・販売・運用、チームワーク強化メソッドの開発・販売・提供
HP：https://cybozu.co.jp/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】