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コラム

「ひとり人事」の職場改善計画


「クラウド勤怠管理」を採用する、会社にとっての3つのメリット

2016.09.14

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これまで、衛生委員会を活用した長時間労働削減への取り組み(衛生委員会を活用して、長時間労働削減に取り組もう)や、就業規則による人材定着(「就業規則」が人材定着・採用力強化ツールになる?)のお話をしてきましたが、これらの取り組みを順番に行っていくと、しばしば勤怠管理方法の問題が出てくることがあります。衛生委員会の場で時間外労働の状況などを共有しようにも、「誰がどうやって勤怠の集計をおこなうのか?」「せっかく就業規則で整備した時間管理のルールを実現する際に、遅刻や早退の申請承認などはどのように行うのか?」など現実的な問題にぶつかってしまうのです。これでは、かえって業務量が増えてしまいます。

これらを解決するのに有効な一つの手段としては、勤怠管理のシステム化があげられます。その中でも、ひとり人事が運用するのであれば、クラウド型の勤怠管理システムの活用をお勧めします。簡単に言うと、出退勤を打刻すると、その記録がクラウド上のサーバーに保管され、自動的に勤務時間の集計が行われるものです。交通系ICカードやスマートフォンなどからの打刻が可能なもの、休暇の申請や管理が可能なものもあります。

クラウド型勤怠管理システムには下記の3つのメリットがあります(クラウドそのものについてや各システムの詳細などについては省略いたします)。

  • 事務効率改善とコスト削減
  • 正確かつリアルタイムな労働時間の把握による労務リスクの予防
  • 柔軟な働き方への対応

それぞれ見てみましょう。

1.業務効率改善とコスト削減

労働時間の集計は、時間と手間がかかるものです。集計以前に、勤務表の回収と内容の確認作業に時間がかかることも特徴であり、人事だけでなく、勤務表を提出する本人、承認する上司など、すべての従業員が関わる作業なのです。月末になって慌てて1か月分の休暇を申請する従業員と、承認に追われる上司…という光景もみられるのではないでしょうか。事業場が複数に分かれていたり、外出で連絡がつきにくい従業員がいたりする場合などは、さらに多大な時間と労力がかかることとなります。クラウド上で勤怠管理を行っていれば、これらの作業を大幅に削減することができます。

また、多くの中小企業では、専任のシステム担当者がいないため、システム導入後の保守やバックアップなどの作業を誰が行うのかが問題になりがちです。労働時間の記録については保存が義務づけられているものですが、事故や災害まで考慮して安全に保管するには実は高度な知識と作業が必要となります。にもかかわらず、ひとり人事がボランティア的に対応せざるを得ないケースもあります。クラウド系のシステムであれば、これらの作業も不要となるため、安価で安全なシステム運用が可能になるのです。

2.正確かつリアルタイムな労働時間の把握による労務リスクの予防

勤怠の締め日を過ぎてから勤務表を回収する方式では、回収後でないとその月の時間外労働などの稼動状況がわかりませんが、勤怠管理システムでは、リアルタイムな労働時間把握が可能となります。時間外労働については36協定に定める時間内に収める必要がありますが、事前に警告を発することも可能になります。上司にとっても部下の勤務状況の把握が容易になります。

その他、トラブル社員が発生する初期兆候としては、勤怠に乱れ(遅刻など)がみられることがよくありますが、こういった社員に対しても早期に注意を払うことができます。客先常駐などで状況の把握が難しい社員に対するケアも可能になります。人事施策を行う上で必要となる勤怠データを、手間なく早く正確に押さえることができるのです。

3.柔軟な働き方への対応

クラウド型の勤怠管理システムは、インターネットに接続できる環境さえあれば、場所や端末を問いません。オフィスにしばられない働き方も可能になりますし、上司が遠方の部下の勤怠管理を行うことも可能になります。東日本大震災の直後、一時的な在宅勤務が行われたケースについても、クラウド型勤怠管理システムが導入されていたために勤怠管理も給与計算も止まらずに処理できたという例もあります。

また、勤怠管理システムを導入したところ、有給休暇をとりやすくなったという声が上がったケースもあります。対面だと遠慮して言い出しにくかったところが、システム上からだと申請しやすくなったというのが理由のようです。もちろん、休暇の取得については対面でもきちんと伝え合える関係作りも必要ですし、それが好ましいかどうかは別の議論もあるところですが、休暇の取得率向上そのものは好ましいことといえるでしょう。

クラウド型の勤怠管理システムにも何種類かあり、特徴がありますが、システム選定や導入にあたっては、衛生委員会のメンバーにモニターとして試験運用の協力を仰げば、より実態に則した運用が可能になります。

長時間労働の削減や働き方の見直しのためには、ベースとなるデータの収集が必須です。勤怠管理のシステム化は、ひとり人事の作業軽減のみならず、働きやすい会社づくりの土台となります。労働時間管理手段の一つとして検討されてみてはいかがでしょうか。


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執筆者紹介

郡司果林(ぐんじ・かりん)(社会保険労務士) office role代表、第1種衛生管理者。日本大学卒業後にIT企業のSEとなるが、過酷な労働環境に疑問を持ち、社会保険労務士の資格を取得して外資系IT企業の人事担当に転職。10年あまり人事担当として、社内の規程整備、衛生委員会の構築運営、メンタルヘルスケア対応等を行ってきた。現在は独立し、労務相談実績1500件を超える。

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