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ビジネスメール実態調査2021(日本ビジネスメール協会調べ)


コロナ禍で増えるメール利用。1日平均の送信メール数は「13.63通」、受信メール数「51.10通」で効率化が課題に

2021.06.08

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1日当たりメールを読むのにかかる時間は平均約69分で、2019年から26分の増加

日本ビジネスメール協会(東京・千代田)は6月1日、「ビジネスメール調査2021」の結果を発表した(有効回答数1,540)。同調査によると、コロナ禍を境にしたメールの利用状況の変化を聞いたところ、仕事でメールの利用が増えたと感じることが「よくある」(22.66%)と「たまにある」(26.95%)の合計が49.61%で、約半数の人がコロナ禍を境にメールが増えたと感じていることが分かった。

仕事でメールを使っている人の1日平均送信メール数は「13.63通」、受信メール数「51.1通」だった。2020年からテレワークを導入する企業が増えている影響もあり、2019年以前との比較でこの2年間は送信、受信数とも増えている。
■メール送受信数の年別推移[2021年(n=1,540)、2020年(n=1,552)、2019年(n=3,499)]
送信数:13.63/2021年、14.06/2020年、11.59/2019年
受信数:51.10/2021年、 50.12/2020年、38.07/2019年

また、メールを1通読むのにかかる時間は平均1分21秒で、1日あたりのメール受信数平均とかけると51.1通×1分21秒で68分58秒になり、2019年の38.07通×1分8秒=43分15秒に比べて、1日あたりのメールを読むのにかかる時間は約26分増えている
■メールを1通読むのにかかる時間[2021年(n=1,540)、2020年(n=1,037)、2019年(n=2,459)]
1分21秒/2021年、1分19秒/2020年、1分8秒/2019年

メールを1通書くのにかかる平均時間は5分56秒で、1日にあたりのメール送信数平均とかけると13.63通×5分56秒で80分52秒になった。読む時間と書く時間の合計は150分で、1日あたり平均2時間30分をメールに時間を使っている計算になる。
■メールを1通書くのにかかる時間[2021年(n=1,540)、2020年(n=1,552)、2019年(n=2,459)]
5分56秒/2021年、5分54秒/2020年、5分27秒/2019年

調査結果ではほかにも、「テレワークとメールを1通書くのにかかる平均時間の関係」や「テレワークとメールを1通書くのにかかる平均時間の関係」などを紹介している。
残業時間対策や生産性向上の観点から、ツール導入やビジネスメールの研修実施などメールに関わる業務効率化の工夫が必要になってくるだろう。特にメール利用が増えているテレワーク導入企業は無視できない課題だ。以下、発表資料より。

ビジネスメール実態調査2021の抜粋

■仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」(98.9%)
■仕事でメールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」(99. 61%)
■仕事で利用しているメールソフトは「Outlook」と「Gmail」の二強時代に
■仕事でメールの送受信に使用している形式は「テキスト形式」が6割を超える
■1日平均は送信「13.63通」、受信「51.1通」
■コロナ禍を境に、仕事でメールの利用が増えたと感じる人は約半数
■1日に1回以上メールを確認する人は99.49%
■半数近くの人がメールのデスクトップ通知をONに
■返信のデッドラインは1日(24時間)以内
■メールの返信が遅れてしまうことがある人は67.93%
■返信が遅れてしまう理由は「すぐに結論が出せない」(52.1%)が最多
■メールを1通読むのにかかる時間は平均1分21秒
■メールを1通書くのにかかる時間は平均5分56秒
■半数近くの人がPPAP方式を利用
■自分のメールに不安を抱くことがある人は7割を超える
■不安の第1位は「正しく伝わるか」(73.87%)
■約4割の人がメールの失敗をしている
■自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」(50.41%)
■自分の失敗を指摘されたことがある人は4割を超える
■半数近い人がメールを受け取り、不快に感じたことがある
■不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」(45.33%)
■不快感を相手に指摘したことがあるのは約2割
■メールが上手いと感じた内容の第1位は「文章が簡潔で分かりやすい」(75.21%)
■コロナ禍を境に、ビジネスメールのスキルアップを重視する人は半数を超える
■ビジネスメールの社員研修があるのは9.48%
■残業が多いと感じることがある人は4割を超える
■週3日以上テレワークをしている人は35.65%

調査の概要

調査目的:仕事におけるメールの利用実態と課題を把握
調査対象:仕事でメールを使っている人
調査期間:2021年4月1日(木曜)から2021年4月30日(金曜)
調査方法:インターネット回答方式
調査実施機関:株式会社アイ・コミュニケーション
有効回答数:1,540

ビジネスメール実態調査は、仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として、仕事でメールを使っている人を対象に、2007年から15年連続で行なっている日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です。仕事でどのようにメールが利用され、どのような課題があるのか、ビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの現状について調査を行いました。

解説・グラフ付き調査結果の詳細は下記ページで案内
https://businessmail.or.jp/research/2021-result/

【プレスリリース『ビジネスメール実態調査2021」発表」より|2021年6月1日・一般社団法人日本ビジネスメール協会】

編集部おすすめ記事:仕事がデキる人事・総務のビジネスメール術

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■働き方改革で労働時間把握が必要な管理職。残業対策はメールの効率化
働き方改革関連法の施行により「管理職の労働時間把握」が義務化し、いままでのように管理職が安易に残業することができなくなりました。そこで今回は、一般社員に比べてメールでのコミュニケーションが多い管理職と義務化対応のための勤怠管理や指導を行う人事・総務担当者向けに、メールを効率化する方法について解説します。
【おすすめポイント】
・管理職はメールの受信数が多い
・管理職のメール効率化ポイント「共有を減らすのが先決」
・部下への根拠ある指示でメールに奪われる時間を減らす
【平野友朗(一般社団法人日本ビジネスメール協会)】

チャットツールでも応用が利く、短文で相手に意図を伝えるコツ

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仕事ではメール以外にも、LINE、チャットワーク、Facebook Messenger、Slackなど、さまざまなコミュニケーションツールが使われています。これらのツールに共通なのが、文章による情報伝達であるということ。顔文字や絵文字を使うこともありますが用件は、きちんと言葉にしないと伝わりません。
>>詳細をチェックする【平野友朗(一般社団法人日本ビジネスメール協会)】

新入社員にこれだけは伝えたい「よくあるメールのトラブル防止法」

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新入社員研修で、人事・教育担当者がビジネスメールの基礎を教えることは多いでしょう。しかし、担当者自身がきちんとメール教育を受けているケースは少なく、自信がないなかで教えている、もしくは、細かく教えず、配属先での教育に任せることもあるようです。
>>詳細をチェックする【平野友朗(一般社団法人日本ビジネスメール協会)】

正しい件名の書き方、宛先の設定方法は? ビジネスメールの作法

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日ごろ何気なく仕事で使っているメール。大きな問題が起きない限り、自分が送っているメールを見直すことは少ないのではないでしょうか。そこで今回は、「ビジネスメール実務検定試験3級」※のサンプル問題を使って、あなたの「ビジネスメール力」をチェックしましょう。
>>詳細をチェックする【平野友朗(一般社団法人日本ビジネスメール協会)】

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