コロナ禍で増えるメール利用。1日平均の送信メール数は「13.63通」、受信メール数「51.10通」で効率化が課題に

1日当たりメールを読むのにかかる時間は平均約69分で、2019年から26分の増加

日本ビジネスメール協会(東京・千代田)は6月1日、「ビジネスメール調査2021」の結果を発表した（有効回答数1,540）。同調査によると、コロナ禍を境にしたメールの利用状況の変化を聞いたところ、仕事でメールの利用が増えたと感じることが「よくある」（22.66%）と「たまにある」（26.95%）の合計が49.61%で、約半数の人がコロナ禍を境にメールが増えたと感じていることが分かった。

仕事でメールを使っている人の1日平均送信メール数は「13.63通」、受信メール数「51.1通」だった。2020年からテレワークを導入する企業が増えている影響もあり、2019年以前との比較でこの2年間は送信、受信数とも増えている。
■メール送受信数の年別推移［2021年（n=1,540）、2020年（n=1,552）、2019年（n=3,499）］
送信数：13.63／2021年、14.06／2020年、11.59／2019年
受信数：51.10／2021年、 50.12／2020年、38.07／2019年

また、メールを1通読むのにかかる時間は平均1分21秒で、1日あたりのメール受信数平均とかけると51.1通×1分21秒で68分58秒になり、2019年の38.07通×1分8秒＝43分15秒に比べて、1日あたりのメールを読むのにかかる時間は約26分増えている。
■メールを1通読むのにかかる時間［2021年（n=1,540）、2020年（n=1,037）、2019年（n=2,459）］
1分21秒／2021年、1分19秒／2020年、1分8秒／2019年

メールを1通書くのにかかる平均時間は5分56秒で、1日にあたりのメール送信数平均とかけると13.63通×5分56秒で80分52秒になった。読む時間と書く時間の合計は150分で、1日あたり平均2時間30分をメールに時間を使っている計算になる。
■メールを1通書くのにかかる時間［2021年（n=1,540）、2020年（n=1,552）、2019年（n=2,459）］
5分56秒／2021年、5分54秒／2020年、5分27秒／2019年

調査結果ではほかにも、「テレワークとメールを1通書くのにかかる平均時間の関係」や「テレワークとメールを1通書くのにかかる平均時間の関係」などを紹介している。
残業時間対策や生産性向上の観点から、ツール導入やビジネスメールの研修実施などメールに関わる業務効率化の工夫が必要になってくるだろう。特にメール利用が増えているテレワーク導入企業は無視できない課題だ。以下、発表資料より。

ビジネスメール実態調査2021の抜粋

■仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（98.9%）
■仕事でメールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」（99. 61%）
■仕事で利用しているメールソフトは「Outlook」と「Gmail」の二強時代に
■仕事でメールの送受信に使用している形式は「テキスト形式」が6割を超える
■1日平均は送信「13.63通」、受信「51.1通」
■コロナ禍を境に、仕事でメールの利用が増えたと感じる人は約半数
■1日に1回以上メールを確認する人は99.49%
■半数近くの人がメールのデスクトップ通知をONに
■返信のデッドラインは1日（24時間）以内
■メールの返信が遅れてしまうことがある人は67.93%
■返信が遅れてしまう理由は「すぐに結論が出せない」（52.1%）が最多
■メールを1通読むのにかかる時間は平均1分21秒
■メールを1通書くのにかかる時間は平均5分56秒
■半数近くの人がPPAP方式を利用
■自分のメールに不安を抱くことがある人は7割を超える
■不安の第1位は「正しく伝わるか」（73.87%）
■約4割の人がメールの失敗をしている
■自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」（50.41%）
■自分の失敗を指摘されたことがある人は4割を超える
■半数近い人がメールを受け取り、不快に感じたことがある
■不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」（45.33%）
■不快感を相手に指摘したことがあるのは約2割
■メールが上手いと感じた内容の第1位は「文章が簡潔で分かりやすい」（75.21%）
■コロナ禍を境に、ビジネスメールのスキルアップを重視する人は半数を超える
■ビジネスメールの社員研修があるのは9.48%
■残業が多いと感じることがある人は4割を超える
■週3日以上テレワークをしている人は35.65%

調査の概要

調査目的：仕事におけるメールの利用実態と課題を把握
調査対象：仕事でメールを使っている人
調査期間：2021年4月1日（木曜）から2021年4月30日（金曜）
調査方法：インターネット回答方式
調査実施機関：株式会社アイ・コミュニケーション
有効回答数：1,540

ビジネスメール実態調査は、仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として、仕事でメールを使っている人を対象に、2007年から15年連続で行なっている日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です。仕事でどのようにメールが利用され、どのような課題があるのか、ビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの現状について調査を行いました。

解説・グラフ付き調査結果の詳細は下記ページで案内
https://businessmail.or.jp/research/2021-result/

【プレスリリース「『ビジネスメール実態調査2021」発表」より｜2021年6月1日・一般社団法人日本ビジネスメール協会】

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