人事業務を効率化するために必要な視点・ネットワークとは？

法律の改正、採用スケジュールの変更など、目まぐるしい変化のさなか、人事担当者自身は多彩な業務効率化を迫られている。とりわけ、まだ人事制度の構築・整備に着手したばかりというベンチャー企業において、少数の担当者での人事業務効率化には、どんなポイントを押さえておく必要があるのだろうか？　「人事の学校」で指導にあたる西尾太氏に話を伺った。

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効率化に適するのは「オペレーション」部分

西尾氏によると、人事業務の中には、効率化できる業務と、人事担当者が手間ひまを惜しまず担うべき業務とがあるという。人事業務は、次の４つのフェーズに分けられる。

まずは、理念浸透・人事ポリシー構築といった「戦略」のフェーズである。次に、採用分野を例にとると、戦略に基づいて、採用活動の実行プランを考える「企画」、実際に誰を採用するかを判断する「運用・管理」、そして運用・管理で決まったものを作業として回していく応募者管理・履歴書管理という「オペレーション」のフェーズである（下図参照）。

『人事の超プロが明かす評価基準』の著者である
西尾太氏

「実作業のコストや時間をカットするという意味での効率化は、『オペレーション』と、給与制度・退職金制度運用といった一部の『運用・管理』のフェーズで実現可能です。

なぜならこれらの業務は、判断をくだす必要がない程度にまで、作業を明確にブレイクダウンできるからです。よって、例えば各種申請処理のような、誰がやっても同じ結果が出せる作業においてのみ、効率化の観点が必要になるでしょう。

そのため、運用・管理においては、オペレーションを誰でもこなせるよう、明確なルール、マニュアルを制定することが大事です。これがアウトソーシングの円滑化にもつながります」（西尾氏）

ただし肝に銘じてほしいのは、