カフェスペースが作り出すコミュニケーションでエンゲージメントを高める

ニューノーマルな働き方に立ち向かう従業員に対して、どんな職場環境を整えるべきか模索している人事・総務担当者は少なくないだろう。働き方が変化すれば従業員の課題や支援が必要な場面も変わってくるのは当然で、福利厚生も今までと同じではいけない。企業にとっての福利厚生の在り方が今、問われている。

営業・企画・製造など500名以上の従業員が働く凸版印刷株式会社・中部事業部（愛知県名古屋市）。コロナウイルスの感染拡大を受け、従業員の出社数を制限する働き方に移行した。そんな中、2020年9月から新たな福利厚生の取り組みとしてスターバックスのビバレッジを提供するプログラム「We Proudly Serve Starbucks™」を導入した。数々の福利厚生サービスが存在する中、社員食堂や売店、軽食の自動販売機に加える形で設備を導入したのにはどのような背景があるのか。導入の狙いのほか、運営状況や従業員の変化、今後の活用計画について総務部の井上友紀子さんに取材した。【12月9日取材：＠人事事業部、撮影：筒井誠己】

【プロフィール】井上友紀子（いのうえ・ゆきこ）

2012年新卒で凸版印刷（東京本社）に入社し、2019年7月に中部事業部へ異動。入社から一貫して総務部に所属している。
中部事業部の総務所属メンバーは9人いて、井上さんは新卒採用から研修、福利厚生、庶務と幅広く担当。拠点の職場環境の整備・改善は総務部門の重要な業務。

作りたかったのは「偶発的なコミュニケーションを生む場」

対面での業務が制限されるようになった今だからこそ、対面でのコミュニケーションの重要性は高まっている。井上さんは、従業員同士のコミュニケーションをもっと活発化させたいと考えていた。

「できるだけ接触を敬遠するような風潮になってきた今だからこそ、コミュニケーションをとるような場がさらに必要になってくるっていう認識がありました。会議体で集まるとかではなくて、『偶発的』な接点を生む場所を作りたいと思っていたんです。『ちょっとお茶しに行こうよ』くらいの気軽さでコミュニケーションが生まれたらいいなと。
それで食堂に隣接するカフェスペースを居心地のいい空間にして、コミュニケーションの場として利用できるようにしたいなと考えました」

出社する機会が減り「仕事をする場所」にとらわれなくなったからこそ、職場環境の満足度を向上させて組織と従業員のエンゲージメントを高める必要がある。
飲み物を提供するタイプの福利厚生の中でも、スターバックスのコーヒーを飲むという特別感のある体験が従業員のエンゲージメントを高めるのではないかと考えたのは、導入の理由の一つだ。
スターバックスのブランドが好きな従業員は一定数いるという実感があり、社内にいながらコーヒーが手に入ることに魅力を感じてもらえる確信が井上さんにはあった。

また、目指したい「居心地のいい空間」とWe Proudly Serve Starbucks™（以下、本プログラム）のビジュアルがマッチしたことも導入の理由としては大きい。
「カフェスペースは食堂よりもさらに『ゆったり使える』空間にしたいという思いがありました。昨年、内装や床を一新して落ち着いた空間にしていたので、こうした内装と本プログラムの雰囲気がマッチしたことも導入の理由として大きいですね」

ただし導入する設備には「運用の手間の少なさ」も求めた。
「従業員の利便性の向上や、満足度の向上のためにいろいろ福利厚生の導入は検討しましたが、総務としての管理や運用面でなかなか一歩が踏み出せないものが少なくありませんでした。本プログラムは管理業務の委託も選択でき、導入側の利便性が他のものよりもすごく高いなと感じました」
本プログラムは管理を業務委託できるため、総務担当者のリソースをあまりとられずに済む。「スターバックス」というブランドへの信頼とあわせ、井上さんが導入を決めた大きな理由がこの２つだ。

会議や休憩利用に伴って、期待したコミュニケーションが増加

本プログラムを導入してからは、以前とは異なる形のコミュニケーションが生まれた。例えば複数部門の従業員がカフェスペースで会議をしたり、連れ立ってコーヒーを飲みにきたりする様子が見受けられるようになった。複数の従業員が声を掛け合って休憩をすることで、業務にメリハリが生まれている。
導入前は、社内でこのようなコミュニケーションが交わされる場面はほとんどなかった。まだ導入して3カ月弱だが、井上さんは手応えを感じている。
「以前はカフェスペースがなく、『ここで打ち合わせしよう』という利用のされ方はほとんどなく、食堂なので『食べに行く』という印象があったと感じています。今はカフェスペースがあり、本プログラムもあって、このフロアにやってくるときの従業員の意識が変わったと思います」

また、従業員のカフェスペースの使い方への意識が変化し、「ひとり利用」の場としても活用されるようになった。カウンター席があるため、一人でWEB会議や仕事をしたいという従業員にも使いやすい空間になっているのだ。
「コロナの流行にかかわらず、一人で作業や食事をしたいときってあると思うのですが、以前はあまりそういう環境を整備できていなかったんですよね。でもカフェスペースに本プログラムを導入したことで以前よりも解消できたと感じています」

もちろんコーヒーを楽しむために利用する従業員も増加。以前は本格的なコーヒーを飲もうと思ったら会社を出て近隣のコンビニまで足を運ぶ必要があり、気軽に買いに行けないことで「飲みたいけれど諦める」ケースが発生していた。社内に本プログラムを設置してからはおいしいコーヒーが簡単に手に入るようになり、従業員からも喜ばれているという。始業前に買ってから仕事に臨む従業員もいれば、会議の際に本プログラムのコーヒーを買って会議室に持ち込む従業員もいる。

従業員の利便性を「運営の委託」によって実現

「『設備を入れたら終わり』ではなく、実際に利用してもらって初めて『福利厚生』になると思っています。だから従業員の使い勝手についても考慮しながら運営しています」と話す井上さん。

中部事業部では、コーヒーを購入する際の支払い方法として電子決済を採用。従業員が普段使い慣れた交通系ICカードを利用できるようにすることで支払いしやすさを考慮しつつ、現金を持ち歩かない従業員にも利用してもらえるようにした。

福利厚生は従業員の使い勝手こそ大事だが、同時に管理側が無理なく運営できる仕組みであることも重要だ。
「電子決済は、管理側にとってもメリットが大きいんですよ。現金での支払いとなると、集金に手間がかかりますよね。加えて盗難の恐れもあり、セキュリティ面のリスクにも備えなければなりませんが、電子決済での精算であればこうしたリスクを考慮せずに済みます」
精算時に現金と計算が合わないといったトラブルが回避できる点も管理側にとって安心できる。

また、利用可能時間は8時から18時までに設定。利用開始時間を朝早めにすることで、始業前にコーヒーを飲みたいというニーズに応えている。
朝早い時間からの利用でも無理なく運用できるのは、設備管理を委託しているため。仮に8時前に総務部の従業員が出社して設備の準備をするとなると運用の負担がかかるが、委託しているからこそ時間を柔軟に設定できるのだ。

機器にトラブルがあった場合も連絡すればメンテナンスに来てもらえるため、総務部で対応しているのは、月額利用料・機器のレンタル料と、ドリンクや資材等の仕入れに対する支払いくらいだ。従業員が支払った飲み物の代金は、電子決済を通じて、直接会社にバックしてもらう方法をとっている。

導入当初も、従業員への操作方法の説明の手間はほとんどなかった。機器の使い方をPOPで周知したくらいで、導入から半月もすれば従業員は操作に慣れたようだった。
「操作方法が分からない人がいても、利用経験のある他の従業員がフォローする空気があるので、それもまたコミュニケーションを生むきっかけになっています（笑）」

こうしたPOPの用意は、ネスレが紹介してくれたオフィスコーヒーサービス企業と連携して提案してくれた。 シーズンメニューの提案もしてくれるので、導入後も従業員に楽しんでもらうための相談をしながら運用できる。

We Proudly Serve Starbucks™ を活用しながらコミュニケーションを促進し、より良い職場環境づくりを

ニューノーマルな働き方が求められるに伴って、オフィス部門の出社率を概ね５割にするなど、会社としてはフレキシブルな働き方ができるように制度を整えたところだ。働き方の変化に合わせたコミュニケーションの整備という点ではこれからも検討を続けなくてはならない。

「毎日会社に行くことが当たり前じゃなくなった今、職場と従業員のエンゲージメントを高めるのはとても重要なことだと思っているんです。
変化に合わせて福利厚生も試行錯誤が求められるので、その対応の時間を捻出するためにも、設備の管理に手間がかからないというのは重要だと思います」

今後はカフェスペースを活用してのコミュニケーションの促進をより強化したいと考えている井上さん。「今まで以上に気軽に足を運べる」「利用頻度を上げる」方法を考えていきたいと話す。

「コロナの存在に関わらず、働く場所を『オフィスの自席』に固定せずに、作業する場所を選べるようにしていくという社会の変化はあります。カフェスペースの使い方と関連付けてより良い職場環境の在り方を検討していかなくてはなりません」

福利厚生としての本プログラムの活用と、職場環境の整備を関連付けて考えていく。コミュニケーションの場としてだけではなく、エンゲージメントを向上させる存在としてのあり方の模索は続く。

※情報は取材時点。
※取材時、愛知県は緊急事態宣言の対象地域ではありませんでしたが感染防止に注意を払い取材、撮影を行いました。

企業情報

凸版印刷株式会社
情報とくらしをデザインする「社会的価値創造企業」を目指し、従来の印刷事業に加え、インターネットコンテンツやライフサイエンスといった未来を変える分野の研究開発にも取り組む。「彩りの知と技」をキーワードに、新しい事業領域を創出するためのチャレンジを続けている。
・本社所在地：〒101-0024 東京都千代田区神田和泉町１番地
・創業：明治33年 （1900年)
・従業員数：連結 52,599名 ※2020年3月末現在
・HP：https://www.toppan.co.jp/

写真で見る購入の流れ

We Proudly Serve Starbucks™にはいくつかマシンの選択肢があるが、中部事業部が導入したのは「フルオートエスプレッソマシン FRANKE A600」だ。井上さんが実際に購入の流れを紹介してくれた。

タッチパネルから商品を選び、カップを設置する。井上さんは「カプチーノ」を購入。一番好きなメニューは「バニララテ」だという。

交通系ICカードでキャッシュレス決済。

マシンからコーヒーが注がれる。

1分ほどでできあがり。

「We Proudly Serve Starbucks™」の紹介と問い合わせ

We Proudly Serve Starbucks™は、様々な空間で、その場所ならではの形で、スターバックスのコーヒービバレッジを身近に楽しめるプログラム。オフィスにいながらスターバックスのコーヒー体験ができる。

※赤いカップ（右下）は、11-12月のHolidayシーズン限定提供カップ

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】

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