法令違反リスクを防ぐ機能が充実、専門SE導入で運用サポート「TimePro-VG」【アマノ株式会社】

働き方改革関連法の施行後、勤怠勤怠システム導入企業にいま起きうる法令違反リスクを社労士が解説し、勤怠管理システムを活用した対策法をソリューション企業が紹介した人事・総務担当者向けのアカデミックイベント「人事の学び舎Vol.14」の様子をダイジェストで紹介する。

セミナープログラムの勤怠管理システムのサービスを提供する企業がLightningTalkでは、提供する勤怠管理システムの特長や法令違反対策の機能、導入事例、利用料金などの紹介のほか、参加者からの質問に回答した。

【レポート本編】法令違反・労務リスクを回避し、働き方改革を先に進める勤怠管理システムの選び方

アマノ株式会社が提供する「TimePro-VG」は1931年創業以降、勤怠管理業界のパイオニアとしてサービス提供を行ってアマノのノウハウを集結させた、多機能で使いやすさに配慮した勤怠管理システムだ。36協定のチェック機能や過重労働時間管理をはじめ、労務担当者のさまざまな「やりたい」と「課題解決」に応える。さらに、導入企業の業種や企業規模、就業規則や働き方に対応するため、設定から導入時の要件定義、稼働までを伴走して支援する。
スピーカーは時間情報事業本部 事業企画推進部 イノベーション推進課の松原茂氏が務めた。

勤怠管理システムを選ぶ上での重要ポイント

皆様は勤怠システムについてどんなポイントを基に検討されていますでしょうか。最近は多くのお客様から、「勤怠管理システムいっぱいあるが、どのシステムも同じに見えてしまう」というお声をお聞きすることが多くなっております。

アマノが考える勤怠管理システムを選ぶ上での重要ポイントは、様々な労務リスクに対してどれだけ対策ができるかという点になります。ここからは今申し上げた労務リスクにどんなものがあるか説明させていただきます。

今回のセミナーのテーマである法令違反が起きると何に発展するか。企業側には労働訴訟、従業員側には過重労働などの健康被害が発生します。
例えば労働訴訟では未払い残業代請求訴訟などをよく耳にしますが数億円規模の支払いが命じられることがあります。

なぜこのように大きい金額になるかというと、これは大抵の場合1人で訴訟に踏み切るのはハードルが高く、集団で訴訟に起こすからです。1人あたり2年分の未払い残業代が仮に200万円としても、10人で2,000万円にもなり、それが30人、50人に増えていくとこれは大変なことになります。

健康被害では、メンタル不調や精神疾患による過労死が挙げられます。数年前にニュースで取り上げられた事例もありますが、これは数億円の損害賠償請求に発展しました。金銭リスクのほかに訴訟が起きると、「ブラック企業」という風評被害も発生し、新しい従業員を雇いづらくなることも労務リスクと言えるのではないでしょうか。これらは、会社経営を揺るがすことにつながり、システム選定を行う上で労務リスク軽減は重要なポイントになっております。

つまり、労務リスク軽減とは企業と従業員の両方を守ることと考えていただければと思います。

労務リスク回避のためはどのような備えが必要なのか事例をご紹介いたします。

事例紹介：実際にあった未払い残業代訴訟から見る勤怠管理のリスク

実際にあった未払い残業請求訴訟のケースです。労働問題に精通している弁護士の先生からからお聞きした事例の1つです。

この従業員は18時に退勤をして、その後にちょっと寄り道をしまして22時に会社の最寄り駅の改札に入っています。
実はこの従業員は悪意があり、18時で仕事を終えていたにも関わらず「22時までサービス残業をさせられていた」と主張して訴訟を起こしました。裁判で争った結果、最寄り駅の22時の改札入履歴を基に「22時は退勤時間」という従業員側の主張が認められてしまい、企業側は本来支払う必要がなかった残業代まで支払うことになってしまいました。この事例において企業側は18時以降は仕事をしていないと立証することができませんでした。

ではこのような事例に陥らないために、企業側はどのような対策を取ればば良かったのでしょうか？
皆さまも少し考えてみてください。

裁判でも立証可能な客観的な勤怠記録の残し方

実はタイムレコーダー以外の客観的な記録を残すことが重要になってきます。

例えばPCログや会社への入館退館などのセキュリティーログを残しておけば少なくとも「17時55分以降はPCを利用した仕事をしていない」「セキュリティ記録が残っている18時以降会社で仕事をしていることはない」と言えます。このような反論できる証拠が揃っていれば、22時の改札記録よりも信憑性の高い記録となりますので裁判でも有利に進めることができます。

訴えに対して合理的証拠で反証できなければ、駅の記録や、「今から帰るね」と言ったLINEの送信記録が従業員側のサービス残業の証拠として認められてしまうケースもございます。

このほかにもさまざまなものが意図しないうちに自己記録の証拠として残ってしまいます。従業員側が悪意を持ってこのようなデータを利用してしまうこともあります。結論としましては、そのようなデータを悪用された場合の備えとして勤怠管理システムにさまざまな労務データをインプットしておくことがリスクを軽減する上で重要と言えます。

サービス残業がないかチェックできるPCログ管理機能

ここからはアマノの勤怠システムでは、どのような方法で法令違反を防ぎ労務リスクを軽減させることができるかという点を紹介させていただきます。

まずは乖離時間の管理についてです。乖離時間とは何かというと例えば、18時の退勤打刻20時のPCのログの差分を「乖離」と呼びます。18時に退勤打刻をしてから2時間も業務しているので、「つまりサービス残業？」というのが疑わしい時間ということです。

アマノの勤怠システムでは退勤時刻の隣にPCのログオフ時刻を並べて表示することが可能です。退勤とログオフ乖離が5分ぐらいであれば問題ないかもしれないですがこれが2時間ですと、サービス残業の疑いがあります。こういった疑わしいデータがある場合はシステムが自動で全て教えてくれます。

月の合計で例えば乖離が何回発生している、合計何時間発生しているかといった見方も可能です。PCのログだけではなくビルの入退館記録も合わせて勤怠管理システムに取り込んでいるお客様、乖離が発生した場合は理由の申請を必須とした入力枠を設定しているお客様もいらっしゃいます。画面設計や仕様など他社での対応例を元に相談させていただきながらお客様に合わせたシステム設計ができるのもアマノ製品の特徴でございます。

年次有給休暇、看護・介護休暇へ対応した勤怠管理機能

続いて休暇の管理についてです。2019年の法改正で年休管理は複雑性を増しています。会社で決められていた日の一斉付与や入社日起算付与、今後増え続ける再雇用での年度途中の付与でも5日の取得義務を果たしていく必要があります。アマノの勤怠管理システムには法令違反にならないようにするための様々な機能が実装されています。

履行開始、履行終了日を自動で判定しますので、それまでに何日取得しなければならないのか、分かりやすく確認できるようになります。複雑なダブルトラックも自動計算しておりますので次の付与日まで最低何日取得すべきなのか明確に確認ができます。

ちなみに2021年1月からの「看護・介護休暇の時間数単位の取得」ですが、さまざまな声をお客様から寄せられており、パッケージの標準対応で設定できるようになっております。所得義務を満たせていない従業員のピックアップもわざわざ検索しなくても聞いたシステムのトップ画面においてアラートでお知らせするようなことが当然可能です。

従業員を守るための労務データを管理する機能

従業員を守るための労務データ管理のご紹介になります。「会社の定める所定時間での残業管理」と「法定上で定めのある残業管理」の二重管理で36協定の一般条項や特別条項、時間外上限規制についても、絶対に越えてはいけない時間数を管理することが可能となります。

また、「管理職の健康時間管理」というのもおすすめでございます。給与に直結しなくても労働安全衛生法の観点からしっかりと時刻を残すことが大切になります。その他にも従業員を守るデータとして残業見込み時間を教えてくれるような機能もございます。「残業2時間超えています」というただの注意喚起ではあまりピンとこないというお客様のお声をよく頂いており、それに対処するための機能として実装しております。

日々の労働状況から月の途中でも当別残業の見込み時間を算出できますので、本人も分かりやすいですし、早めにリスク対処ができるようになります。

アマノの勤怠管理システムの特徴

アマノの勤怠管理システムはおかげさまで85年以上にわたり実績を上げることができました。あらゆる業種業態でご利用いただいた過去からのノウハウを結集されたものが、今販売している勤怠管理システムになります。

またシステム導入のサポートについても勤怠管理に関するノウハウを持ったSEが御社の担当として付き、本稼働までしっかりサポートさせていただきます。

本日ご紹介いただいた製品以外にも弊社ではたくさんの製品ラインナップがございます。「どのような規模、予算感をお持ちのお客様でもご対応できる」というのがアマノの強みの1つでございます。
本日の時間の中では紹介しきれませんでしたので、少しでもご興味を持たれましたら、どんなお客様でもご連絡いただければと思います。ご清聴ありがとうございました。

質疑応答

＠人事池田：私は前職で、勤怠の締めタイミングでパソコンのログを印刷して勤怠記録と一緒に提出していたんですが、それがかなり大変だったという記憶がございます。御社のサービスであれば自動でできるということですので、前職でこの機能があればとても楽だったと感じました。

参加者からの質問：例えば「60時間くらい残業してしまった」という場合のアラートはどのように出るのか教えていただいてもよろしいでしょうか？

松原：画面共有させていただきます。60時間を超えてから、という訳ではなく段階的に10時間、20時間といったタイミングでお知らせを出すことができます。例えば「当月稼働の残業時間は何時間か」を出すことができます。画面にある「お知らせ」をクリックして開きますと、該当者の残業状況一覧を確認することができます。例えば所属長の方ですとか、ご自身の管理する所属の中で何人今残業しており、上限まで残り何時間なのか、そういったことを簡単に確認できるようになっております。

池田：「お知らせ」のところで何でも見れるんですね。自分自身が今どのような状況であるとか何をやらないといけないのかも、パッと分かるという風にお見受けしました。

質問：残業見込み時間（シミュレーション機能）は何を基に算出されるのでしょうか？

松原：今回ご紹介した残業見込みはよく製造業のお客様から要望いただき、前日までの残業時間÷前日までの暦日数×当月の暦日数で出したような数値となります。このように要望に応じて、色々な計算式が組めるのがアマノのシステムの特徴となります。

池田：ありがとうございました。

【おわり】

※情報は2020年11月25日時点

登壇企業資料ダウンロード

＠人事デジタルライブラリーよりアマノが公開している資料がダウンロードが可能です。

• 勤怠管理システム　TimePro-VGの機能が良くわかる！　サービス資料
• クラウド勤怠管理　VG Cloudの機能が良くわかる！　サービス資料

セミナー概要

セミナータイトル：社労士が解説「勤怠管理システム」導入だけでは防げない法令違反リスク　対策のための勤怠管理システム比較セミナー
開催日：2020年11月25日（水）
開催場所：オンラインで開催
定員：300名
受講料：5,000円　※@人事会員は無料
主催：株式会社イーディアス・＠人事編集部
登壇企業：株式会社チームスピリット、株式会社ウェブサーブ、株式会社マネーフォワード、アマノ株式会社、株式会社ヒューマンテクノロジーズ（登壇順）
セミナー詳細LP：https://at-jinji.jp/cp/seminar/vol14

セミナーレポート本編

【レポートまとめ】人事の学び舎Vol.14　法令違反リスク対策のための「勤怠管理システム比較セミナー」 法令違反・労務リスクを回避し、働き方改革を先に進める勤怠管理システムの選び方

登壇企業によるLightningTalk

• 勤怠管理だけでなくバックオフィス業務を一元管理できる「TeamSpirit」【株式会社チームスピリット】
• 6カ月の勤怠管理システム導入支援で会社経営を健全化「BizWork+」（ビズワークプラス）【株式会社ウェブサーブ】
• クラウド上で業務をつなげ、全社の生産性アップに直結「マネーフォワード クラウド勤怠」【株式会社マネーフォワード】
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• シェアナンバーワンの費用対効果が高い勤怠管理システム「KING OF TIME」【株式会社ヒューマンテクノロジーズ】

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