勤怠管理だけでなくバックオフィス業務を一元管理できる「TeamSpirit」【株式会社チームスピリット】

11月25日に＠人事が開催した、人事・総務担当者向けのアカデミックイベント「人事の学び舎Vol.14『勤怠管理システム』導入だけでは防げない法令違反リスク対策のため『勤怠管理システム比較セミナー』の登壇企業によるLightningTalkの様子をダイジェストで紹介する。LightningTalkでは、各社が提供する勤怠管理システムの特長や法令違反対策の機能、導入事例、利用料金などの紹介のほか、参加者からの質問に回答した。

【レポート本編】法令違反・労務リスクを回避し、働き方改革を先に進める勤怠管理システムの選び方

株式会社チームスピリットが提供する働き方改革プラットフォーム「TeamSpirit」は、勤怠管理や工数把握、ワークフロー管理など複数のバックオフィス業務が一体化したクラウドサービス。人事部門を中心にバックオフィス業務に関わる多くの部門で、DXによる効率化を実現する。「TeamSpirit」の導入により、これまでバラバラだった業務システムをクラウドで手軽に統合することが可能になり、単一の機能導入時と比較してトータルコストを削減することが期待できる。
スピーカーは同社のセールスエグゼクティブ・半澤亮氏が務めた。

株式会社チームスピリットの紹介

サービス紹介に機会をいただきありがとうございました。チームスピリットの半澤と申します。（社会保険労務士の）松井先生がおっしゃっていた「勤怠管理システムの重要な視点」というテーマを盛り込んでおりますので、ぜひご参考にしていただければと思います。よろしくお願いいたします。
前半はスライドを用いた紹介、後半はデモ画面でサービス紹介をさせていただきます。

まず初めに会社紹介をさせていただきます。サービス名同様、チームスピリットという社名でサービス提供を開始してから9年ほど経っております。
現在27万のライセンスと約1,400社様に契約をいただいております。Salesforceという基盤をプラットフォームとして採用しておりまして金融機関も利用する世界最高水準のセキュリティで安心してお使いいただけるシステムでございます。

弊社をご利用いただいているお客様のご紹介です。ロゴは大手のお客様が多いですが、これらの企業様にご利用いただいている理由についてもお話しさせていただきます。

サービスの特徴：さまざまバックオフィス機能が一体化

サービスの全体像に移っていきます。

弊社サービスの「TeamSprit」は、勤怠管理以外にも経費精算や工数管理や毎日使うバックオフィス機能が一体化されています。1日の予定を確認しながらどのような業務に時間を割いたのか工数管理の機能を用いていたり、勤怠管理の申請を行っていたり、さらに利用経費の要録までも一画面で行うことが可能です。
データはリアルタイムで確認したり、定量的なデータを基にコーチングを行ったりしながらコミュニケーションを図ることも可能です。「一体化」と「リアルタイムに働き方を可視化」できるのが「TeamSprit」というサービスの特長です。

勤怠管理システムを選ぶ3つの重要ポイント

本題になる勤怠管理の内容について焦点を当てて説明させていただきます。
「TeamSprit」を導入いただいたお客様からは

1. 使いやすいUI
2. 多様な働き方への対応
3. 労務リスクの低減

の3点について好評をいただいています。これら3点のポイントについて次のスライドで説明させていただきます。

使いやすいUI

まず使いやすいUIです。勤怠管理システムは全社員さんが利用するものなので、利用者への定着化の面でも使いやすさを重視しています。こちらスライド【上写真】】で実際の勤務表を表示しております。画面切り替えなく申請周りを全て簡潔可能なインターとなっております。
管理部門のお客様からの実際の声として、月末の締め作業におけるチェックでかなり苦労しているという声もいただけます。

「TeamSprit」は入力漏れなど不備を申請時に自動検知して利用者と管理者の不要なやり取りをなくして軽減します。管理者目線としても運用の負荷が削減できる仕組みとなっています。

多様な働き方への対応

2点目、多様な働き方への対応です。サービス提供を開始してから9年かけて大中小の企業のご要望や法改正要件を年3回のバージョンアップで追加実装してきた今は「ノウハウの塊」と言えると思います.
直近の法改正による働き方関連法やご要望を蓄積した結果多様な働き方に対応してきましたが今後も世の中の状況等に合わせて常に進化して行くサービスとなっております。

労務リスクの低減

 

3番目、「TeamSprit」に蓄えられたデータについてですが、労務リスクの低減について。具体的には「多様な形式で分かりやすく可視化できるダッシュボード機能」や、「エクセルライクに現状把握するレポート機能」を備えております。
また、未打刻や残業時間が一定の数値を超えた場合に自動でメールのアラートを送信する機能も提供しており、データの確認をしなくとも自動でシステムからアラートを出せることができます。集計に関するお手間を大幅に削減するとともに、労務リスクについて先手を打つという仕組みになっております

デモンストレーション：サービスの使い方の

では実際に、デモの方でサービスをご覧になっていただきたいと思います。

ホーム画面の上の方に「勤怠・経費の締め作業は1日までに必ず実施お願いします」と掲示板のような形で見えやすい形でコメントを挿入する部分や、出退勤の打刻ボタンがあります。

下の方には部下の残業状況（オレンジのグラフ）をリアルタイムに把握する表示があります。

在宅勤務を導入されている企業さえも増えていらっしゃると思います。顔の見えないメンバーの出勤状況や休暇取得状況を確認できるダッシュボードをご提供しています。

これら、サンプルの画面ありお客さまごとにカスタマイズしていただくことも可能です。会社の状況、フェーズに応じて工夫していただけます。

ここから実際に利用者店のオペレーションをやっていきたいと思います。画面では出社の打刻を押したて勤務表を開いている状態です。本日25日の水曜日に出社した時間が連携して表示されています。他にも日々のオペレーションとしては申請というところがございます。画面切り替えなく申請周りを勤務表上で全て完結できるUIとなっています。

例えば有休を申請するという時に承認申請を行い、日々の出退勤や申請を行います。

最終的に締めの作業のタイミングで勤務確定という意味合いで右上・右下の「承認申請」のボタンをクリック致します。先ほどご説明した通り、不備があるとアラートが出ます。「31日の退社時間が未入力」と出ています。

不備の部分を手入力で入力をし、承認申請を行います。

そうすると今度は「実労働時間と工数の合計時間に差異があります」とポップアップが出てきました。

工数入力の画面です。単なる残業過ぎてしまったというデータだけではなくどういう作業に時間を割いているのかという改善を深彫りするためのインプット機能です。

こうして申請内容に不備がなくなると申請ができます。管理者側の作業を負荷軽減ができる機能が備わっています。

また、ダッシュボードという形での表グラフの可視化を弊社は得意としております。全社的な視点で総労働時間や残業時間を確認できます。ブレイクダウンして部署別の労働時間・有給消化率もご覧いただけます。

あとこれは残業が多くなっている「働きすぎている人」のランキング表示です。これらをリアルタイムに可視化できるので労務リスクに早期に対応することができます。

まとめ

本日お伝えしたかったポイント3点です。毎日利用するからこそ使いやすさが重要であるという点、社内外の変化に備えた多様な働き方に対応できる点、労務リスクに対して先手を打つことができる点です。
これらが勤怠システムにおいて重要であると弊社は考えておりますのでご関心ご興味ありましたらぜひお問い合わせいただきたく思います。

質疑応答

＠人事・池田：私もチームメンバーの勤怠をまとめている立場ですが「1日に申請を出してくれない人いるんだよなぁ」と思ったり、不必要なやり取りが発生しているという実感があったりというのがあります。でも画面を見ている限り、そういうことが本当になさそう、UIにもこだわっていらっしゃると感じました。

参加者からの質問：英語版はありますか？

半澤：はい、英語対応しておりまして、言語の切り替えと言うところからワンクリックで英語表示可能でございます。現在は英語のみの対応となっております。基盤となるセールスフォースが多言語対応になっている仕組みです。

質問：アプリでの提供ありますか。

半澤：アプリのご提供もしており、そこから出退勤の記録が可能です。

池田：直行直帰や在宅勤務でもご対応できるということですね。ご回答ありがとうございました。【おわり】

※情報は2020年11月25日時点

セミナー概要

セミナータイトル：社労士が解説「勤怠管理システム」導入だけでは防げない法令違反リスク　対策のための勤怠管理システム比較セミナー
開催日：2020年11月25日（水）
開催場所：オンラインで開催
定員：300名
受講料：5,000円　※@人事会員は無料
主催：株式会社イーディアス・＠人事編集部
登壇企業：株式会社チームスピリット、株式会社ウェブサーブ、株式会社マネーフォワード、アマノ株式会社、株式会社ヒューマンテクノロジーズ（登壇順）
セミナー詳細LP：https://at-jinji.jp/cp/seminar/vol14

セミナーレポート本編

【レポートまとめ】人事の学び舎Vol.14　法令違反リスク対策のための「勤怠管理システム比較セミナー」 法令違反・労務リスクを回避し、働き方改革を先に進める勤怠管理システムの選び方

登壇企業によるLightningTalk

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