人事向け一括送信機能が便利。電子契約のスタンダード「CLOUDSIGN」【弁護士ドットコム】

9月24日に＠人事が開催した、人事・総務担当者向けのアカデミックイベント「人事の学び舎Vol.13　入社における契約業務を効率化する電子契約システム一括比較オンラインセミナー」の登壇企業によるLightningTalkの様子をダイジェストで紹介する。LightningTalkでは、各社が提供する電子契約システムの特長や機能、導入事例、利用料金のほか、参加者からの質問に回答した。

【レポート本編】電子契約システムの概要から活用法、自社に最適なサービスの選び方までを一気通貫で解説

弁護士ドットコム株式会社が提供する、弁護士監修の電子契約サービス「クラウドサイン」は、導入社数10万社・国内導入企業シェア80％の実績に基づき、各社の人事部門が持つ多様な課題も解決に導くことができる。スピーカーは同社のCloudSign事業部の小川和樹氏が務めた。

はじめに

今回、人事部門編ということで人事部門に特化した説明をさせていただきます。

2020年の新型コロナウイルス感染症拡大において、物理的に出社を見直そうという動きが強まっています。人事関連の契約に置いては物理的接触を減らす契約方法に注目が集まっています。電子契約システムを希望している各社様は、お値段・機能・セキュリティーと、さまざまな基準でシステムを選ばれています。

CLOUDSIGNが選ばれる理由

CLOUDSIGNが選ばれているのは4つの理由があります。

理由１　とにかく操作が楽

初めて操作するときも簡単、マニュアルを作る必要もなかった、という声もいただいています。相手方はスマホで操作できます。

理由２　万全のサポート体制

カスタマーサポートでチャットの解答スピードが早いことに定評があります。口コミサイトの「サポート体制の手厚さ」では高評価をいただいています。

理由３　人事向け機能がある

例えば9月末、社員さんの契約更新の時に人事関係の複数ファイルを同時に送ることができます。

理由４　他事業部への展開が可能

「人事だけでなくtoBでもちゃんと使えるものを選んでくれ」という社内の声もあると思います。CLOUDSIGNは国内シェア80％のtoBシーンでも活用しやすく、他の部署も作業が楽になるシステム、ということで提案しやすいシステムです。

人事部門では、金融機関、大手コンビニエンスストア、家電量販店で導入いただいています。皆様に共通しているのがtoBだけでなく対従業員との契約にも課題が合ったという点です。まず法務からシステムを導入してから人事へ、または人事から導入して営業や開発に順を追って導入する、というような段階的導入を推奨しています。自販機事業のダイドードリンコ様は法務部でご提案している最中に人事部の方が興味を持たれて1カ月で導入に至りました。

また、ライザップ様のような急成長企業では事業が展開していくほど契約書も増え、雇用形態も複雑化し、コンプライアンス強化をする必要がありクラウドサインを導入されました。

スギ薬局様、くら寿司様は、キーワドとしては「多拠点」「他店舗」が導入の理由にありました。CLOUDSIGN導入で店舗・拠点ごとの契約業務タイムラグをなくす効果がありました。

電子契約市場シェアNo.１※
電子契約サービス主要12社において、有償・無償を含む発注者側ベースでの利用登録社数 （株）矢野経済研究所調べ 2019年7月現在

導入シェアNo.1、CLOUDSIGNのサービスの特長と便利な機能

CLOUDSIGNの説明を簡単にいたします。
弊社の場合、電子契約の契約書の締結・管理・保管を一貫して行います。書類受信者の相手方はクラウドサインに登録する必要がありません。

サービスの特長は以下の3点です。

法律の専門家監修の電子契約サービスである点

「弁護士ドットコム」は弁護士を対象にしたサービスです。5年前、弁護士監修のサービスとして「CLOUDSIGN」がリリースされました。機能開発から弁護士が関わった弁護士監修サービスなので法的に安心してご利用いただけます。

初めて受け取る方にも簡単に操作できる点

初めて利用する方でも直感的な操作が可能なUIを作り込んでいます。

10万社導入の国内導入社数シェアNo.1

現在導入企業は4年10カ月で10万社を突破しました。コロナの影響で今年の3月から9月までで導入企業が1万社増えたという実績もあります。

機能としてはこのようなものがあります。

メール＋2段階・2要素認証で「本人性」を担保

アクセスコードによる2段階認証、アプリによる2要素認証でセキュリティーを高めることも可能です。

一括書類作成＆送信機能

人事に必要な機能として、CSVを読み込んで大量の異なる契約書を自動作成できる一括書類作成機能、作成した契約書をワンクリックするだけで一括送信できる一括送信機能があります。

契約一元管理を実現するオプション機能

紙の契約書をPDF化し、CLOUDSIGNにアップロードする機能がございます。取引先との都合でどうしても紙の契約書での契約が必要な場合、他社サービスで締結した書類でもCLOUDSIGN上で一元管理可能です。

今年8月に実装された法務向けの機能として、AIによる書類情報の自動入力機能があります。

API連携

人事管理システムとの連携も可能です。HRオートメーションシステム「サイレコ」とCLOUDSIGNを連携させオンライン上でつなぐことができます。今年8月からはWorks Human　Intelligence（ワークヒューマンインテリジェンス）の「COMPANY（カンパニー）」を使っているお客様はCLOUDSIGNとの連携が可能になります。今後も連携可能なシステムの情報を順次発表していく予定です。

利用料金は月額1万円から

最利用料金はStandardプラン、Businessプランなどがあり、ベーシックの機能のみが使えるStandardプランは月額1万円からご利用できます。1送信200円からです。

サービスを選ぶポイントFAQ

よくあるQ＆Aについてまとめていますのでご紹介いたします。

Q.以前検討したが社内への調整ハードルが高く断念してしまったのですがどうしたらいいですか？
A.全社の業務改善（DX等）の中のペーパーレス化の一貫として「先行導入」として社内提案してみたらどうでしょうか。

このケースでは選考導入という形にすることによって、「まずリスクの低い人事系から導入してみてはどうですか」という風に掛け合うことできました。

Q.以前検討したものの、どのサービスが自社に合うか分からず保留になったのですが、今回はどうしたらいいですか？
A.合う、合わないの前に、対従業員との契約書等を電子化する理由をもう一度整理してみて下さい。

実際に課題を整理いただくと「手間」「スピード」というケースが多いです。大前提として法的証明力、セキュリティー問題は大事ですが、そのうえでの課題をお聞きして自社に合うサービスについて検討いただきます。

セミナー参加者からの質問と回答

質問：サポート体制が充実していると聞きましたが、契約を紙でやっている場合も電子契約化するためのサポートをしていただけるのでしょうか。

小川：ここでおっしゃっている「サポート」はこれまでの契約書を電子に移行するお手伝いのことだと思います。このスキャン事業は徳島にセンターがあり、こちらにダンボールを送ってもらう形で見積もりをしております。その点で電子化のお手伝いは可能でございます。

【おわり】

登壇企業資料ダウンロード

＠人事デジタルライブラリーから、記事で紹介している内容の詳細資料をダウンロードできます。

・クラウドサイン説明資料

セミナー概要

セミナータイトル：入社における契約作業を効率化する　電子契約システム一括比較オンラインセミナー
開催日：2020年9月24日（木）
開催場所：オンラインで開催
定員：30名
受講料：5,000円　※@人事会員は無料
主催：株式会社イーディアス ・＠人事編集部
登壇企業：GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社、株式会社Holmes、株式会社サイトビジット、弁護士ドットコム株式会社（登壇順）
セミナー詳細LP：https://at-jinji.jp/cp/seminar/vol13

セミナーレポート本編

【レポートまとめ】人事の学び舎Vol.13「電子契約システム一括比較オンラインセミナー」 電子契約システムの概要から活用法、自社に最適なサービスの選び方までを一気通貫で解説

登壇企業によるLightningTalk

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• 一気通貫で契約書の管理が可能になる電子契約対応のクラウド型マネジメントシステム「ホームズクラウド」【Holmes】
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• 人事向け一括送信機能が便利。電子契約のスタンダード「CLOUDSIGN」【弁護士ドットコム】

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