一気通貫で契約書の管理が可能になる電子契約対応のクラウド型マネジメントシステム「ホームズクラウド」【Holmes】

9月24日に＠人事が開催した、人事・総務担当者向けのアカデミックイベント「人事の学び舎Vol.13　入社における契約業務を効率化する電子契約システム一括比較オンラインセミナー」の登壇企業によるLightningTalkの様子をダイジェストで紹介する。LightningTalkでは、各社が提供する電子契約システムの特長や機能、導入事例、利用料金のほか、参加者からの質問に回答した。

【レポート本編】電子契約システムの概要から活用法、自社に最適なサービスの選び方までを一気通貫で解説

株式会社Holmesが提供する「ホームズクラウド」は、契約プロセス構築と契約の一元管理を実現する、クラウド型契約マネジメントシステムだ。Holmesは「世の中から紛争裁判をなくす」という志のもと、「権利の実現」と「義務の履行」が自然となされる社会の実現を目指しており、「ホームズクラウド」を通して、企業の契約業務の効率化とガバナンス向上を支援し、経営管理基盤の強化を実現する。
スピーカーは同社の津田奨悟氏が務めた。

はじめに

本日はホームズクラウドの独自性や考え方をご理解いただきたいと思っております。

本日お伝えしたいメッセージが3つございます。

1.契約における2つの「分からない」
2.紙も電子契約も一緒に！2つの「分からない」を解決するのがホームズクラウド
3.人事領域（雇用契約など）での実績！大企業での使用要件に準拠する安心のセキュリティー

セミナーではこの3つを覚えていっていただきたいと思います。

テレワークが炙り題した契約業務の課題を解決

テレワークが推進されたことで、契約業務に関する2つの問題が顕在化しました。

問題１　契約のプロセスが分からない

契約業務は渋滞化しやすいという問題があります。新しい契約を結ぶ際、いつ誰に、どういう情報を準備して、どうパスすればいいか分からない、というのはよくあるケースと思います。担当者がすべきことが分からない、進めてみたは良いけど不十分であると分かり、手戻りが発生するというケースもあると思います。

契約は「契約書を交わす」というイメージですが、その他に付帯するコミュニケーション、法務とのやり取りの方が分かりづらく渋滞化・属人化しやすいと言えます。

問題２　契約の管理が分からない

• 契約書の場所が分からない…昔の契約書の保管場所が分かっていない
• 契約内容が分からない…法務でない限り分かりにくい
• 履行状況が分からない…お金を払っているか、もらっているか分かっていない

などの状況が発生しています。誰かに聞かないと契約が進まない、特定の業務が個人に集中する「属人化」も引き起こされています。契約の管理が行き届かず「分からない」となる状況です。

2つの「分からない」に悩まされる契約業務の現状

2つの「分からない」を統合する以下のようになるのではないでしょうか。

・契約のプロセスが分からない
・契約の管理が分からない

契約は交渉～契約締結・管理までのやり取りについえ契約書をWordで送ったり、Excelで管理していたりということが往々にしてあります。ツールや書類がプロセスごとにバラバラになっていてひと目で「分からない」、どういう経緯でこの契約書になったのか「分からない」という状況が発生しています。

まとめますと、「契約プロセスの分からない」と「管理の分からない」の両方を見据えて動いていかなければ、個別最適になってしまい効率化されない結果になります。
この2つに対してアプローチすべきというのが私たちの考え方です。「ホームズクラウド」であれば、契約業務全般をカバーすることが可能です。

相手先との締結手段に関わらず契約プロセスを仕組み化

もう少し具体的にお話します。

これまでの契約ですと、アナログで管理しているためツールごとに情報が散逸し、業務フローが最適かどうか見直されることもないため生産性が低くなります。

ホームズクラウド導入後は一気通貫で契約業務を行え、生産性が高まります。大きなポイントは電子・書面に関わらず契約業務のマネジメントができる点です。相手先が電子では難しい、というケースもあります。自社で電子契約システムを取り入れても相手先の契約形態に依存する形になると本末転倒になります。ホームズクラウドであればこの点を一気通貫で解決できます。

ホームズクラウドは、業界・企業規模を問わず、スタートアップから大手企業まで、幅広い企業に活用されています。導入企業一覧および導入事例については、詳しくはコーポレートサイト（下記URL）をご覧ください。
コーポレイトサイト：https://www.holmescloud.com/index.html

導入事例：業務工数を50％削減、セキュリティーも万全

某大手外食チェーン企業様の事例を紹介いたします。飲食チェーン店最大手で全国1,600店舗を展開しています。ピーク時は最大月間2,000人のアルバイトが入社され、契約業務が複雑化していました。ホームズクラウド導入後業務工数を50％削減できました。

導入前の課題は、多店舗経営になると本社・店舗・就業者といった多重構造でコミュニケーション・タイムラグが生じ、本社人事部や店長に負担がかかっていました。これらを一気通貫でライフサイクルとしてマネジメントすることで業務工数が削減可能となりました。

1,600店舗、3カ月でホームズクラウドを導入いただきました。この間、なるべく早く業務フローを構築するためのサポート体制を取らせていただきました。

また大企業では使用要件に準拠するセキュリティーを具備し、大企業でもご安心して導入可能です。

参考：https://www.holmescloud.com/usecase/3100/

セミナー参加者からの質問と回答

 ＠人事池田（以下、池田）：まず私から質問です。人事領域で活用する場合、多店舗経営様が一番効果を発揮できるのでしょうか？

津田：私たちとしてはそう考えています。数十店舗を展開しているお客様の事例もあります。まずクイックにハンコをなくしたい、というニーズの場合はホームズクラウドでなくても良いかもしれません。しかし、脱ハンコ化だけでは課題が解決しない多重構造が目に見えている場合、ホームズクラウドの特長が生かせると思います。

池田：私も前職で営業所が各地にある企業に勤めていましたので、ホームズクラウドのようなサービスがあれば良かったのに、と実感しております。

質問：大手企業向けの印象を持ちましたが、従業員規模100人程度の企業でも導入実績はありますか？

津田：実績として多くございます。一番小規模の事例では個人で起業したタイミングでミニマムのプランで導入、というケースもいくつもありますし、数十人規模のスタートアップの企業の導入も増えています。数十人規模の段階からガバナンスをしっかりして行きたい、というリクエストも多くいただいています。中小規模の企業様もぜひご支援させていただきたいです。

【おわり】

登壇企業資料ダウンロード

＠人事デジタルライブラリーから、記事で紹介している内容の詳細資料をダウンロードできます。

・契約マネジメントシステム「 ホームズクラウド」ご紹介資料

セミナー概要

セミナータイトル：入社における契約作業を効率化する　電子契約システム一括比較オンラインセミナー
開催日：2020年9月24日（木）
開催場所：オンラインで開催
定員：30名
受講料：5,000円　※@人事会員は無料
主催：株式会社イーディアス ・＠人事編集部
登壇企業：GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社、株式会社Holmes、株式会社サイトビジット、弁護士ドットコム株式会社（登壇順）
セミナー詳細LP：https://at-jinji.jp/cp/seminar/vol13

セミナーレポート本編

【レポートまとめ】人事の学び舎Vol.13「電子契約システム一括比較オンラインセミナー」 電子契約システムの概要から活用法、自社に最適なサービスの選び方までを一気通貫で解説

登壇企業によるLightningTalk

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• 一気通貫で契約書の管理が可能になる電子契約対応のクラウド型マネジメントシステム「ホームズクラウド」【Holmes】
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