電子契約の使い分け可能、世界第3位の実績「GMO電子印鑑Agree」【GMOグローバルサイン・ホールディングス】

9月24日に＠人事が開催した、人事・総務担当者向けのアカデミックイベント「人事の学び舎Vol.13　入社における契約業務を効率化する電子契約システム一括比較オンラインセミナー」の登壇企業によるLightningTalkの様子をダイジェストで紹介する。LightningTalkでは、各社が提供する電子契約システムの特長や機能、導入事例、利用料金のほか、参加者からの質問に回答した。

【レポート本編】電子契約システムの概要から活用法、自社に最適なサービスの選び方までを一気通貫で解説

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「GMO電子印鑑Agree」は、法的に有効なクラウド型の電子契約サービスだ。契約締結・管理の業務効率化や印紙税などのコスト削減、コンプライアンス強化を実現。実印と契約印に相当する「電子署名」「電子サイン」を使い分けできるので、さまざまビジネスシーンにおける契約業務の課題を解決する。
スピーカーは同社のソリューション事業部電子契約サービス推進室室長の牛島直紀氏が務めた。

GMO電子印鑑Agreeとは

簡単に我々の紹介をさせていただきます。他の3社様（株式会社Holmes、株式会社サイトビジット、弁護士ドットコム株式会社）は弁護士の先生方が創業された企業ですが、我々は電子契約のインフラ部分を担ってきた企業です。総合インターネット企業ですが、我々は電子認証事業のクラウド基盤、インターネット基盤のご提供をしています。電子ファイルに電子署名とタイムスタンプを20年以上提供しているが我々の事業です。

電子契約のメリット

電子契約について改めてご紹介いたします。
紙の契約書との違いは、電子文書+電子署名で締結する契約という点です。押印に必要だったものが電子署名・電子サインに置き換えられます。

そして電子契約の主なメリットは3つあります。

メリット1　圧倒的なコスト削減

これまでかかっていた印紙代・印刷や製本などの作業コスト、送料印刷代、保管料が全て削減され、かかるのはサービス利用料だけになります。
雇用契約だけだと印紙代のコスト削減効果はないかもしれないですが、業務委託契約ですと必要になったり、締結数が多いとコストがかかったりしますので、コスト削減に繋がりやすいと言えます。

メリット２　契約業務の効率化と働き方改革

紙の契約書ですと、すべての作業に2~3週間かかりますが、電子契約ですと最短数分で完了します。我々とグループ会社でも電子契約システムを使っていますが、紙の契約書であった書類の記入漏れや添付漏れを防止する設定を使うこと不要な往復なやり取りなどの無駄を省けています。お客様にインタビューすると業務工数が80％ほど削減できたと回答されています。

メリット３　コンプライアンス強化

紙の契約書ですと、手続きがどこまで進んでいるかわかりませんが、電子契約だと契約手続きがどこまで進んでいるか可視化され、締結漏れ、更新漏れを防止できます。あるいは必要な契約書を高い検索制で契約管理できます。部門ごとにフォルダ管理する機能もあり、人事部門の契約書、営業部門の契約書などそれぞれの部署だけで管理する閲覧管理設定もあります。

GMO電子印鑑Agreeの特長と価格

Agreeの特長を3つ紹介します。

特長１　No.1の認証局の技術と信頼

電子契約に必要な電子証明書を発行する国内No.1、世界ではNo.3の電子認証局を20年運営している実績があります。JMR（日本マーケティングリサーチ機構）の調査した「法務担当者の満足度」「仕事が楽になる電子契約」「安全な電子契約」の分野においてNo.1を獲得しています。

特長2　あらゆる契約シーンに対応

2020年9月4日付で総務省・法務省・経済産業省による以下のような政府見解が発表されました。

＊政府見解
電子契約サービスにおける利用者の身元確認の有無、水準及び方法やなりすまし等の防御レベルは様々
→契約の性質や…身元確認レベルに応じて適切なサービスを選択することが適当

そういった意味でAgreeは「電子署名」「電子サイン」「契約に応じた認証方法の選択」といったレベルに応じた契約に対応しているサービスと言えます。

電子署名（当事者型）

当事者型と言われ、電子認証局が本人確認・発行した電子証明書により高度な信頼性と証拠力を付与します。

電子サイン（立会人型）

一般的に立ち会い型と言われ、メール認証でライトに利用できます。

契約に応じた認証方法を選択可能

雇用契約ですと相手方個人がGメールやヤフーメールなどのフリーメールの場合もあり、それだけでは認証力に不安な際に、手書きサインや身分証添付、SMS認証で本人確認レベルを強化する、といった利用も可能です。

特長3　電子認証局だから提供できる価格

電子契約に必要なタイムスタンプをもともと提供しているのが我々です。そのため非常にリーズナブルな価格でタイムスタンプを発行できるのが大きな強みです。月額費用1万円、文書ごとの送信費用が100円で、選んでいただきやすい価格設定ではないかと思います。

セミナー参加者からの質問と回答

＠人事池田（以下、池田）：僕の方からご質問させていただければと思います。あらゆる契約シーンに対応と紹介していただきましたが、「この契約の時はこの契約方法が良い」という実例があれば教えて下さい。

牛島：正直に言うと、会社のガバナンスによって契約方法が決定します。紙の契約書ですと重要な文書は代表印を押したり、役職印で押したり文書の種類によって使い分けがされていると思いますが、そのような使い分けが電子契約でもできると思います。SMS認証や身分証添付などは、メールにプラスαで認証力を高めたい場合に使用します。SMSで送った方が簡単、という使い分けもあるかと思います。

池田：「こういう契約の場合、この方法を使う」というのではなく自社の契約や状況に応じて方法を選ぶのが良い、というイメージですね。【おわり】

セミナー概要

セミナータイトル：入社における契約作業を効率化する　電子契約システム一括比較オンラインセミナー
開催日：2020年9月24日（木）
開催場所：オンラインで開催
定員：30名
受講料：5,000円　※@人事会員は無料
主催：株式会社イーディアス ・＠人事編集部
登壇企業：GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社、株式会社Holmes、株式会社サイトビジット、弁護士ドットコム株式会社（登壇順）
セミナー詳細LP：https://at-jinji.jp/cp/seminar/vol13

セミナーレポート本編

【レポートまとめ】人事の学び舎Vol.13「電子契約システム一括比較オンラインセミナー」 電子契約システムの概要から活用法、自社に最適なサービスの選び方までを一気通貫で解説

登壇企業によるLightningTalk

• 電子契約の使い分け可能、世界第3位の実績「GMO電子印鑑Agree」【GMOグローバルサイン・ホールディングス】
• 一気通貫で契約書の管理が可能になる電子契約対応のクラウド型マネジメントシステム「ホームズクラウド」【Holmes】
• 月額100円安くなる“逆従量課金”を展開。ワンストップ電子契約サービスNINJA SIGN」【サイトビジット】
• 人事向け一括送信機能が便利。電子契約のスタンダード「CLOUDSIGN」【弁護士ドットコム】