@人事を運営するイーディアスは9月24日、人事・総務担当者向けのアカデミックイベント「人事の学び舎vol.13」をオンラインセミナー形式で開催した。
テーマは「入社における契約作業を効率化する　電子契約システム」。ハンコ出社問題が話題に挙がるほど、未だバックオフィス従事者のリモートワーク化には障壁がある。

そこで、＠人事はアナログな部分も残る入社手続きや商取引における契約業務効率化のきっかけを提供するため、本セミナーの企画した。電子契約システムの概要から活用法、いま導入企業が増えている背景を解説。さらに業界を代表するソリューション提供企業によるプレゼン、@人事によるサービスの比較を交えながら「自社に最適な電子契約システムの選び方」のノウハウを提供した。

【関連資料】脱ハンコ化と入社手続きの業務効率化を促進させる　自社に最適な「電子契約システム」の選び方

このレポートでは、「労務管理の現状及び電子契約システムの概要整理」、「第2章　電子契約システム提供企業によるLightning Talk」、「電子契約システム@人事掲載サービス４社比較」をダイジェストで紹介する。【公開：2020年10月9日】

労務管理の現状及び電子契約システムの概要整理

第1章「労務管理の現状及び電子契約システムの概要整理」は、＠人事事業部長の池田亮貴（以下、池田）が電子システムがいま求められている労務管理の現状やシステムの概要、解決できる課題などについて解説した。

ハンコ出社をはじめ、煩雑な業務負担を減らしたい

池田：早速ですが私の方より皆様にお伺いしたいことがあります。再度ここで投票機能を使いアンケートを取らせていただきます。

皆様はハンコ出社を経験したことはありますでしょうか。少し前に話題になりましたが、在宅勤務をしていながらハンコを押すためだけに出社しなければならない状況です。SNSや報道でも話題になりました。

（結果をうけ）経験者がかなりいらっしゃいました。 50％くらいの方はハンコで出社した、あるいは周囲の方が出社していた、という結果に。思っていたより多いという印象を受けました。

こうしたハンコ出社問題につながるのですが、今回セミナーに参加されている方は「労務管理業務の効率化」についてお悩みの方が多いのではないでしょうか。

なぜ効率化をしたいのか、会員の方の声を実際に我々で集めております。その結果がこちらです【下写真】。

「やっぱり負担が多いからそれを減らしたいんだ」もしくは「紙の作業をやめたいんだ」というところでしょうか。その他には電子申請に対応したい、社員が増えてしまってそのために効率化を進めたいという理由でした。

とにかく、現在の負担を減らしたいというのが人事様の切実な声だと感じました。

入社手続きにかかる労務管理は効率化できる

池田：そんな労務管理ですが 、入社手続きの際には具体的にどんな作業が必要なのでしょうか。入社前に行うこと、入社後に行うことそれぞれをざっくりまとめさせていただきました。

入社に伴って必要な書類が以下になります。これだけ業務があると「やること多すぎ、疲れてしまう」、と思いますよね。 そんな労務管理ですが効率化は可能です。

こちら【下写真】は労務管理を効率化させた一例です。中途入社の労務手続き1件にこれまで5時間かかっていたところを、労務管理ツールを導入したことで30分に短縮できました。 あくまで一例ですが皆様が負担と思っている部分を効率化できるのは確かです。今日はこのセミナーを通じ、効率化の部分で何かしらのヒントを皆様にお渡ししたいと考えております。

入社手続き効率化が進む3つの理由

池田：入社手続きの効率化は現在どんな状況なのか。お話させていただきます。

現在、入社手続き効率化が注目されるのは大きく3つ理由があるのかな、と考えております。そのうちの1つ目が電子申請の流通、2つ目が電子契約解禁、3つ目がサービスの拡充です。これらの要素が電子契約システム導入の追い風になっていると考えられます。

1つ目の電子申請の流通についてです。
社会保険や雇用保険の手続きが2019年から電子化されました。これだけではなく、法律施行による電子申請義務化の要因があります。「電子申請をして行こう」と国の方針で推進されていることがお分かりいただけると思います。

2つ目が電子契約の解禁です。
雇用する時、労働条件通知書を書面として交付する義務がありましたが2019年4月から電子メールなどによる通知が認められました。労働条件通知書は雇用契約書を兼ねて使っているケースもあるかと思います。

そういった場合、書面にサインして雇用条件を結ぶことになります。これを電子契約で行うことが可能になり、結果効率化が促進されます。

ハンコに関しては政府の方針が出ております。

河野太郎行政改革担当大臣より「役所で使うハンコをなくして電子化しましょう」という提言が出されたばかりで記憶に新しいかと思います。ハンコがなくても法的効力を認めるという見解がすでに6月、政府から出されており、電子契約かがさらに加速するのではないかと考えられます。

3つ目がサービスの拡充です。
入退社手続きをはじめとした労務管理システム、雇用契約等の締結簡略化の電子契約システムが充実して来たことも風向きの追い風となっていると思われます。

電子契約システムとは何か

池田：ここで改めて電子契約システムとは何なのか。概要説明をいたします 。電子ファイルを紙ではなく電子のデータで保存するのが電子契約システムです。電子契約においては2つタイプがあります。

書面と電子契約の何が違うのが、一覧をこちらにまとめさせていただきました。電子契約の場合は紙の印刷は行わず、日付をタイムスタンプを付与して証明します。

契約書を結ぶ時は、契約内容の下に日付と名前を入れ、契約が締結されます。これまでの契約では、契約内容（何）について署名（誰）と日付（いつ）を記入することで証明を行っていました。電子契約の場合は内容（何）はそのまま、署名（誰）を電子署名、日付（いつ）をタイムスタンプで証明する形式になっております。これらを組み合わせることで紙の契約書と同じ効力を持たせます。

今紹介した用語はこちらの用語集でも解説しています。

電子契約システムが普及してきた背景

池田：電子契約システムの普及背景についてです。政府も「脱ハンコ」の見解を出すといった国を上げてのペーパーレス化推進を進めているのが現状です。また、コスト削減の効果があります。契約にあたって書面を送る、印紙等コストや作業時間が減り、人件費の削減につながります。また、技術力の向上も挙げられます。

電子契約システムは2000年代から存在していましたが、契約を結ぶA社・B社の両方の企業同士が電子契約システムを導入しないと利用できないなど、利便性に難がありました。技術の進歩によって、A社・B社の両方を包み込んでインターネット上で契約締結が可能なシステムが登場し状況が大きく変わりました。

その状況から更に新型コロナウイルス感染症の影響があり、ハンコ出社の問題化から、さらに電子契約に注目が集まっているという状況です。これらが電子契約システムの急速な普及の背景と言えます。

電子契約システムのメリット・デメリット

池田：電子契約システムのメリットとして、コスト削減、業務効率化、顧客にもメリットがある利便性向上やコンプライアンス強化、進捗管理など紙の契約書にはない効果があります。

一方で、電子契約にはデメリットもあります。

・社内外への説明、導入準備が手間
・電子契約できない契約書もある
・サーバー攻撃に遭う可能性がある

などに注意していただく必要があります。

電子契約化できる契約書が以下の種類です。実際に入社手続き負担の軽減につながる書類は赤いマーカーの部分の書類です。

労務管理システムと電子契約システムを選ぶ判断軸

池田：入社手続き効率化の手段は以下の2つが考えられます。

・入社手続きをはじめとした労務管理システム
・雇用契約等の締結簡略化を行う電子契約システム

この2つのどちらが良いかと疑問に思われるでしょう

労務管理システムと電子契約システムを整理して比較しました。

労務管理システムは入退社手続きが楽になります。労務における総合的な業務効率化が可能で、入退社当事者、人事総務担当者に業務に対応しています。

一方で電子契約システムは雇用契約だけでなく、入社に伴う秘密情報保持契約書といった雇用契約以外の契約書を交わすことができます。営業やその他の業務に関わる契約書全般に対応しており、人事や労務担当者だけでなく、契約業務に関わる人すべてに対応している点が特長です。

サービスとして「どちらが良い」ということは言えませんが、「御社にとってどちらが良いか」という部分に着目した判断軸をお伝えします。

まず、「電子申請を行いたいのか？」が検討ポイントになると思います。どうしても電子申請を行いたい場合は「労務管理システム」をご検討ください。

次は、電子申請はどちらでもよい、または電子申請に対応していても効率化が進んでいないという企業様についてです。「人事労務業務が煩雑な理由として雇用の際の契約書対応が要因か」が1つの判断軸になります。例えば拠点が複数ある、あるいは紙で契約書を送らなければならない企業様のケースに当てはまります。

「雇用以外の紙でやり取りしている契約書が多いか、効率化したいか」という点も判断軸になります。例えば、労務管理システムを入れようとすると、「人事部だけ楽になるのか」と言われることもあると聞きます。

一方、電子契約システムの場合は「導入すれば全社的に業務が楽になります」とアピールすることができ、上層部も承認しやすいと言えます。こういった判断軸を考慮し、今一度御社の状況を振り返っていただければと思います。そのうえで、労務管理システム、電子契約システムのどちらが良いかご判断いただくと良いのではないかと思います。

実際に、これからサービスを提供企業様のお話を聞くにあたって次の項目を頭に入れて聞いていただければと思います。

採用及び入社と手続きの状況

については、採用人数や拠点数が多く大変であったり、入社手続きの書類の量の差という問題があったりすると思います。または電子申請の実施、人事情報のご要望がどうかも振り返って見てください。

自社の要望及び重視するポイント

御社にとって重点ポイントとしておきたい部分は何でしょうか？

法的安全性を重視しないとサービスが通らない、という企業様やITシステムの安全性が必ず必要という企業様もあるかともいます。雇用以外の契約書が実は煩雑、という企業様もあると思いますので今一度自社の状況を見ていただければと思います。

実際に導入するとしたら

最後に「実際に導入したとしたら」という観点です。費用の部分や、使いやすさも重要です。そしてコスト、既にある紙の契約書についてどんな対応をするか自社の状況を振り返って見てください。

「電子申請の実施・人事情報管理の要望」については労務管理システムであればご解決できます。別途お勧めシステムの資料をご用意しておりますので、＠人事のサイトからダウンロードしていただければと思っております。

2章　電子契約システム提供企業によるLightning Talk

電子契約の使い分け可能、世界第3位の実績「GMO電子印鑑Agree」【GMOグローバルサイン・ホールディングス】

スピーカー：牛島 直紀氏（ソリューション事業部 電子契約サービス推進室 室長）

他の3社様は弁護士の先生方が創業された企業ですが、我々は電子契約のインフラ部分を担ってきた企業です。総合インターネット企業ですが、我々は電子認証事業のクラウド基盤、インターネット基盤のご提供をしています。電子ファイルに電子署名とタイムスタンプを20年以上提供しているが我々の事業です…

続きはこちら

【レポート】人事の学び舎Vol.13「電子契約システム一括比較オンラインセミナー」LightningTalk①　電子契約の使い分け可能、世界第3位の実績「GMO電子印鑑Agree」【GMOグローバルサイン・ホールディングス】

一気通貫で契約書の管理が可能になる電子契約対応のクラウド型マネジメントシステム「ホームズクラウド」【Holmes】

スピーカー：津田奨悟氏

本日はホームズクラウドの独自性や考え方をご理解いただきたいと思っております。

1.契約における2つの「分からない」
2.紙も電子契約も一緒に！2つの「分からない」を解決するのがホームズクラウド
3.人事領域（雇用契約など）での実績！大企業での使用要件に準拠する安心のセキュリティー

セミナーではこの3つを覚えていっていただきたいと思います…

続きはこちら

【レポート】人事の学び舎Vol.13「電子契約システム一括比較オンラインセミナー」LightningTalk② 一気通貫で契約書の管理が可能になる電子契約対応のクラウド型マネジメントシステム「ホームズクラウド」【Holmes】

月額100円安くなる“逆従量課金”を展開。ワンストップ電子契約サービス「NINJA SIGN」【サイトビジット】

スピーカー：加茂了氏（NINJA SIGN事業部　カスタマーサポートG リーダー）

NINJA SIGNは弁護士の鬼頭政人代表が2013年に立ち上げた会社です。今回ご説明させていただくNINJA SIGNだけでなく資格試験の対策提供事業や人材紹介のLEGAL ENGINEも運営しております。

NINJA SIGNは2019年からスタートしたサービスですが現在6000社、ベンチャーから大企業まで幅広くご利用いただいています…

続きはこちら

【レポート】人事の学び舎Vol.13「電子契約システム一括比較オンラインセミナー」LightningTalk③ 月額100円安くなる“逆従量課金”を展開。ワンストップ電子契約サービス「NINJA SIGN」【サイトビジット】

人事向け一括送信機能が便利。電子契約のスタンダード「CLOUDSIGN」【弁護士ドットコム】

スピーカー：小川和樹氏（CloudSign事業部 ）

今回、人事部門編ということで人事部門に特化した説明をさせていただきます。

2020年の新型コロナウイルス感染症拡大において、物理的に出社を見直そうという動きが強まっています。人事関連の契約に置いては物理的接触を減らす契約方法に注目が集まっています。電子契約システムを希望している各社様は、お値段・機能・セキュリティーと、様々な基準でシステムを選ばれています…

続きはこちら

【レポート】人事の学び舎Vol.13「電子契約システム一括比較オンラインセミナー」LightningTalk④ 人事向け一括送信機能が便利。電子契約のスタンダード「CLOUDSIGN」【弁護士ドットコム】

電子契約システム ＠人事掲載サービス4社比較

第3章「電子契約システム ＠人事掲載サービス4社比較」は、第1章に引き続き、＠人事の池田と、弁護士ドットコムの小川氏が電子契約システムの比較表を用いながら、各社の機能・サービスの比較、実際にシステムを導入した際の運用のコツなどを解説した。

池田：弁護士ドットコムの小川様には、中立的な立場からご意見をいただければと思います。4社様ご登壇ありがとうございました。

＠人事で登壇企業様提供のサービス情報をもとに比較表を作りました。基本的な機能については各社様大きな差はなく一通り網羅されています。基本的な性能以外については各社様の特長がございました。

各社の電子契約システムまとめ比較表

GMO電子印鑑Agree

電子署名・電子サインの使い分けは他の企業にはない優れた点でした。世界3位の認証局もとても大きいと感じました。

ホームズクラウド

一気通貫のライフサイクル、という部分が大きな強みだと感じました。契約を結ぶだけでなく管理する点で困った経験、分からなくなる経験は私もありますし、この点に対応できるのは嬉しい部分と思います。

NINJA SIGN（ニンジャサイン）

逆従量課金のインパクトが非常に大きかったです。セミナー参加の皆様の注目度も高い結果でした。

CLOUDSIGN（クラウドサイン）

チャットの解答スピードの早さ、FAQのサポートの部分の手厚さが魅力でした。

池田：ightning talk に入る前に、各社に重視している点をヒアリングしてまとめた表をご案内します。この判断軸を元に各社の強みをお話します。

「GMO電子印鑑Agre」は法的安全性に非常に優れております。コスト面でも使いやすさが目立ちました。

「ホームズクラウド」はITシステムとしての安全性を重視されており、一気通貫できるシステムということで契約書関係の煩雑さに対応できる強みがあります。

「NINJA SIGN」は、電子契約を社内で推し進めて行こう、という機運が高まった時に「これを使えば安く使える！」「うちの部署でもやってみよう」というパワーをお持ちで、導入時のしやすさが特筆できる点ではないかと思います。

「CLOUD SIGN」は人事部門が使う採用の部分での使いやすさが魅力で、特に入社時に紙の契約書が多い企業様は一括送信システムが非常に効率化の面で役立つのではないかと思います。

弁護士ドットコムの小川様のお話にもありましたように、「どのサービスが合うか」も見ていただきたいのですが、「サービスを入れることによって自社のどんな課題が解決できるか」を振り返って注目していただければと思います。

小川：採用人数と拠点の数で言うと、どの企業のサービスも大手には対応できると思います。機能についていうと、「あったら良い機能」「マストな機能」を混同されてしまうお客様がいらっしゃいます。一度必要な機能とそうでないものは分けて検討するのが一番良いのかと思います。

池田：各企業の状況において一番良いものを選び、そのうえで「あったら良い機能」を出してもらい、このような表を使ってご検討いただく形が望ましいと言えますね。

電子契約システム導入時の注意点

池田：最後に、導入における注意点をお話します。

労働条件通知書と雇用契約書を兼ねて使っていらっしゃる企業様もありますが、労働条件通知書単体の場合本人の希望を確認する必要があります。雇用契約の書類は退職してから3年間保存義務がありますのでその点もご注意ください。

※「労働条件通知書」は労働基準法により、労働者が退職または死亡した日から3年間保存する必要がある。

＠人事としては非効率をなくしたい、と考えております。「ハンコ出社」はモチベーションが下がりますし、契約締結に時間・手間がかかる非効率、契約書管理の非効率を無くしたいと思っております。

本セミナーを通して皆様の非効率が改善されることを願っております。【おわり】

登壇企業によるLightningTalk

• 電子契約の使い分け可能、世界第3位の実績「GMO電子印鑑Agree」【GMOグローバルサイン・ホールディングス】
• 一気通貫で契約書の管理が可能になる電子契約対応のクラウド型マネジメントシステム「ホームズクラウド」【Holmes】
• 月額100円安くなる“逆従量課金”を展開。ワンストップ電子契約サービスNINJA SIGN」【サイトビジット】
• 人事向け一括送信機能が便利。電子契約のスタンダード「CLOUDSIGN」【弁護士ドットコム】

セミナー概要

セミナータイトル：入社における契約作業を効率化する　電子契約システム一括比較オンラインセミナー
開催日：2020年9月24日（木）
開催場所：オンラインで開催
定員：30名
受講料：5,000円　※@人事会員は無料
主催：株式会社イーディアス ・＠人事編集部
登壇企業：GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社、株式会社Holmes、株式会社サイトビジット、弁護士ドットコム株式会社（登壇順）
セミナー詳細LP：https://at-jinji.jp/cp/seminar/vol13

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