1日平均の送信メール数は「14.06通」、受信メール数「50.12通」。残業が多いと感じている人ほどメールの返信が遅れる頻度が高い傾向に

日本ビジネスメール協会(東京・千代田)は6月1日、「ビジネスメール調査2020」の結果を発表した（有効回答数1,552））。同調査によると仕事でメールを使っている人の1日平均は送信メール数は「14.06通」、受信メール数「50.12通」だった。
仕事で使っている主なコミュニケーション手段は、「メール」の回答が99.10％で最も多かったものの、昨年との比較で「テレビ会議・ウェブ会議」が31.94ポイント、「グループウェア」が16.33ポイント、チャットが11.65ポイント増加した。また、メールの返信が遅れてしまうことがある人は66.81%で、残業が多いと感じている人ほどメールの返信が遅れる頻度が高い傾向にあることが分かった。以下、報道向け資料およびリリースより抜粋して紹介。

調査の概要

調査目的：仕事におけるメールの利用実態と課題を把握
調査対象：仕事でメールを使っている人
調査期間：2020年4月2日から2020年5月1日
調査方法：インターネット回答方式
調査実施機関：株式会社アイ・コミュニケーション
有効回答数：1,552

ビジネスメール実態調査2020の総評

仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（99.1%）

仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」（99.10%）が最も多く、「電話」（89.76%）、「会う」（77.64%）と続きます。
「メール」「電話」「会う」の三つが仕事では主要なコミュニケーション手段だといえ、この並び順は2011年から変わりません。メールは、この三つの中で難易度の一番高いコミュニケーション手段です。対面や電話の場合は、その場で言い直したり、情報を追加したり、相手の理解を確認したりできます。都度、相手からのフィードバックを受け取り、シナリオを変更しながら進めることができます。

一方、メールの場合は、伝えたい情報をまとめて、相手の理解を予測しながら文章や構成を考えます。どう読まれるか分からないため、相手の理解や感情を先回りして作成する必要があります。

また、2019年と比較して10ポイント以上の増加が見られるのは「テレビ会議・ウェブ会議」（31.94ポイント増加）、「グループウェア」16.33ポイント増加、「チャット」（11.65ポイント増加）、「会う」11.34ポイント増加）です。
この調査は2020年4月に実施したため、新型コロナウイルス感染症拡大防止策の一つであるテレワークの影響を強く受けていたと考えられます。働き方の多様化もあり、全体的にデジタルツールの伸びが見られます。

1日平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」。メールの送受信数は「部長クラス」が最多。残業が多いと感じている人ほど受信数が多い

仕事で1日に送信するメールの平均は「14.06通」、受信するメールの平均は「50.12通」です。送信数よりも受信数のほうが多い傾向にあります。
今年はテレワークの影響でメールが増えたと推察されます。

また、部長クラスのメールが特に多いことが分かります。経営層からの共有や依頼、部下からのCCによる共有などがメールを増やしている一因と考えられます。

残業が多いと感じている人ほど、受信数が多い傾向があります。CCやBCCによる不要な共有を減らす。曖昧なメールを書かない、質問や問い合わせがこないように1通で伝えきるように書く。そうすることで、メールを減らすことが可能です。

メールの返信が遅れてしまうことがある人は66.81%。残業が多いと感じている人ほどメールの返信が遅れる頻度が高い

メールの返信が遅れてしまうことが「よくある」（13.40%）と「たまにある」（53.41%）の合計が66.81で、3分の2の人がメールの返信が遅れてしまうことがあると答えています。メールの返信が遅れることによって、謝罪をしたり、スケジュールを変更したりする必要があり、業務効率を下げることは明らかです。

また、残業が多いと感じている人ほど、メールの返信が遅れる頻度が高いようです。メールの返信が遅れることで各所への根回しが必要になったり、他の仕事のスケジュールが押したりと悪循環に陥っている可能性があります。
残業が多いからメールの返信が遅れるのか、メールの返信が遅れるから残業が増えるのか、どちらが原因か分かりませんが、関連が深いと考えるのが妥当でしょう。

調査結果の詳細はこちら

【プレスリリース「『ビジネスメール実態調査2020」発表」より｜2020年6月1日・一般社団法人日本ビジネスメール協会】