本当に必要な「勤怠管理」を実現する“勤怠管理システムの条件”

従業員の労働時間や出退勤時刻を把握するために必要な「勤怠管理」。タイムカードによるアナログな管理からクラウド型の勤怠管理システムまでさまざまな管理方法あります。それなりの手間とコストをかけて行っている勤怠管理ですが、企業によってはただの勤務記録の集計になってしまっている場合も。こうした状況をそのままにしておくことは、コンプライアンス違反につながることもあるので注意が必要です。

自社の勤怠管理が「長時間労働の是正や業務効率化につながっているか」、それとも「ただの計算に終わっているか」。この2つを分ける勤怠管理システムの条件について、勤怠管理における問題点を探りながら考えていきます。【解説：ウェブサーブ株式会社】

本来の「勤怠管理」ではなく「勤務計算」になっている現場の特徴

「企業が勤怠管理を行う理由」とはなんでしょう。

従業員の出退勤時間の記録を月に一度集計するため？
それとも、打刻忘れなどの不整合な情報を素早く修正したり、データ処理したりするために必要だからでしょうか？

一方で「勤怠管理を行うのは誰か」と聞かれたときは「企業の総務や労務の担当者」と答える人はかなり多いのではないでしょうか。

しかし、勤怠の計算や修正に一部の担当者しか関与していないという場合には大きな問題が生じます。従業員の勤務状況を直接知らない担当者が勤怠データを修正してしまうことはコンプライアンスが厳しい現状では、かえって危険な運用と考えられるからです。

出退勤や労働時間のデータを一部の総務担当者が集計する。これは本当の意味での「勤怠管理」ではなく、単なる「勤務計算」とも言える方法です。「勤怠管理」とコンプライアンスが守られていない「勤務計算」。この違いは何なのでしょうか。順を追って解説します。

勤怠管理はコンプライアンス違反を未然に防ぐために行う

勤怠管理の目的は、労働基準法をはじめとする法律にしたがって、従業員の働き方や労働時間を把握し管理することです。1日8時間以上、週40時間以上の法定労働時間を越えて従業員を働かせる場合は、経営者は労働組合（あるいは労働者代表）と書面で労働協約（36協定）を結ばなくてはなりません。

また、従業員のメンタルヘルス悪化を防ぐためには実際の労働時間を考慮して長時間労働を是正する必要があります。これらを確実に行うには従業員の労働時間を可視化して把握することが不可欠です。

作業が総務・労務担当者に集中し、勤怠管理がただの「勤怠計算」になっている現場では、どの従業員がどれだけ働いたのか客観的な把握ができていません。一部の担当者がデータを集計した後に未払い残業が発覚したり、過重労働が原因の過労死が起きたりといった重大なコンプライアンス違反が発生すれば、世間から「ブラック企業」と批判され、社会的信用を著しく損なうことも考えられます。

「ただ集計しているだけでなく、ちゃんと残業申請も稼働している」という現場もあるかもしれません。しかし、「なぜ残業の申請が必要なのか」、その目的を全社的に共有せず、ただ機械的に「残業申請をやってください」と担当者が現場に指示していた場合はどうでしょう。 従業員は「手間がかかる、面倒だ」という「やらされている感」だけが募るのではないでしょうか。

高額なシステムを導入してもその先にある「コンプライアンス遵守のための勤怠管理」という意義は共有されず、コストに見合うメリットが得られない可能性も。企業のコンプライアンスを守るには、実際の労働時間を可視化し、従業員自身が勤怠管理の当事者意識を持てる仕組みを取り入れる必要があります。

勤怠管理を浸透させ、従業員の生産性を向上させる方法とは？

効果的、そして効率的に従業員自身が勤怠管理の当事者意識を持てる仕組みが「勤怠管理システム」です。

企業側も勤務日数・労働時間を企業が正確に把握し記録しておくことで、過重労働にならいよう業務を調整したり、従業員の健康を守るため産業医の面談を受けさせたりすることが可能になります。それだけでなく、日頃の労働時間を客観的に把握することで、生産性を向上させる働き方を提案・指導することも可能になるでしょう。
では、具体的にどのようにすれば良いのか。現在、数多くの勤怠管理システムのサービスがある中で、いかにして自社にとって最適な勤怠管理システムを選び、そして、従業員自身一人ひとりが勤怠管理の当事者意識を持った職場づくりをしていけば良いのでしょうか。

そのために、ウェブサーブは２つの解決策を提案したいと思います。
１つは、日々の業務プロセスをリアルタイムで正確に把握できる機能を持った勤怠管理システムを導入するという、「技術面からのアプローチ」。２つ目は、管理職から現場の末端の従業員まで「なぜ勤怠管理を正しく行わなければならないのか？」という基本的な理解を浸透させるサポートです。
詳しく解説していきましょう。

【解決策1】労働時間を適正化させる勤怠システムの機能

上記の図にあるように、勤怠管理は大きく分けて５つの課題があります。勤務管理がただの「勤務集計」で終わってしまっている現場では、一番下の「給与計算業務の効率化」までしか達成できていません。図の第5 階層まで行ってはじめて、コンプライアンスを守るための「管理」ができている状態と言えます。

課題ごとに求められる勤怠管理システムの機能は具体的に次のようなものが挙げられます。

給与計算業務の効率化

・勤務実績データの給与システムへの取り込みが可能。
・勤務実績データをCSVで出力でき、担当者の業務を効率化させる。

未払い残業請求対策機能

・月締め処理の前に、従業員全員に1カ月の勤務表を従業員本人に確認してもらう。システム上で本人確認ボタンを押してもらうことで、後になって発生する「未払い残業請求」を発生しにくくします。
・普段パソコンを使わない従業員には、タイムレコーダ画面から確認して、本人確認ボタンを押してもらうことで対応します。

労務費の適正化

1.残業申請
2.休暇申請（有給休暇、振替出勤・休暇、特別休暇など）
3.直行・直帰・出張申請
4.勤務表の承認
などの各ワークフローをシステムに標準装備して対応します。
・通常の業務に対してイレギュラーが発生する場合は、各自がシステム上で申請を行い上長が承認を得ることで、エビデンスを残すことができます。

コンプライアンス・健康管理

36協定管理

・1日の延長、1カ月、1年（3カ月、6カ月）の時間外労働時間の監視がリアルタイムに可能です。
・法定休日の出勤回数、労働時間の管理ができます。
・1カ月の上限を超えた月数（特別条項）のカウントを行います。
・36協定を超えて残業申請をする場合、申請者と承認者にシステム上で警告が表示されます。
・2019年4月施行の2～6カ月のいずれの平均も80時間を超えてはならないというチェックもリアルタイムで行います。
・36協定対象時間外の算出は2種類から選択できます。
1.日の所定時間数を超えて、割増残業手当が付く時間数を合計して算出（7.5時間が所定で、それを超えたら割増手当が付く）。
2.法定時間外（8時間を超えた時間数で、所定労働時間数には依存しない。）の時間数を合計して算出。週40時間を超えた分のみを算出、法定休日を含める、含めないなど設定可能

在社・労働時間管理

・必要以上に早く出勤する人の朝残業が自動では付かない機能を搭載。

有給休暇の年間5日間取得義務

・2019年4月より施行された働き方の改革関連法の「有給休暇の年間5日間取得義務」に対応。
・年の途中に個々の取得ペースを見て、年間5日以上取得できそうなペースであるかを判断。取得が少ない人についてはシステム上でオレンジや赤色を表示して管理者に知らせ、取得を促します。

【解決策2】全従業員に「あるべき勤怠管理」浸透させる長期の導入支援

【労働時間を適正化させるために必要な3つのステップ】

1.各従業員が勤怠管理システムを使えるようになる
2.月締めも問題なく完了できる
3.給与計算ソフトとの連携が終わる

この3つのステップを経るまで、継続した導入支援を行うことが重要です。「勤怠管理は本来、人事や総務の仕事」という先入観を払拭しながら、第１段階と第2段階を合わせ約半年をかけてサポートを実施します。

支援の第１段階は人事・総務担当者に向けた導入支援です。全社へ導入する際には、人事・総務担当者からシステムについての説明を行うことが想定されます。各部署へシステムの使い方を教えるための理解だけでなく、日常的に使うなかで発生する疑問やクレームの処理方法を身に付ける必要があります。そのためのレクチャーは導入初期段階にとどまらず、数カ月にわたり必要と考えています。

第２段階は全社に勤怠管理システムの目的と使い方を浸透させるための支援です。基本的な機能の講習が完了しても、その後は「自分の会社の運用ルールをどうシステムとマッチさせるか」という課題が新たに生じます。システム導入によってこれまでの課題が解決できるだけでなく、働き方を見直し、生産性を向上させていくきっかけにすることができます。そのためにも、システム導入をどう活用していくべきかのルール作りを導入企業様の業務内容や雇用形態などを踏まえて支援していきます。
実際にどのような形でサポートを受け、課題を解決していけるのかについては、弊社の導入事例をご参照ください。
お客様の声：http://biz-work.jp/customer/index.html

 コンプライアンスを守るため、自社の労働を可視化できる勤怠管理システムの導入を

自社の労働時間や労働実態を可視化できてはじめて、コンプライアンスを守ることができます。そして、客観的な労働の可視化を行うには、労働時間を適正化させる勤怠管理システムの導入が必要です。どれほど機能が良くても、価格が安くても、「自社であるべき勤怠管理の状態」を実現できなければ、意味がありません。

上述した解決策１と２を参考にしながら、コンプライアンスを守るため、自社の労働を可視化するため、という視点を忘れずに、次に挙げる3つの点を兼ね備えた勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。

• 「人事・総務担当者、管理者、そして従業員が自身の働き方に向き合うための、労働時間が可視化できる機能が備わっているか」
• 「自社の業態や就業規則にマッチしたシステム運用が軌道に乗るまでのサポート体制があるか」
• 「全従業員が導入するのに適正な価格か」

私たちウェブサーブは、「勤怠管理システムBizWork+」の販売ではなく、システムを使って「あるべき勤怠管理ができている状態にする」ことを目的にお客様をご支援しています。最低でも半年間を想定したサポートを行うのも、そこまでやってはじめてお客様の満足が得られると考えているからです。
これからも、企業のコンプライアンス遵守を支援し、そして勤怠管理のさまざまな課題で悩む人事・総務担当者の皆さまの課題解決に貢献していきます。（おわり）

低コストで使いやすいリアルタイム勤怠管理を実現。システム導入のサポート体制も充実しています。「勤怠管理システム　BizWork+（ビズワーク プラス）」

株式会社ウェブサーブの「勤怠管理システムBizWork＋」は2,000名までライセンス費用が固定で利用できる勤怠管理システムです。300名を超える従業員規模の企業にとって導入費用が相対的に安くなります。打刻忘れや、勤怠データの不整合などのチェックは、現場の本人と上長の間で完結させる仕組みを採用。全社で勤怠管理システムの稼働、給与計算と連携ができるまで、責任を持ってサポートを実施します。

実現できることの一例

給与計算業務の効率化、未払い残業請求対策機能、労務費の適正化、コンプライアンス・健康管理、有給休暇の年間5日間取得義務対応　など

サービスの詳細および資料請求はこちら

使いやすさ、低料金、多彩な機能で業務の効率化を徹底追求。勤怠管理システムの決定版！
「勤怠管理システム　BizWork+（ビズワーク プラス）」
http://biz-work.jp/

企業情報

株式会社ウェブサーブ
「勤怠管理システムBiWork+」の製造、販売、導入支援。各種業務システムの提案、製造、導入支援
設立：1996年3月
国内拠点：名古屋、東京
所在地：愛知県名古屋市中区丸の内2-14-20 ザ・スクエア3階
企業HP：https://www.webserve.ne.jp/

【企画・構成：＠人事編集部広告制作部、制作：長谷川久美・＠人事編集部】

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【編集部より】働き方改革関連法に関する社労士解説と勤怠管理システムの見直しに役立つ記事はこちら

• 人事が必ずおさえておきたい 労働時間の上限規制と時間管理方法
• 働き方改革関連法 年次有給休暇の取得の義務化について
• 【2019年改正】36協定の重要な変更ポイントと対策（新様式見本付き）
• 【有給休暇の計算方法】時季変更権とは？ 付与日数管理表（無料）あり（＠人事業務ガイド）
• 勤怠管理システム完全ガイド