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特集

コロナウイルス対策特集 「テレワーク導入」第2弾


忙しい人事・総務担当者のための5分で読める「テレワーク導入」と編集部おすすめサービス2

2020.04.06

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新型コロナウイルスの感染拡大を受け、急速に進むテレワーク導入を支援する特集記事の第2弾です。新年度に入り新入社員研修や21年卒採用の対応も重なり多忙な中での、導入検討をしなければならず、十分なテレワークの情報収集ができていない企業のために、テレワーク導入時の課題や助成金の最新情報の要点をお伝えします。

また、具体的に補助・助成金を活用して導入を検討するサービスについても、編集部おすすめの「グループウェア」「Web面接ツール」「マネジメントツール」を紹介する。【記事公開日:2020年4月6日、最終更新日:2020年5月12日】

特集第一弾はこちら:忙しい人事・総務担当者のための5分で読める「テレワーク導入」と編集部おすすめサービス(Web中継・会議・面接)

目次
  1. テレワークは3種類ある
  2. テレワーク導入の手順
  3. テレワーク導入時の4つの懸念点と対応策
  4. テレワーク導入時のコミュニケーション課題を解決。編集部おすすめ「グループウェア」「Web面接ツール」「マネジメントツール」サービス
  5. 《おすすめサービス》テレワーク対応 パフォーマンス可視化・チームマネジメントツール「Remonade」
  6. 《おすすめサービス》コラボをスマートに!総合的に使える世界基準のタスク管理ツール「タスクワールド(Taskworld)」
  7. 《おすすめサービス》一番カンタン・シンプル!初めての導入に最適なWeb面接ツール!「SOKUMEN」
  8. 《おすすめサービス》ビジネスチャット、Web会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合「Chat&Messenger – 無料グループウェア」

テレワークは3種類ある

「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた人事労務用語である「テレワーク」とは、会社以外のさまざまな場所で働く柔軟な勤務形態のこと。遠隔で仕事をするという意味で、「リモートワーク」と呼び替えるケースも増えています。
会社に雇用されている従業員が行う「雇用型」と個人事業主や小規模事業者などが行う「自営型」がありますが、ここでは雇用型について解説します。

忙しい人事・総務担当者のための「テレワーク導入」 ワンポイントアドバイス&編集部おすすめサービス(@人事)

①在宅勤務

自宅を就業場所とする働き方で、テレワークの代表格。パソコンや携帯電話などインターネットを利用して仕事をします。

②モバイルワーク

職場や自宅といった場所に依存せず、いつでもどこでも仕事を行う働き方。顧客先やカフェなどでパソコンやタブレット、スマホなどを用いて仕事をします。

③サテライトオフィス勤務

顧客先や自宅に近いサテライトオフィスやテレワークセンターを利用する働き方。自社でサテライトオフィスを持つ会社や、複数の企業で使うシェアオフィス、コワーキングスペースを利用する会社も増えています。

テレワーク導入の手順

テレワークを導入すると、社内から「不公平だ」「仕事をしているか分からない」「管理が難しい」などの声が生じることがある。デメリットが生じないようにするため、ポイントを押さえながら手順を踏んで導入することが大切になる。

忙しい人事・総務担当者のための「テレワーク導入」 ワンポイントアドバイス&編集部おすすめサービス(@人事)

1.テレワークの導入目的を決める

忙しい人事・総務担当者のための「テレワーク導入」 ワンポイントアドバイス&編集部おすすめサービス(@人事)大前提として、「何のために導入するのか」を明確にし、社員が納得した上で進めることが大切だ。現在は「新型コロナウイルス対策」が一番の目的として考えられるが、仮にその目的で導入したのち、感染拡大の影響が収まった時に、テレワークを継続するかどうか、継続する場合はどんな目的で実施するかを検討する必要性が出てくる。
代表的な導入目的としては図の5つが考えられる。

「ライフイベントによって通常勤務が難しい人に向けたフォローとして導入する」「社員の働く場所という制約を外して生産性向上を目指す」など、始めに目的を定めることによって、導入するツールやルール作りを検討しやすくなる。

2.業務の棚卸し

テレワークの対象となる業務について検討していく必要がある。業務の内容について、リスト・ランク付けやワークフローの見直しを実施することが重要で、業務改善の機会にもつながる。

忙しい人事・総務担当者のための「テレワーク導入」 ワンポイントアドバイス&編集部おすすめサービス(@人事)

3.適切なICT ツールの選択・セキュリティ環境の整備

自社の事業内容や働き方に合わせ、適切なICTツールを選択・導入する必要がある。

忙しい人事・総務担当者のための「テレワーク導入」 ワンポイントアドバイス&編集部おすすめサービス(@人事)

また、ICTツールの活用に向けて情報漏えいを防ぐセキュリティ対策は欠かせない。ウイルス対策ソフトの導入を検討するほか、技術的な対策(システム改善、アクセス制限、暗号による管理など)と物理的な対策(パソコンの管理、資料の電子化など)を講じ、さらにはセキュリティの責任者も明確にしておきたい。

4.ワークルールの設定

テレワーク実施時に設定しておきたい3つのワークルールを紹介する。

忙しい人事・総務担当者のための「テレワーク導入」 ワンポイントアドバイス&編集部おすすめサービス(@人事)

①対象者を決めるルール

前項「テレワーク導入の手順」の(1)テレワークの導入目的を決める、で設定した導入目的や、(2)業務の棚卸しの結果を基に、対象者や業務のテレワークを実施する対象範囲を決める。

②賃金制度・評価制度

テレワークを行う社員と行わない社員がいる場合、評価の平等性の担保が重要になる。評価の基準となる項目や職種自体を分けることも検討する。

③セキュリティルール

情報漏えい、データ消失などのリスクに対し、組織として「こうやって仕事をしておけば安全を確保できる」という仕事のやり方を定めることが大切になる。デバイスやパスワード管理など、社員に理解してもらうためのガイドラインの策定を準備したい。

テレワーク導入時の4つの懸念点と対応策

テレワークの導入を検討する際に、ハードルとなる懸念点と、対応策の例を紹介する。

1.導入コストを抑えるためには

ICTツールの導入費や人的コストなどの初期投資費用は企業にとって大きな負担になる。しかし、政府や自治体の助成金や助成施策を活用することで初期投資に掛かる費用を抑えることができる。

国や自治体の支援・助成金を活用してテレワークを導入する

2.情報セキュリティ対策

社内のデータや情報の漏えい・消失リスクはテレワークの大きな懸念点の1つだ。効果的対策の一つが、シンクライアントシステムを活用すること。専用のアプリケーションをインストールさせたり、周辺機器に接続することで、テレワーク利用の端末側から一切データを保存を防ぐ。サーバ側で管理でき、データや情報の漏洩・消失リスクを減らすことができる。

忙しい人事・総務担当者のための「テレワーク導入」 ワンポイントアドバイス&編集部おすすめサービス(@人事)

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3.労務管理は勤怠管理システムの機能をフル活用しながら

テレワークをしている社員の労務管理が煩雑になるのではないか、といった懸念がある。マネジメント面における対応策は報告の仕組み化、徹底することが、管理の役割を果たす。マネジメントをサポートするサービスも増えており、活用を視野にいれたい。

また、勤怠管理については勤怠管理システムを導入することで無理なく労働時間を把握することができる。

忙しい人事・総務担当者のための「テレワーク導入」 ワンポイントアドバイス&編集部おすすめサービス(@人事)

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弁護士が教えるテレワーク導入で気を付けたい3つのポイント

4.情報収集を怠らない

テレワークに関する情報だけでなく、テレワークが必要となる状況そのものを把握しておかなければ、社員に正しい指示を下すことも判断できなくなる。リアルタイムさまざまなで情報が更新されているため、まずは信頼できる厚生労働省や自社の所在地の自治体の情報は定期的にチェックしたい。首長が情報発信をこまめにするようであれば、SNSのフォローも1つの手段として考えたい。

新型コロナウイルス感染症について/厚生労働省
新型コロナウイルス感染症対策/内閣官房
新型コロナウイルス感染症対策 ご利用くださいお役立ち情報/首相官邸
新型コロナウイルス感染症対策サイト/東京都

■参考【Twitterアカウント】
・厚生労働省:https://twitter.com/MHLWitter
・小池百合子東京都知事:https://twitter.com/ecoyuri
・宮坂学東京都副知事:https://twitter.com/miyasaka
・熊谷俊人千葉市長:https://twitter.com/kumagai_chiba
→ツイートのサンプル

テレワーク導入時のコミュニケーション課題を解決。編集部おすすめ「グループウェア」「Web面接ツール」「マネジメントツール」サービスサービス

テレワーク導入により、大きな課題となるのがコミュニケーション量の不足だ。情報共有や連絡のスピードが落ちると、生産性が落ちたり、マネジメントがやりにくくなったりという課題が出てくる。
「グループウェア」はテレワーク導入以前から、生産性向上のために活用されている代表的なコミュニケーションツールだ。これまでの情報共有の機能にとどまらず、Web会議ができるものや、タスク管理の役割も果たすサービスも登場している。使いやすさだけでなく、自社の業務内容に即したサービスを選びたい。

また、東京をはじめ平日での外出も自粛要請が出ている地域があり、新卒採用の影響はことのほか大きい。説明会や面接のWeb使用可否は、応募や選考の実施可否にも直結するようになっている。これまで、導入が進んでいなかった中小企業でも、腰を上げて導入を検討する時期にある。Web面接ツールはニーズに高まりもあって、さまざまな機能を持つものが登場している。
ただ、はじめて導入を検討する企業や、短期的に使いたい企業にとっては、できるだけ直感的に操作できるサービスが重宝されるだろう。

現在は、無償提供や無料トライアル期間を設けているサービスが多数登場している。今回はそれらの中から編集部が厳選したサービスを集めた。サービスとの特徴や費用プランのほか、コロナウイルス対策として推進しているキャンペーン概要(★)とともに、各社がそれぞれ紹介する。

テレワーク対応 パフォーマンス可視化・チームマネジメントツール「Remonade」

テレワーク対応 パフォーマンス可視化・チームマネジメントツール「Remonade」

Remonadeは、パフォーマンス可視化ツールです。仕事の進捗・達成度合いの確認と柔軟なワークスタイルの実現をサポートします。チームメンバーとその日の仕事・作業内容を共有することで、パソコンのブラウザ上に設置した仕事場の中で、チームの仕事の進捗・達成度合いをリアルタイムに可視化します。過去の達成率も見えるため、中長期的な未来の進捗確認の測定と、予想も可能です。

サービスの特徴

メンバーに負担なく、1日のタスクをシンプルに整理。

毎朝、仕事を始めるときにタスクを登録しましょう。登録されたタスクはチームメンバーにリアルタイムで共有され、今日誰が何をする予定なのかが、離れていても把握できます。

チームの進捗をリアルタイムに可視化。

完了したタスクをチェックしていくことでチームメンバーに進捗率が共有されます。これにより、メンバーの様子を把握でき、「まだ仕事終わってなさそうだから手伝ってあげよう」など、オフィスにいなくても、効率的にチームと連携をとることができます。

マネージャーのためのダッシュボード。

チームメンバーのタスク達成率・タスク別割合をグラフによりビジュアル的に一目で把握することができます。1週間、1ヶ月など任意の期間におけるパフォーマンスを可視化できるため、メンバーにあったマネジメントをすることができます。

費用モデル

1名(アカウント・ID)の利用料金

300円/ID~(月額サブスクリプション)

導入実績

導入実績200社以上(2020年3月27日時点)

★新型コロナウイルス拡大に伴い、全サービス無償提供中。

現在、サービスを完全に無償で提供しております。新型コロナウイルスの感染の拡大に伴い、企業各社に出社制限や出社禁止等への対応が求められています。Remonadeは、テレワーク・在宅ワークのチームをサポートするためのツールです。運営チームとして、感染拡大への対策、ならびにテレワーク・在宅ワークを導入した企業の社員の皆様が安心してパフォーマンスを発揮できるよう少しでも貢献できればとの思いから、本決定に至りました。

サービス詳細と問い合わせ

■サービスの詳細:https://remonade.io/

■問い合わせ
【株式会社Queue】
メールアドレス:contact@queue-inc.com

コラボをスマートに!総合的に使える世界基準のタスク管理ツール「タスクワールド(Taskworld)」

コラボをスマートに!総合的に使える世界基準のタスク管理ツール「タスクワールド(Taskworld)」

タスクワールドを導入することにより、全ての仕事案件をタスクカードとして可視化することができ、部署・チーム内で効率よく情報共有を行うことができます。ガントチャート、アナリティクス、チャット、工数計測等の豊富な機能を、わかりやすいUIで、視覚的・直感的に利用可能!ツールとしての使いやすさを追求、高品質のカスタマーサポートが提供されるため、安心して導入が可能です。

サービスの特徴

カンバン形式で、わかりやすく効果的に仕事管理が可能

各案件はタスクカードとして管理され、期日、担当者、フォロワー、チェックリスト、タグ等、タスクごとに細かな設定が可能です。また、各タスクカード内でテキストチャットが行えるため、後になってチェックしやすいかたちで、案件単位でメンバーと連絡を取り合うことができます。メール送受信のみで基本的な操作のほとんどが行えるなど、ユーザー目線での使いやすさが追求されています。

仕事効率化のオールインワンソリューション

ガントチャート、アナリティクス、チャット、ゲストアクセス、サブタスク等、多種多様な機能はすべてのプランで標準装備。タスク・プロジェクト管理、社内外コミュニケーションにおける、ツールの一元化が図れます。APIを活用することにより、外部ツールと連絡した使い方も可。また、エンタープライズプランではVPC環境でのサービス利用も可能です。

全プロジェクト横断で、最新状況が一括でチェック可能

タスクワールドを部署・チームに導入することにより、すべてのプロジェクトを横断したかたちで、組織の最新状況を素早く一括で調べることができます。一括チェックには、担当者、タグ、タスクのステータス(完了/完了、期日オーバー)等、様々な要素・角度で絞り込むことができ、その結果はインタラクティブにガントチャートとして見ることも可能です。

費用モデル

費用プラン

ライセンス10(プロフェッショナルプランの場合):約US$1,300、エンタープライズプランは要お見積り

1名(アカウント・ID)の利用料金

ライセンス単価:約$10/月

契約時の最低利用期間

1カ月~

初期費用(購入費用)

$500(エンタープライズプランのみ)

維持費用

契約内容による

導入実績

株式会社パソナテック、株式会社ドキドキグルーヴワークス、株式会社アイ・ピー・エス、株式会社Jiksak Bioengineering、技研商事インターナショナル株式会社、株式会社クレオ、NSSホールディングス株式会社、株式会社ホジョセン、株式会社オロパス、税理士法人 猪股会計、株式会社AIコミュニケーション、株式会社クラウドナイン

★タスクワールドを仕事の拠点にして、業務効率大幅UP

・「ワークスペース」を、スタッフ全員の仕事の拠点とすることで、実際のオフィス以上のチーム連携を持って、毎日の業務に取り組めます。
・テレワーク環境整備促進キャンペーンにより、現在、サービス料金は日本円での支払いも可能。
・エンタープライズプラン:IPアドレスによる細かいアクセス制限が可能、運営可能ワークスペース数、ストレージ容量は無制限。1つの契約で、部署ごとに分けてワークスペース運営も可能。

サービス詳細と問い合わせ

■サービスの詳細:https://taskworld.com/ja/

■問い合わせ
【タスクワールド・ジャパン】
上記サイト(サービスの詳細)からお問い合わせください

一番カンタン・シンプル!初めての導入に最適なWeb面接ツール!「SOKUMEN」

一番カンタン・シンプル!初めての導入に最適なWeb面接ツール!「SOKUMEN」

SOKUMENはシンプル・カンタンに利用出来るWeb面接ツールです。
面接が困難な遠方の応募者などを効率的に取り込むことが出来るようになり、面接の手間やコストを削減。
また、「やり方がよくわからない」「登録やログイン、アプリインストールが面倒」「ギガが減るんじゃないの?」などの「応募者がWeb面接を嫌がる理由」を徹底排除しているため、面接数を最大化して企業の採用コストの削減・効率化に貢献します。

サービスの特徴

応募者がWeb面接を嫌がる理由を徹底排除

折角便利なWeb面接を導入しても応募者が使ってくれないと意味がありません。
SOKUMENはスマホやタブレットでもアプリ不要、ログインや登録も不要、URLワンクリックで即面接開始が可能(やり方がわからない、とはなりにくい)、データ通信量も業界最小など、応募者がWeb面接を嫌がる理由を徹底的に排除しており、応募者の利用ハードルが非常に低いツールとなっています。

企業側もカンタンに利用可能、初めての導入に最適

導入企業様から非常にカンタンに利用出来るとのお声を多数いただいています。
使い方は面接を予約し、面接用のURLを応募者に通知して(メールやSMSで自動送信可)、あとは面接するだけ。
使い方はシンプルでも録画やグループ面接、画面共有・動画共有などの高機能も搭載されています。
手頃な料金設定となっておりますので、初めてWeb面接を導入する企業様に最適です。

完全自社内製で常にブラッシュアップ

18年以上ライブ配信システムを開発してきた開発会社が開発をしているシステムで、管理画面はもちろん映像・音声の配信エンジンまで全て自社で開発しており、導入企業様の要望を吸い上げ常にブラッシュアップを続けています。
今でも非常に使いやすい仕様となっていますが、今後さらに進化していくWeb面接ツールです。
また、スタッフが全員映像・音声配信技術に精通しており、手厚いサポートが可能です。

費用モデル

費用プラン

■基本プラン:19800円(税別)/月
※面接ルーム3ルームまで
 (同じ時間帯に3つまで面接ルームが作れます。3ルームを使いまわす形で何名様でもご利用いただけます)
※基本プランのみで以下のオプション以外の機能は全て利用出来ます

■録画オプション:10000円(税別)/月~
■グループ面接オプション:10000円(税別)/月~

■ルーム追加オプション:追加ルーム数で変動します

1名(アカウント・ID)の利用料金

基本プランのご契約でアカウントは無制限に作成可能です。

契約時の最低利用期間

6カ月(ご相談に応じます)

初期費用(購入費用)

0円

導入実績

ヒューマンリソシア株式会社、ANAビジネスソリューション株式会社、株式会社かんでんジョイナス、株式会社グロップジョイなど面接のプロである人材系企業様を中心に200社以上(トライアル導入ではなく本契約実績)。【2020年3月27日時点】

★新型コロナウイルス(COVIT-19)対策における無償提供キャンペーンを実施中

新型コロナウイルス(COVID-19)感染拡大に伴いWeb面接での採用活動を実施する企業様が増えています。
当社においては、採用過程でSOKUMENを使い面接を行ったり、またリモートワーク中の社内会議でも「SOKUMEN」を活用し現状の課題を簡単に解決できております。
5月に入っても継続して多くの企業様から多くのお問い合わせを頂いている状況を踏まえ、グループ面接や録画オプションを追加してSOKUMENを無償で提供致します。

■無償提供申込み期間:2020年5月31日(日)まで
※2020年5月12日に更新しています。

サービス詳細と問い合わせ

※お問い合わせ内容に「無償提供の申し込み」とご記載ください
https://www.maru.jp/sokumen-g/

■問い合わせ
【株式会社マルジュ】https://www.maru.jp
SOKUMEN担当まで
Tel:06-6258-2246(大阪)
03-3985-4444(東京)
E-mail:sokumen@maru.jp

ビジネスチャット、Web会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合「Chat&Messenger – 無料グループウェア」

ビジネスチャット、Web会議、ファイル共有、スケジュール管理を統合「Chat&Messenger - 無料グループウェア」

1. ビジネスチャット、テレビ会議、ファイル共有、スケジュール共有、会議室予約、付箋、キャプチャなど、必要なツールを使いやすく統合
2. 基本機能が無料で利用できる
3. 社内ユーザーを自動認識するため難しい設定不要(オンプレミス / クラウドともに)

サービスの特徴

無料グループウェア

社内のユーザを自動認識するため、ほとんど設定無しでメッセージの送受信やグループチャットが行えます。グループチャット以外にも、スケジュール共有・タスク管理、ビデオ通話、文書管理、ファイル共有、スクリーンキャプチャ、付箋機能まで搭載し、グループウェアとしての機能が盛りだくさんです。「無料で使える」、「簡単に使いはじめられる」、「機能が豊富」、「各機能が連携し便利に使える」といった点が特徴です。

Web会議・ビデオ通話・画面共有が簡単に

グループチャットからワンクリックビデオ通話ができ、デスクトップとモバイルでWeb会議を行い、画面共有も可能です。
いつでも、どこでも、後からでも簡単に参加でき、スマートフォンのカメラを使って、工事現場や倉庫など、外部の映像を映しながら通話することができます。

オンプレミス・クラウド・テレワーク

オンプレミス (LAN専用) or クラウドを使い分けるハイブリッド仕様です。

費用モデル

費用プラン

基本機能:0円
オンプレミス有料版:150円(税抜)~
クラウド有料版:300円(税抜)~

導入実績

大企業、銀行、IT、官公庁、公共機関、大学、病院などで全社導入実績多数(2020年3月27日現在)

★コロナウイルス対策として、営業支援、遠隔医療診断、在宅勤務にWeb会議が活用できる

相手側ログイン不要でWeb会議・資料共有が出来る「クイックWeb会議」機能がコロナウイルス対策で活用できます。営業支援、遠隔医療診断などで昨今問い合わせが急増しております。
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※ 詳細 https://chat-messenger.com/info/quick-call
さっとスケジュールに登録して管理出来る点も特徴です。

サービス詳細と問い合わせ

■サービスの詳細・資料請求:https://chat-messenger.com/

■お問い合わせ・導入のご相談
【株式会社 Chat&Messenger】
問い合わせ: https://chat-messenger.com/contactus

>>>特集第1弾記事はこちら

忙しい人事・総務担当者のための5分で読める「テレワーク導入」と編集部おすすめサービス(Web中継・会議・面接)


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