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コラム

働き方改革には勤怠管理のシステム化が必須?


法改正に正しく対応するための勤怠管理システム

2019.12.24

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働き方改革の対策として、勤怠管理システムの導入が待ったなしの状況になりました。
2019年4月から順次施行されはじめている働き方改革関連法により、労働時間・年次有給休暇の管理方法の見直し・検討が余儀なくされました。その管理方法でお勧めしたいのが勤怠管理システムの導入です。法改正の内容を交えながら、勤怠管理システムの導入が働き方改革の対策に有効な理由を解説したいと思います。【解説:株式会社デジジャパン】

目次
  1. 働き方改革の概要
  2. 勤怠管理システムで対応できること
  3. こんな機能がある勤怠管理システムを選ぼう
  4. 従来の勤怠管理方法ではどうなるのか?
  5. 法改正に適切に対応するために勤怠管理システムを導入しよう(まとめ)
  6. 市場シェアNo.1 クラウド勤怠管理システム「Touch On Time (タッチオンタイム)」

働き方改革の概要

働き方改革の概要と背景

pr_dj_1s_191220そもそも「働き方改革」の目的はなんでしょうか? 厚生労働省が紹介する働き方改革の目指すものは下記のように定義されています。

我が国は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。
こうした中、投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ることが重要な課題になっています。
「働き方改革」は、この課題の解決のため、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。

(引用:厚生労働省Webサイト

いろいろな「働き方改革」と「働き方改革関連法」

政府が定める働き方改革の方針は前述の通りですが、企業は具体的に何をすればよいのでしょう? 皆さんは「働き方改革」と聞いてどのような対策案を思い浮かべますか?
実施例はさまざまあるかと思います。よく聞くのはテレワークの導入やオフィスリノベーションによる「働き方の変革」。他には営業支援やコミュニケーションツールなどのシステム導入による「生産性の向上」などです。
しかし、これらの「働き方改革」よりも先に対策すべきことがあります。それは法改正により新たに「義務」となった「働き方改革関連法」への適切な対応です。
そして、適切な対応の手段として『勤怠管理システム』の導入が最も適しているのです。

法改正の義務内容とそれに必要な対応は?

「働き方改革関連法」がどのようなものか、簡単にご紹介します。
下の表にある8つの項目は働き方改革関連法で新たに義務・努力義務として設定された項目を簡単に表にしたものです。実は「働き方改革」という法律は存在しません。政府が提唱する働き方改革の理念に沿った形で改定された労働基準法などを総称して「働き方改革関連法」と呼んでいます。

図:働き方改革関連法の項目別企業対応早見表

厚生労働省の情報をもとに@人事編集部が作成

新たに設けられた義務項目。特に気をつけていただきたいのが「時間外労働の上限規制」と「年次有給休暇の取得義務」です。なぜこの2つを挙げたかと言うと、この2つは違反した場合に罰則があるからです。※(詳細後述)
特に年次有給休暇の取得義務に違反した場合は30万円以下の罰金に処せられますが、かかる違反は労働者ごとに成立すると考えられるため、対象者が10人いた場合は、理屈上300万円の罰金が科せられる可能性もあるのです。

意図せず違反してしまった場合でも罰則対象になってしまうため、これらの項目は直ちに管理しやすい方法に変更することをお勧めしています。そこで、働き方改革関連法の多くの項目に効率的かつ正確に管理できるクラウド型の勤怠管理システムが役に立ちます。
※2019年の現時点では他の項目について、違反による罰則が設けられていません。しかしいずれも正しく理解し対応しておかないと、従業員からの訴訟などに発展する恐れもありますので、必ず詳細を確認し、正しく対応できる体制を整えてください。

勤怠管理システムで対応できること

pr_dj_2s_191220改正された項目は、具体的にどのような内容なのでしょうか? 今回は罰則付きの2項目を取り上げて法規制の一部内容を紹介します。詳細まで紹介すると、それだけでA4用紙が何枚も必要なくらいの内容になってしまうため、ここでは触りの部分だけを紹介させていただきます。

各項目の詳細内容は厚生労働省のWebサイトや配布冊子、無料相談窓口や顧問契約先の社労士様などにご相談ください。

時間外労働の上限規制

時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間とし、臨時的な特別の事情がなければこれを超えることはできません。以前の労働法では36協定の締結があれば、法律上は時間の上限規制がありませんでしたが、今後は法律で時間外労働の上限を定められることになります。

勤怠管理システムを導入すると

勤務時間はリアルタイムで自動集計されるため、即時の的確な時間把握が容易に。また時間外労働の時間が規定の時間を超えるとアラートを出して、該当の従業員に指導を行えるようになります。

年次有給休暇5日取得義務

年次有給休暇付与日数が10日以上の全ての労働者に対し、1年のうち5日間、年次有給休暇を確実に取得させる必要があります。

勤怠管理システムを導入すると

休暇日数がシステム上で管理できるため有給残日数・消化日数/消化率などを即座に調べることが可能です。また年次有給休暇の自動付与や振替休日の管理なども可能です。

こんな機能がある勤怠管理システムを選ぼう

前項で簡単に法改正内容を紹介しましたが、それに対応できる勤怠管理システムはどのようなシステムなのでしょうか?ここではどのような機能を持つ勤怠管理システムを選べばよいのかご紹介します。

時間管理

時間外労働の上限規制設定

働き方改革関連法の中でも管理が難しいのが時間外労働の上限規制です。
実は単純に単月の時間外労働時間を管理するだけでは足りません。いわゆる残業時間と休日労働時間を合算して計算できるか、複数月の平均時間外労働が法定基準を超えていないかなど、確認すべき項目が多岐に渡ります。そのため、システム側で「時間外労働の上限規制対応」と謳っているサービスを選定することを強くお勧めします。

時間外労働のリアルタイム集計

通常の勤務時間はもちろん、時間外勤務時間もリアルタイムで集計されるシステムを選択したほうがよいでしょう。クラウド型の勤怠管理システムの場合でも、翌日にならないと反映されないシステムもあるため注意して選定しましょう。

未打刻時の警告機能

いくら設定を完璧に行っても、従業員の勤怠記録がなければ意味がありません。しかし突発的な外出などで通常と異なる出退勤をした場合、打刻をうっかり忘れてしまうケースはよくあるものです。そのようなケースにもしっかり対応できるシステムを探しましょう。

年次有給休暇の管理

まず休暇管理機能があることが大前提です。休暇管理機能がある場合は、休暇の取得回数を確認できるかどうか確認しましょう。対象期間前に有給休暇取得義務を果たしていない場合、警告表示などができるとなおよいでしょう。

「オプション」に注意!

クラウド型の勤怠管理システムは数多く存在します。A社では通常価格で対応範囲だった機能が、B社ではオプション扱いといったケースや、C社では有給が時間単位で取得できるが、D社では一日単位の有給しか取得できない、といったケースもあるようです。
導入後「こんなはずじゃなかった…」と後悔しないために、まずはしっかりサービスを比較し、ある程度絞り込めたら、無料のお試し期間を利用して本番さながらの運用実施をお勧めします。

従来の勤怠管理方法ではどうなるのか?

逆に、これまで多かった勤怠管理の方法は、今後どのようなケースに陥りやすいかご紹介します。

タイムカード・出勤簿・表計算ソフト管理 ⇒ リアルタイム管理でない・休暇管理は別に必要

タイムカードや出勤簿で勤怠管理を行う場合、全従業員の勤怠情報をリアルタイムで把握することが困難です。そのため締日後、集計したときに上限規制時間を超えていることに初めて気が付く、というケースが想定されます。
また、自己申告記入制の出勤簿は「客観的管理の観点から外れる」と判断される場合があるため、あまり推奨されていないようです(管理方法による)。
更に休暇管理を別に行う必要があるため、手間がかかってしまいます。
そのため、タイムカード・出勤簿をご利用されている企業様はできるだけ早く勤怠管理システムの導入をお勧めします。

簡易的な勤怠管理サービス ⇒ 機能不足の懸念(時間外労働の管理・アラート機能・休暇管理)

出退勤の時間を記録するだけの簡易的なシステムの場合、働き方改革に適した時間外労働時間の集計や休暇管理機能、アラート・警告機能が足りない場合がほとんどです。そのため、働き方改革関連法に適応するには別管理が必要となってしまいます。更に休暇管理を別に行う必要があるため、手間がかかってしまいます。
現状ご利用のサービスが働き方改革関連法に適切に対応できるかどうかを確認し、もし対応に不安がある場合は他の勤怠管理システムを検討してみてもよいかもしれません。

法改正に適切に対応するために勤怠管理システムを導入しよう(まとめ)

法改正(義務)対応のためにシステムを導入しよう

いかがでしたか?「働き方改革」というワードが独り歩きしてしまい、企業が対応すべきこと(Must)と、したほうが良いこと(Better)が明確になっていないような印象があります。しかし優先的に対応すべきは、言わずもがな法改正された対応すべき諸々の項目です。

まだ働き方改革関連法の対応に不安な企業様は、勤怠管理システムの導入をご検討してみてはいかがでしょうか?
クラウド市場シェアNo.1勤怠管理システム「Touch On Time(タッチオンタイム)」は今回ご紹介した時間外労働の上限規制、年次有給休暇の取得義務など、さまざまな設定に対応できるサービスです。ご興味のある方はページ下部のサービス情報をご覧ください。

選び方はホワイトペーパーを参考に2~3社に絞り、無料のトライアルで本当に使えるか確認!

クラウド型の勤怠管理システムの数はここ数年で増加傾向にあります。そのため、Webで検索したり比較検討サイトを覗いたりするとたくさんの勤怠管理システムが見つかります。

参照:【最新版】一番人気の勤怠管理システムはどれ?おすすめサービス比較

そこで、おすすめのサービス選定方法をご紹介します。

まずは自社に合った勤怠管理システム選定の参考に、@人事が提供するホワイトペーパー(資料)「勤怠管理システム完全ガイドの『選び方編』」を見ながら、比較サイトなどで候補となるサービスを5~10社程度に絞り込みましょう。一括資料請求などができる場合はそれを活用するのもよいと思います。

次に自社で使えそうなサービスを2~3社まで絞り込むため、メーカーや比較サイトの情報をチェックしたり、資料請求などをしたりして料金や機能を比較しましょう。このとき、できるだけ具体的に必要機能などを挙げておくと導入に失敗しにくくなります。

2~3社まで絞り込んだら、無料お試し期間を利用して申込み、本番さながらのトライアルを行ってください。本当に自分の会社で使えるかどうか、働き方改革関連法に適切に対応できるかどうか、インターフェイスは使いやすいか、従業員は迷うことなく打刻や申請機能を使えるかなどを確認し、最終的に利用するサービスを決定しましょう。

 市場シェアNo.1 クラウド勤怠管理システム「Touch On Time (タッチオンタイム)」

写真:クラウド勤怠管理システム「Touch On Time (タッチオンタイム)」

「Touch On Time」は、勤怠管理システム市場シェアNo.1※を獲得した実績を持つクラウド型勤怠管理システムです。多様な打刻方法に対応し、勤務時間をリアルタイムで集計。集計業務を効率化します。有休管理や残業時間の管理にも活用できるので、働き方改革関連法の対応にも役立ちます。※2019年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数

サービスの詳細および資料請求はこちら
https://at-jinji.jp/service/511/627

企業情報

株式会社デジジャパン
事業内容:勤怠管理クラウドを中心としたソリューション提供、クリーニング業に対するPOSレジやクラウドサービスなどのソリューション提供
設立:2000年11月
本社所在地:東京都港区台場2-3-1 トレードピアお台場22F

【企画・制作:@人事編集部広告制作部】


【編集部より】働き方改革関連法に関する社労士解説と勤怠管理システムの見直しに役立つ記事はこちら

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