社員証の写真、「最適化」できていますか？ チーム力を強化する顔写真データ活用法とは

最近、社員の顔写真を軸に組織を可視化する人材管理システムが人気を集めています。他にも顔認証によるセキュリティチェック、ビジネスチャットなど、昨今、管理部門の皆さんは社員の顔写真を目にする機会が急増しているはずです。

社員証や人事システムの顔写真が、入社時のままで実際と違う社員はいませんか？
顔画像データがクラウドで管理され始めた今、登録されたデータが「直近の社員情報」でないと、組織の可視化も意味をなさないかもしれません。

撮影・管理の工数を大幅に削減する「DNP顔写真収集サービス」を提供する株式会社DNPフォトイメージングジャパン（東京都新宿区）に、社員の顔写真を“活用”してチーム力を強化するために大切なポイントを聞きました。

証明写真として登録された社員の顔、本当の姿ですか？

会社での顔写真の活用先といえば、これまでは主に社員証でした。カメラマンによる写真撮影や社員による写真提出は5~10年に一度という企業も多いと言います。そのため、太ったり痩せたり、髪型が変わったり。入社当時の写真のまま、放置している会社も多いのではないでしょうか。

最近はアプリで加工した写真を社員証用の写真で提出してくるつわ者も。確かに目を大きくすればかわいくなるけれど……。これ、あなたの「本来の写真」ではないですよね？

名刺や社員証、人事台帳に掲載される顔写真は本来、「均一」で「公平」であるべきです。一方、社内SNSであるビジネスチャットや社外向けのメールのアイコンには、こういった実際とイメージの違う写真画像や昔の写真のほか、イラストや動物の写真なども使いがち。実はこの使い方にも「もったいないポイント」があるようです。

DNPフォトイメージングジャパン第1営業部 西山 良一さんは「社内コミュニケーション活性化という意図では、本来は社員証ライクなその人と分かる写真画像を入れるべきですが、SNSの普及が先行したことなどから、人事が意図した画像にならないことが多いようです」と話します。

社内SNSのアイコンの役割とは？ 動物やイラストより「自分の写真」を入れよう

社内SNSの場合、互いに知り尽くしたチーム同士なら、「その人らしさ」が伝わればある意味その役割を果たしているかもしれません。ただ、リモートワークやWeb会議が当たり前になりつつある今は、すぐ目に入ってくる顔写真は離れている相手に自身を伝える情報の一つ。「組織の見える化」という本来の意図を考えると、実はチャットやメールの画像にも「今のあなたの写真」を入れるのがベターです。

社員は個人SNSのノリで、こんな顔写真を入れてしまいがちです。

チームパフォーマンス強化に顔画像データの活用が必要な理由

改めて、ビジネスシーンにおける顔画像の活用事例を、＠人事編集部がまとめてみました。

社員の顔画像データの使いみちは、ここ数年で変化しています。業務効率化、社員エンゲージメント強化、チームパフォーマンス強化などの観点から、顔写真を使ったクラウド型の人材管理システムを人事台帳として利用する企業が急増。深刻な人材不足を背景に、社内での適切な人材配置や育成を促進するため、あらゆる人事情報の一元化による組織の可視化は急務になっています。また、外国人労働者が増加している点からも、社員の「適切な」顔画像データを登録する需要が高まっています。

※顔認証システムの進化が分かる記事はこちら。もう勤怠管理でイライラしない！“顔パス”認証で会社が平和になった話

これらのデータが「昔の顔写真」や「質の低い写真」「不均一な写真」のままだと、本来の目的が中途半端に終わってしまいます。具体的に、どんな「もったいない」ポイントがあるのでしょうか。

顔写真データを人事領域で有効活用するためには、社員一人ひとりの顔写真を常に最適化、最新化することが重要。西山さんは「働き方改革を背景に、社員の顔画像の需要は拡大しており、これからはただ写真を撮影するだけではなく、写真画像を活用する時代です。ただでさえ人事担当者の業務負担が増えている中、効率よく撮影できて一元管理できるサービスを選ぶことが大切です」と話します。

社員の写真撮影はこれまで、人手・時間・コストがかかりすぎていた！

もともと、社員証や人事台帳作成のために顔写真撮影を担当する人事・労務担当者からはこんな声がありました。

「撮影の管理が大変すぎる！」
「社員のスケジュール調整が難しい」
「会社による一斉撮影を毎年行うのは難しい。実際と顔が変わっている人が多い」
「個人で提出してもらうと写真の品質がバラバラで、後日の小口精算も面倒」
「データの収集や修正、トリミングなどの加工に手間がとられる」
「ファイルの管理が面倒で別の人の写真と間違えることも」

社員の顔写真の撮影には、収集・管理を含めて人手もコストも時間も取られていました。今でも手間がかかるのに、適度な頻度で顔写真データを「最適化」「最新化」するとなると管理者の工数がさらに増えてしまいます。手間をかけず、ラクになる方法はないものか……。

実は、街なかの証明写真機「Ki-Re-i（キレイ）」が救世主になるんです。

DNPフォトイメージングジャパンが提供する「DNP顔写真収集サービス with Ki-Re-i®」は、社員に街なかの証明写真機「Ki-Re-i（キレイ）」で撮影してもらい、人事総務担当者がクラウドで一元管理できるサービスです。

街なかの証明写真機を利用したDNP顔写真収集サービスが悩みを解決！

DNP顔写真収集サービスなら、人事担当者の悩みを解決しつつ、社員の顔写真を「最新化」「最適化」することができます。

西山さんは「管理者にとってはクラウドで簡単に管理できるので、業務の効率化が図れます。2,000人以上の従業員を抱える、ある企業様からは『社員証作成のコストが半減した』という声もいただいています」と、業務効率化やコスト削減の点でもメリットを挙げます。何より、一度利用した企業のほとんどが2年目継続を希望するそう。いかに使い勝手がいいか、分かりますね。

※多岐にわたる企業より、すでに累計170社、 60万人以上・満足度92％*の撮影実績あり！導入企業様ご紹介はこちら

*注釈:2021年に約140社を対象にした同社アンケートより

専用サイトで撮影用のQRコードを発行し、社員に配布。撮影後は顔画像と社員台帳とを照合させる必要もなく、クラウドサーバーで受け渡しが可能です。これなら、適切なタイミングで社員の顔写真データを更新することができ、人材管理システムなどとの連携もスムーズになりそうです。社内SNSのアイコンなどへの2次利用で最大限に有効活用できるのもいいですよね。大規模拠点には、「Ki-Re-i（キレイ）」をオフィスに設置（レンタル）できるのも便利ですね。

組織の可視化はスムーズに、手間なく。社員証作成の作業に頭を悩ませている企業の担当者だけではなく、顔画像データの活用による組織の可視化を目指す企業、セキュリティ強化が課題の企業は導入してみてはいかがでしょうか。

サービス情報

DNP顔写真収集サービス with Ki-Re-i®

・運営会社：株式会社DNPフォトイメージングジャパン
サービス内容：街なかの証明写真機Ki-Re-iで撮影した顔画像を、クラウドサーバーを通して 担当者様のパソコンで一元管理するサービス

■サービスHP：https://www.dnp.co.jp/biz/solution/products/detail/10161364_1567.html

DNP顔写真収集サービス with Photo Entry®

Ki-Re-iだけではなく、あなたのスマートフォン・タブレットでいつでも*どこでも顔写真の撮影ができます。*｢いつでも」：毎日、機器メンテナンスのため、夜間に10分程度サービスを停止します。その停止時間を除きます。

・ブラウザアプリのため、専用アプリのインストールは不要です！
・Ki-Re-iと同様、安心安全のセキュリティ対策で企業情報･個人情報を守ります！
・背景画像の自動合成機能により、統一感のある顔写真データを収集することが可能！
・独自のAIアシスト機能や自撮りに便利な撮影タイマー機能で撮影をサポート!　自撮りが苦手な方にも安心です。
・街なかのKi-Reｰiや専用レンタル機と併用も可能です!

■サービスHP：https://www.dnp.co.jp/biz/solution/products/detail/10161629_1567.html

（Ki-Re-i、Photo EntryはDNP大日本印刷の登録商標です）

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】

【編集部注：この記事は2023年12月1日の取材内容に最新情報を加えて編集しています】