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サービスピックアップ:ソウルウェア 「kincone (キンコン)」


【人材確保】リモートワーク社員との交流のコツと勤怠ツールの活用法

2019.06.24

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リモートワーク中の社員が「リモートワーク」導入のポイントやサービスの活用法を語る

「リモートワーク」とは、勤務先のオフィスには出社せず、自宅やコワーキングスペースなど、会社から離れた場所で業務を行う勤務形態のこと。政府の「働き方改革」でもリモートワーク(テレワーク)は推進されているが、「環境が整っていない」と導入をためらっている企業も多い。

勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone(キンコン)」をはじめとするクラウド型サービスを開発・販売しているソウルウェア(東京・豊島)は社員全員のリモートワークを導入している。代表取締役吉田超夫さんと、実際にリモートワークを利用して地方で働いている同社社員2人にリモートワークのメリットや導入のポイント、サービスの活用方法について聞いた。【2019年5月28日取材】

ソウルウェア吉田超夫代表

                  ソウルウェアの吉田超夫代表

目次
  1. 【リモート導入事例1】和歌山県の農園に転居したエンジニア
  2. 【リモート導入事例2】夫の転勤で福岡県に移住した営業アシスタント兼エンジニア
  3. 社員満足度アップ、地方の優秀な人材の獲得も成功
  4. リモートワーク導入のメリットと注意点
  5. リモートワーク導入企業は2割未満、進まない理由は「ツールの理解不足」
  6. 導入も簡単! 業務効率化・生産性向上を実現させるクラウド型サービス

【リモート導入事例1】和歌山県の農園に転居したエンジニア

現在、和歌山県有田市の自宅で開発業務を行うのはエンジニアの小林裕輝さんだ。
もともと和歌山県出身で東京で働いていたが、みかん農園を営む妻の実家、有田市に引っ越すことに。当初は「やむをえない」と退職を決意。しかし、吉田代表から「退職せず、自宅でのリモートワークを検討して欲しい」と打診され、エンジニアの仕事を続けることを決めた。なるべくオフィスに近い環境で仕事ができるようにという吉田代表の配慮で、業務に使うディスプレイや電話機は会社と同じものを使用している。

小林さんは「自宅では自分のペースで仕事ができるので、電話の音や会議への移動などで作業が中断されることなく、自分の世界に入り込んで集中できる部分がメリット。エンジニアやデザイナーは比較的リモートワークが導入しやすい業種だと感じる」と話す。

一方で「リモートで働く際には、コミュニケーションのとり方に注意している」とも。

「テキストで会話するチャットツールでのやり取りが中心になるため、最初は対面での会話との温度差に戸惑いました。本社にいる社員と意思疎通しやすくする工夫が必要です」

【リモート導入事例2】夫の転勤で福岡県に移住した営業アシスタント兼エンジニア

東京オフィスで営業事務をしていた白木美香さんは夫の転勤のため福岡県糟屋郡(かすやぐん)に引っ越した。現在は営業アシスタントやエンジニアの業務を自宅で行っている。白木さんは通勤のないリモートワークを始めてから仕事の効率が上がったという。

「場所を問わない、というのがリモートワークの一番のメリットかなと思います。通勤時間がかからないので、オフィスにいたときよりも仕事に充てる時間が確保できました。一人で仕事する分、休憩時間をはさんだり、体を動かすなどの自己管理には気をつけています」

仕事と家庭生活の両立もリモートワークだから実現できた。仕事を続ける上でのストレスの軽減にもつながっている。すでに次の転勤の予定もあるが、東京近郊に引っ越すことになっても白木さんはリモートワークのまま働くことを考えている。

ソウルウェアのリモート社員とのweb会議

この日の取材はWEB会議ツールを利用して行った。PC画面の右上に映っているのが小林さん、下の画面にいるのが白木さん

社員満足度アップ、地方の優秀な人材の獲得にも成功

ソウルウェアでは社員9人のうち3人が地方へ引っ越すと決まってから、リモートワークのできる体制を整備した。本格的なリモートワークを実施したのは「社員に絶対会社を辞めてほしくない」という吉田代表の信念があったからだ。

「家族の転勤で、実家で暮らすため、という理由で仕事を失ってしまうこと自体が理不尽です。能力がある大事な社員を離職させたくない。家庭の事情は変えられなくても、会社側が場所の制約をなくせば、これまでと同じ仕事を続けられます。社員に働き続けてもらうためには、会社や経営者が変わればいいんです」

小林さんや白木さんのリモートワークが決まってから、社員全員が各自でリモートワークを経験する体験も行った。リモートワークの感覚を共有するとともに、介護や結婚を機に退職を考えた際にリモートワークで仕事を続けることを考えて欲しいという吉田代表の願いもあった。

「リモートワークの完全な導入は離職対策にとどまらず、優秀な人材確保の手段となった。浜松市在住のエンジニアはリモートワークができる環境があるということが決め手となりソウルウェアに入社した。「オフィスへの通勤」を必須の条件から外すことが、幅広い人材を採用できる強みにもなった。

「会社への通勤を条件にしていたときは首都圏の人材しか採用できませんでした。しかし地方に住んでいてもリモートワークで働けるとなれば、他社との競合を避け、眠っている人材を自社の戦力にできます」

ソウルウェア代表吉田超夫さん

リモートワーク導入のメリットと注意点

★リモートワークを導入するメリット

・優秀な社員の離職を防ぐ
・社員の仕事と家庭生活との両立を可能し、満足度を上げる
・通勤時間が必要ないため、家庭の事情があっても社員の労働時間を確保できる

★リモートワークを導入の注意点

・リモート側も本社側の社員もコミュニケーションに工夫が必要
・リモートワークする側が仕事・健康ともに自己管理をする必要がある

リモートワーク導入企業は2割未満、進まない理由は「ツールの理解不足」

総務省が行った2018年の調査によると、日本国内の企業におけるリモートワーク(テレワーク)の導入率は13.9%。大企業を中心に年々導入は増えているものの、多くの中小企業では未だ導入に踏み切れていない。吉田代表は「リモートワークに必要なツールの認知度が低いという問題も大きい」と話す。
「平成30年版情報通信白書」より

リモートワークでも対面上と同じようなコミュニケーションができるツールの存在を経営者が知らない場合が多い。チャット形式のコミュニケーションツールやWEB会議ツールは無数にありますが、利用が高額だったり操作が複雑で覚えられないものだと思いこんで導入を渋っているのです」

導入も簡単! 業務効率化・生産性向上を実現させるクラウド型サービス

ソウルウェアでは、比較的リモートワークで働きやすいと言われるエンジニアだけでなく、営業アシスタントなどの総務・事務領域の業務もリモートワークで行っている。

吉田社長は「全ての業務をアナログで行っている企業が一足飛びにリモートワークを導入するのは確かにハードルが高い。しかし、クラウド型サービスを部分的に導入している企業では、リモートワークへの移行は比較的容易です」と解説する。

kincone キンコン紹介

ソウルウェアの「kincone(キンコン)」は交通系ICカードを利用した勤怠管理と交通費精算のためのクラウドソリューション。チャットツール「Slack」「Chatwork」とも連携機能があり、リモートワークにも対応している。

「特徴は、『退勤します』『出勤します』など、あらかじめ設定したキーワードをチャットツール上で投稿するだけで自動で出退勤の打刻ができる点。リモートワークで働く社員の打刻や出退勤管理がこれまで以上に簡単に行えるようになります」

ソウルウェアは他にも、リモートワークでもオフィスと同様の事務作業を可能にするクラウド型サービス「RepotoneU(レポトンU)」「Repotovas(レポトバス)」も開発運用している。

「『RepotoneU』はサイボウズ社が提供するクラウドサービス『kintone(キントーン)』で管理しているデータをPDFやExcel形式の帳票に出力します。これがあれば帳票作成の専用ソフトが入っていない自宅のパソコンでも、見積書、請求書、各種報告書など、あらゆるデータをPDFやExcel形式の帳票に出力できます」

「さらに、コクヨと連携した小規模事業者向けクラウドツール『Repotovas』を利用すれば、『kintone』の業務アプリケーション画面の操作をするだけで、出力したPDFやExcelの帳票データをあらかじめ設定した宛先へ自動で配信でき、ペーパレス化も実現します」

クラウド型サービスを有効活用することで、自社オフィスでしかできないと思っていた業務がリモートワークでも可能になる。

「今の時代、小規模の企業ならリモートワークに対応できないことそのものが会社存続のリスクでもあります。クラウド型サービスを利用したリモートワークの導入はすでに『攻め』の施策ですらなく、社員と会社を守るために不可欠な対策になっています。中小企業の経営者は、ぜひ導入を考えて欲しいと思っています」

クラウド型勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone(キンコン)」

多様な働き方の勤怠管理に対応済み、交通費精算の負担も削減

出勤時と退勤時に従業員がIC定期券をタッチするだけで勤怠情報を管理。交通機関の情報も同時に読み取り、交通費精算にかかる経理の労力を削減する。専用のカードリーダーとスマートフォンだけで運用が開始できるため導入コストも最小限に抑えられる。フレックスや裁量労働制、リモートワークなど社員ごとの働き方に応じた勤怠管理を行いたい企業におすすめできる。

サービス詳細、資料請求

クラウド型勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone(キンコン)」

勤怠管理・交通費精算クラウドkinkone(キンコン)

企業情報

株式会社ソウルウェア
・設立:2012年12月
・所在地: 東京都豊島区西池袋1-11-1 メトロポリタンプラザビル14F
・従業員数:9人
・事業内容:勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone」の運営/サイボウズkintoneのカスタマイズ、開発/kintone向け帳票ソリューションRepotoneUの開発、販売

【企画・制作:@人事編集部広告制作部】

セミナー「【中小企業の業務改革】クラウドベンダー2社が紹介するスマートワーク実践法!」を8月7日に開催

ソウルウェアはコラボスタイルと8月7日に無料セミナー「【中小企業の業務改革】クラウドベンダー2社が紹介するスマートワーク実践法!」を開催する。当日は、わずか半年の間にリモートワーク体制に移行し、すべての従業員がフルリモートワークを行うソウルウェアがkincone(キンコン)を使った勤怠管理のコツや、クラウドツールを活用して業務効率化を実現するコツやチームを超えて連携を強める方法を解説する。

イベントの詳細と申し込み

【中小企業の業務改革】クラウドベンダー2社が紹介するスマートワーク実践法!
(2019.08.07(水)12:00 ~ 13:00@WeWork メトロポリタンプラザビル)

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