ビジネスメールの1日平均送信は11.59通、受信は38.07通。部長クラスの送受信数が最多

日本ビジネスメール協会(東京・千代田)は5月31日、「ビジネスメール調査2019」の結果を発表した。同調査によると1日平均は送信メール数は「11.59通」、受信メール数「38.07通」だったほか、役職別では「部長クラス」の送受信数が最多だったことがわかった。以下、リリースより抜粋して紹介。

調査の概要

調査目的：仕事におけるメールの利用実態と課題を把握 調査対象 仕事でメールを使っている人
調査期間： 2019年3月27日から2019年4月26日
調査方法：インターネット回答方式
調査実施機関：株式会社アイ・コミュニケーション
有効回答数：3,499

ビジネスメール実態調査2019の総評

仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（97.46%）

仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は「メール」（97.46%）が最も多く、「電話」（86.91%）、「会う」（66.30%）と続きます。「メール」「電話」「会う」の3つが仕事では主要なコミュニケーション手段だといえ、この並び順は2011年から変わりません。「会う」は2018年の68.87%から2.57ポイント減りました。コミュニケーション手段が多様化し、「テレビ会議・ウェブ会議」（25.92%）、「チャット」（23.92%）、「ソーシャルメディア」（15.78%）、「グループウェア」（13.18%）などの存在感が増しています。

スマートフォン（iPhoneなど）の利用が5割を超える

仕事でメールの送受信に利用している主な機器は「パソコン」（95.77%）が最も多く、「スマートフォン（iPhoneなど）」（53.79%）と続きます。「スマートフォン（iPhoneなど）」の利用者が5割を超え、ノートパソコンの利用も考慮すると外出先でメールを見ることのできる人がそれ以上いるといえます。

1日平均は送信「11.59通」、受信「38.07通」「部長クラス」の送受信数が最多残業が多いと感じている人は、感じていない人よりも送受信数が多い

仕事で1日に送信するメールの平均は「11.59通」、受信するメールの平均は「38.07通」です。送信数よりも受信数のほうが多い傾向にあります。役職別では、「部長クラス」が送信数、受信数ともに最も多く、「課長クラス」が続きます。「部長クラス」「課長クラス」は、組織の中間に位置するため関わる人も多く、メールの数が増えていると考えられます。残業が多いと感じることがある人のほうが、残業が多いと感じることがない人よりも、送信と受信ともに1日の平均は多いという結果が出ました。残業が多いと感じることは「よくある」人は、送信（14.09通）、受信（56.95通）ともに最も多く、メールの多さが残業の理由になっている可能性があります。メール処理の効率化は課題といえます。

メールを1通書くのにかかる平均時間は「5分」（33.81%）が最多。全体の平均時間は5分27秒

メールを1通書くのにかかる平均時間は「5分」（33.81%）が最も多く、返信時間の一つの目安となります。「1分」（6.26%）、「2分」（10.35%）、「3分」（22.06%）、「4分」（2.52%）、「5分」（33.81%）の合計が75.00%で、7割を超える人が1通あたり5分以内で書いていることが分かりました。10分以内の合計は93.48%で、10分を超えると時間をかけすぎているといえます。全体の平均時間は5分27秒です。

7割を超える人が自分のメールに不安を抱いている

自分のメールに不安を抱くことが「よくある」（20.12%）と「たまにある」（53.24%）の合計が73.36%で、7割を超える人が、自分のメールに対して何かしらの不安を抱いていることが分かりました。

自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」（45.45%）。半数の人が失敗を指摘されていない

自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」（45.45%）で、「誤字や脱字」（34.27%）、「必要な情報が足りない」（27.00%）、「内容の間違い」（19.89%）、「宛名の間違い」（19.65%）、「メールの返信が遅い」（14.94%）、「書きかけで送信」（13.74%）、「件名の間違い」（13.10%）、「メールの返信を忘れた」（13.10%）、「件名がない」（12.70%）が上位10項目です。自分でも気付きやすく、相手も指摘しやすい明らかな間違いが上位を占めています。自分の失敗を指摘されたことが「よくある」（4.55%）と「たまにある」（45.93%）の合計が50.48%で、半数の人が失敗を指摘されたことがあると答えています。一方、「ほとんどない」（42.73%）と「まったくない」（6.79%）の合計が49.52%で、半数近い人が失敗しても指摘をされていません。

3割を超える人が仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある。不快に感じた内容の第1 位は「必要な情報が足りない」（ 38.39%）

過去一年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことが「よくある」（2.72%）と「たまにある」 （33.10%）の合計が 35.82% で、 3割を超える人が不快に感じたことがあると分かりました。年別では年々、不快に感じることがある人は減少傾向にあります。不快に感じた内容の第1位は「必要な情報が足りない」（ 38.39% ）で、「質問に答えていない」（ 36.71%）、「文章が失礼」（27.21%）、「文章が攻撃的」 （27.13%）、「無駄な情報が多い」（ 27.06%）、「文章が曖昧」（ 23.94%）、「メールが読みづらい」 （23.22%）、「文章が冷たい」 （19.15%）、「内容の間違い」 （15.72%）、「誤字や脱字」（15.16%）が上位10項目です。文章にまつわるものが上位を占めています。メールの機能を学習するだけは不快感をなくすことができません。メール特有のライティングスキルを身につける必要があります。

調査結果の詳細はこちら

【プレスリリース「『ビジネスメール実態調査2019」発表」より｜2019年5月31日・一般社団法人日本ビジネスメール協会】