クラウド型プラットフォームで煩雑な海外人事情報を管理する方法

イギリスに海外赴任中の日本人社員が、さらにタイに転勤することになったら、ビザの手続は誰がいつまでに、どう対応すればいいのだろう。

グローバル化の影響を受けて、このような3カ国間の海外赴任が増えている。もし、日本人ではなく外国人の社員を3カ国間異動させれば、「海外赴任」と「外国人受け入れ」が入り交じるイレギュラーな対応が必要で、自社で対応するのは至難の業だ。

そこで人事担当者が考えるべきなのは、全ての手続きを専門家にアウトソーシングすること。スタッフの8割がバイリンガルやトリリンガルで、3カ国間異動を得意とするエンプラス（東京・千代田）に、海外人事業務を一括でアウトソースする意義や同社のサービスの特徴を聞いた。【取材：2019年4月24日】

プロフィール

■雲下加奈　エンプラス代表取締役社長
2004年にエンプラスの設立に参画し、取締役に就任。2009年早稲田大学大学院ファイナンス研究科修了。海外事業・国内コーポレートハウジング事業を一貫して行う。2017年10月より代表取締役社長に就任。1児の母。日本語と英語のバイリンガル。（写真左）

■江 発坤（コウ・ハツコン）　執行役員・リロケーションマネジメント事業部長
2010年にエンプラスに入社。リロケーションマネジメント事業を立ち上げ、2017年に同部長に就任。中国出身。中国語、日本語、英語のトリリンガル。（写真右）

国籍を問わず、優秀な人材が複数国を飛び回る

――なぜ日本企業で3カ国間異動がトレンドになっているのでしょうか。

雲下さん（以下、敬称略）：グローバル化や日本の国内市場の縮小により、この2～3年で海外進出を拡大する企業が増えています。ただし、海外の中でも新規進出国で力を発揮できる人材はある程度絞られます。そのため1人の人材が海外へ、そのまま別の国へ……と次々に異動しています。

また、進出先が増えても派遣可能な日本人社員の数は限られています。日本人だけでなく、現地採用した外国人社員をまた別の国へと移動させる企業も出てきました。

――3カ国間異動の出入国手続きはどう大変なのでしょうか。

江さん（以下、敬称略）：例えば、現在イギリス赴任中の日本人社員が、次の人事異動でタイに赴任するとします。まずはタイ現地の人事担当者の手伝いを受けながら、社員本人か代理者が、イギリスにあるタイ大使館でビザ申請に必要な書類を提出します。申請後、社員がタイに入国した後に再び、本人の入国後の現地手続きが必要です。

別の手段として社員が一度日本に帰国し、日本にあるタイ大使館で申請することもできますが、社員の時間や費用が奪われてしまいます。

もし、赴任者が外国人だった場合はさらに大変です。日本企業がシンガポール法人で採用したマレーシア人を、シンガポールからアメリカに赴任させるとなると、どの大使館でどう手続きするのか……。人事担当者は複雑な対応を迫られます。

エクセル管理、タスクごとの外部委託で人事の負担が増加

――3カ国間異動ではたくさんの落とし穴がありそうです。

江：まずは人事担当者が各大使館に問い合わせて情報収集しますが、大使館からの返答が遅い、他言語を理解しきれないなどのトラブルが起こります。

不完全な情報から申請を間違えてしまい、一からやり直すことも。ビザ申請が遅れて赴任に間に合わないリスクがあります。もし、無理に出張ビザで現地勤務させれば、不法滞在や不法就労でコンプライアンスの問題にもなります。

また、企業では赴任者の個人情報やビザ申請の進捗状況をエクセルで手動管理していることが多いそうです。これでは管理コストもかかり、ミスも起きやすい。

雲下：出入国申請ができないと、その後の作業が全て滞ります。出入国対応、現地の物件探しなど各タスクを異なる業者に委託する企業もありますが、人事担当者が全業者をハンドリングする人事コスト、リスクがあります。出入国申請から着任後、帰国時までの全作業を一括でアウトソーシングする手段があることを知ってほしいです。

海外赴任と外国人受け入れが混在しても、情報を一元管理

――エンプラスの「グローバル人事業務支援サービス」の強みとは。

雲下：他の業者では対応しきれない、赴任者の海外入国後の支援までできるところです。バイリンガル、トリリンガルのスタッフが多言語に対応し、現地での手続きに必要な情報を調査します。

「海外人事の業務を一括してアウトソースできる」とうたう業者もありますが、実際には現地法人の人事担当者がすべき申請作業、赴任者が入国後にすべき手続きがサポート対象外になっていることも。エンプラスは「一括してアウトソースしているはずなのに、実際にはできていない」課題を解決します。

江：新規進出も得意としています。アジアはもちろん、デンマークやスウェーデンなどの北欧への新規進出もサポートしました。3カ国間異動かつ新規進出国への赴任であっても、各地の情報を集めて現地での手続きまで対応します。

――情報を手動管理するコストやリスクは改善できるのでしょうか。

江：クラウド型プラットフォーム「RM＋Online」を使い、海外人事の情報をシステム上で一括管理できます。海外赴任と外国人受け入れが混在する、外国人社員の3カ国間異動も対応します。他の業者では赴任と受け入れのどちらか一方しか対応できないシステムが多く、差別化しています。

管理できる情報は、赴任者の個人情報、社内規定、赴任者向けのマニュアルなど。タスクや進捗管理を「見える化」します。人事担当者用、海外赴任者用にそれぞれログイン画面があり、情報ごとにアクセス権限を設定できます。

また、RM＋Onlineには人事、赴任者、海外人事、エンプラスの4者が連絡を取り合う機能もついています。赴任者のパスポートや住民票などの個人情報をメールでやり取りするのは、情報管理の点で大変危険です。

3カ国間異動のキーワードは「丸ごとアウトソース」

――ある程度の異動規模なら、自社でこなすこともできると思うのですが。

雲下：年間30人～40人規模の海外赴任・外国人社員の受け入れならば、自社でも何とかできるでしょう。しかし、海外路線の拡大やグローバル人材の強化を進める企業は増えています。赴任者の増加、国籍の多様化、新規進出、さらに3カ国間異動と重なれば、全てには対応しきれません。

業務をアウトソースする費用と、人事担当者が自分で業務管理するコスト・リスクを比較してみてください。すでに部分的にアウトソースしている企業は、ワンストップのアウトソースを始めれば各業者をハンドリングするコストを解決できます。自社の人事コストの削減のため、海外人事業務をトータルマネジメント、アウトソースすることを検討してもらいたいです。

トレンドの３カ国間異動も一括対応。クラウド型プラットフォームを活用しワンストップで抜け漏れのリスクを防ぐ

海外人事業務をワンストップアウトソーシング「Global Relocation Management Service」

グローバル人事戦略実現のパートナーとして、人材異動に関わる人事業務をトータルマネジメント。赴任プロセスの最適化、異動に関わるコストマネジメント、コンプライアンス重視のプロセス提案など、煩雑な赴任・受け入れ業務をワンストップでサポートする。海外赴任、海外間赴任、日本への受け入れなどさまざまなシーンで対応可能。新規赴任国の調査、コンサルティングも得意とする。

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