効率的に欲しい人材を確保するなら。 RPO（採用代行）成功例から読み解く採用活動を勝ち抜くポイント

売り手市場が続く採用市場。採用活動における企業努力が一層重要になっている。

採用手法の多様化も進み、人事担当者の業務負担が増す一方だ。そんな中、RPO（採用代行）が注目されている。
RPOとは一体どういったサービスなのか、どんなことに有効なのか。効果的に使うためのコツとは。
採用活動総合支援サービスを提供する「ウインウイン」の瀬戸 修さんに話を聞いた。
【2018年12月21日取材：＠人事編集部】

なぜ今RPOが求められるのか？

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社ウインウイン 瀬戸 修さん

RPO（採用代行）とは、「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、企業の採用活動を採用代行サービス企業にアウトソーシングすることです。売り手市場で採用争奪戦になっている昨今は、企業が求職者を選ぶのではなく、求職者に企業が選ばれる時代。優秀な人材にいち早く接触して獲得する必要がありますが、採用手法の多様化や採用ツールの進化により人事担当者の業務量が増えているため、RPOのニーズが高まっています。

専属の人事担当者が存在しない企業でも、RPOを活用して採用活動を効率化すれば負担を軽減できます。人事担当者が優先するべきコア業務は採用戦略の考案や面接。それ以外の作業的な業務をアウトソーシングすることで、人事担当者はコア業務に専念できます。

さらにアウトソーシングした業務のノウハウも自社に蓄積できるよう、ウインウインではご要望に応じて詳細なデータを随時お渡ししてフィードバックを行っています。

【事例1】応募に即対応し、現場の負担軽減＆面接予約率アップ

全国展開している大手飲食店でRPOを導入した際は、これまで見えなかった採用課題を洗い出して採用活動を効率化し、入社人数を約1.5倍にまで引き上げることができました。

最初はトライアルとして18店舗を担当しましたが、現在は200店舗以上の全店舗を担当しています。

採用課題は2つありました。1つは、応募の取りこぼし。導入前は店舗で応募を受け付けていたため、忙しい時間帯の応募電話に対応できない可能性があったのです。応募の8割はメールですが、数時間後の対応になることが多く、その間に応募者が他社に流れてしまうリスクがありました。

ウインウインは業界内屈指のスピーディーな対応が強みで、タイムリーなレスポンスが可能です。

応募から2～3分で対応するため、取りこぼしなく応募者とやり取りでき、面接予約率が想定の6割程度から8割以上にまでアップしました。

2つめの課題は、採用システムの活用不足です。RPO導入以前から複数の求人媒体データを一括で管理できる応募管理システムを全店に導入していたものの、店舗によって使い方が異なっていたり、そもそも活用が普及しておらず、結果的に効果分析ができない状況でした。

そこでウインウインにて応募管理システムを運用することを徹底し、かつ、店舗への活用周知を行っていきました。結果的にデータ分析することができ、全体最適が図れることになっていきます。

どの求人媒体からの応募が多いのかが把握でき、コストパフォーマンスの良い媒体を利用することで無駄な採用コストの軽減に貢献できたことと思います。

一般企業でも採用担当の方は他の業務と兼務しているケースが多く、すぐに応募対応できなかったり採用システムを活用できなかったりして機会を損失することがよくあります。

キャパオーバーになりがちな場合は、応募対応や採用システムの運用を委託するだけでも負担が減り、重要な採用戦略考案や面接対応に集中できて採用効率向上が期待できます。

【事例2】高難易度の採用もクリアするホスピタリティ対応

採用難易度が高い物流会社でもRPOを行い、面接予約率を5割から8割にまでアップさせました。応募管理システムを導入していないため電話対応も含むアナログな対応が必要で、毎日1時間おきに実施される説明会・面接会へのスムーズな誘導も大きな課題でした。

会場は駅から遠くアクセスが悪い場所にあることが多く、丁寧な説明が求められます。応募者に面接会場までの送迎バスの時刻表を調べて案内したり、グーグルマップを活用してストリートビューを見ながら道順を案内したりして応募から面接までの離脱を防ぎました。

面接確定後の連絡はもちろん、面接当日の電話にも臨機応変に対応しています。

ホスピタリティマインドを持った人材を採用しているウインウインは、応募受付するチームを「コールセンター」ではなく「応募受付センター」と名付け、マニュアルにない臨機応変な対応を行っています。一般的なコールセンターにみられる効率重視のシステマチックな対応は小回りが利きません。

採用難易度が増している今こそ、相手の立場に立ったホスピタリティある対応が肝心だと思っております。

RPOを導入したほうがいいケースとは

RPO導入を検討するにあたっては、以下3つのいずれかを自問していただくと良いと思います。

さらに、RPO導入可否を判断する際は「自社対応よりも工数メリット・コストメリットがあるか」を考慮すべきです。採用を担当する社員の人数や所要時間から採用活動にかかる人件費を算出し、外注費と比較してください。

外注費の方が安ければ、RPOを導入するメリットは必ずあります。

ブランディングにもつながるRPO

ウインウインの活動目的は、応募受付の労務負担を減らし、応募者を取りこぼさずに採用実績につながる面接予約率・面接実施率を向上させたうえで、クライアントブランドを守ること。徹底した一貫対応とホスピタリティ対応により、こうしたハイレベルなサービスを実現しています。

ウインウインは求人広告から採用代行まで一貫対応しているので、応募受付状況に応じて最適な媒体で求人広告を出し、より効果的な採用活動を行うことができます。

求人広告を扱う会社は多くありますが、採用代行で徹底したフィードバックまで行っている会社は多くないと思います。基本的に月1回のレビューで受付状況をご報告し、採用効率アップに向けて改善策をご提案して採用活動を最適化することで、コストカットの実現にも貢献できていると思っております。

マニュアルにない臨機応変なホスピタリティ重視の対応も大きな強みです。

たとえばすでに募集枠が埋まった職種の応募連絡を受けた際に、まだ募集している職種に興味がないか打診して人材確保につなげたり、自然災害が起きた際に率先してフォローアップの連絡をしたりと、お客様や応募者にとってプラスになる対応を率先して行います。

応募者にも喜ばれる対応をすることで、クライアントブランドの品質を高く維持することもミッションです。

応募者も潜在的なクライアントの顧客であるというスタンスで対応しています。

株式会社ウインウイン
https://www.winwin-ad.com/

【企画・制作：＠人事編集部広告制作部】