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サービスピックアップ「casica」


新入社員と上司との交流を促進させ、早期離職を防ぐ方法

2019.01.08

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新入社員の早期離職を防ぐため、企業はさまざまな手を打っている。早期離職の原因として、新入社員が自身の成長や自己効力感を実感できないことが考えられる。もし、職場の上司が職場内訓練(OJT)で新入社員に密にフィードバックし、できたこと、できなかったことに対する気付きを与えられていれば、どうなっただろう。自分の成長や会社とのつながりや、仕事のやりがい、価値を見いだし、前向きな気持ちで仕事に取り組めるかもしれない。

新入社員向けの教材「casica(カシカ)」は、新入社員が業務にまつわる5W3Hを自分自身で明確にし、上司のフィードバックを受けながら成果や反省点を振り返ることができるメモ帳だ。上司と新入社員とのコミュニケーションを増やし、彼らの日々の悩みや成長点、上司の指導内容を「可視化」する。「新入社員がメモを取らない」という課題解決にもつながる。

casicaの効果的な使い方や、上司と新入社員との関わりを記録に残すメリットを、開発を手掛けた「カタドリ」(名古屋市)代表の松本宜大さんに聞いた。【2018年9月28日取材:@人事編集部】

「カタドリ」の松本宜大代表

casicaを開発した「カタドリ」の松本宜大さん

離職の原因は上司とのコミュニケーション不足?

新入社員の離職原因はどこにあると考えていますか。

新入社員が配属された職場で、上司が新入社員にフィードバックできていないことが大きく影響しています。他にもさまざまな要因がありますが、特に大きく関わっているのがこの原因だと思われます。

上司の人材育成の経験には個人差があり、一部には感覚的に業務を割り振っているケースが見受けられます。新入社員とのコミュニケーションが不足している職場では、一人一人の長所や短所を踏まえず、個性や能力に合わない業務を依頼していることもあります。

一方、新入社員が入社直後から、自分だけの力で依頼された業務を理解して遂行するのは困難です。彼らが自身の業務内容を正確に判断し、自分の行動の良かった点、悪かった点を振り返れるようになるには、彼らの業務の理解と行動を促すような仕組みや、上司から直接のフィードバックが必要です

そこで考えたのが、新入社員が自分の力で業務内容を抜けや漏れもなく理解し、さらに上司との対話を増やせるようなツールの開発でした。人材業界で12年間過ごす中で、多くの企業の人事担当者から「新入社員がメモを取らない」という悩みを聞いたことがきっかけとなり、casicaが生まれました。

casicaでは、新入社員にメモのとり方や業務の把握の仕方をナビゲーションしながら、上司とのコミュニケーションを促すことができます。紙のメモ帳にすることで、新入社員と上司のやり取りを一つに集約し、両者の行動を可視化できます。

メモ帳で新入社員と上司との対話を促進させる

「casica」の特徴や効果的な使い方を教えてください。

casica

casicaの記入欄。5W3Hを確認しながら業務内容をメモできる

業務内容の記入欄に、5W3H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、どれくらい、いくらで)のチェックボックスを設けたことです。casicaを使えば使うほど、やるべき仕事を細かくメモしながら理解する習慣がつき、業務の抜けや漏れがなくなります。

また、フィードバックの記入欄を設けて、新入社員が業務完了時に必ず上司に報告してフィードバックをもらう仕組みも作りました。記入欄にペンを走らせるのは、上司ではなく、新入社員自身。上司から指摘された「(業務を達成する上で)良かったこと」、「もっと…(改善できること)」を自分自身で噛み砕いて書き記すことで、フィードバックへの理解がより深まります。さらに、そのフィードバックに対する新入社員の「ふりかえり」欄もあり、徹底的に新入社員の内省を促して可視化します。

casicaは手のひらほどの大きさ。1冊で28タスクを記入でき、3週間~1カ月で1冊を使い切るようなペースで使用します。新入社員の業務内容や能力、感じていることを記録に残せば、成長や変化に気付きやすくなり、上司が指示した内容と、新入社員が受け取った内容の齟齬も改善できます。週1回程度、上司が新入社員のcasicaを確認し、定期面談の資料として使うことを勧めています。

また、人事部 はcasicaを新入社員の評価に生かすことができます。彼らが業務を通じて、どのように成長しているか可視化されるからです。また、各職場の上司の指導内容も分かるため、新入社員へのフィードバックを習慣化させ、各職場の人材育成方法を改善することもできます。casicaによって全社的な人材育成の向上が期待できるのです。

新入社員への丁寧な育成が早期離職防止につながる

日報とは何が違うのでしょうか。

1日ごとではなく、業務ごとに良かった点や反省点を振り返るところです。新入社員が業務ごとに学んだ内容を1冊にまとめることで、より詳細に彼らの成長や上司との関わりを記録に残すことができます。最後には「月1リフレクション」というページも設け、1カ月が過ぎた段階で、これまでの成功体験や失敗の原因、悩みや不安、次月の目標を共有することもできます。既存の日報や週報、月報との併用をお勧めしています。

これまでの導入実績や導入企業からの反響は。

2018年2月のリリースから9月までの導入企業数は約50社。従業員数は80~5,000人と幅広く、業種もメーカー、サービス業、マスコミなどさまざまです。導入企業からは「上司が新入社員に業務を振りっぱなし、という状況が改善された」「新入社員の成熟度が分かり、それに合わせた指示や指導ができるようになった」との声がありました。

casicaを導入するメリットを教えてください。

casicaのメリットは、人事部が各職場を巻き込んだ人材育成ができることです。日報よりも細かな「業務単位」の振り返りで、新入社員の成長や上司との関わりを促し、新入社員が各職場に配属されても丁寧な育成を受けられます。それにより、彼らが自社との関係を密に感じ、早期離職防止につなげられるのです。

メモ帳で新入社員と上司とのコミュニケーションを促進させる

casica

casica
https://at-jinji.jp/service/414/509

新入社員が業務に関する5W3Hを明確に捉え、自身の成果や反省点を振り返ることができるメモ帳。上司から必ずフィードバックを受ける仕組みを作り、「上司が新入社員に業務を依頼して終了」という状況に陥ることを防ぐ。1冊で新入社員の成長や変化を確認するだけでなく、上司の人材育成能力を把握する資料にもなる。

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