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【防災の日企画】人事・総務が知っておきたい災害時対応・災害前の備え


地震が起きたら会社は休み? 企業防災の専門家に対応・対策を聞いた【再掲載】

2020.09.01

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企業の人事・総務が、大災害に対して取るべき対応・対策とは?

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記録的な大災害とならずとも、災害発災時刻が社員の通勤の多い時間に重なるだけで、人事・総務担当者は「会社へ来てもらうべきか」の判断に迷い、現場ではさまざまな混乱が起きていた。災害で被害を減らすために、企業の人事・総務は、どのような対応を取るのが望ましいのか。

企業防災の専門家で、備え・防災アドバイザーとして活躍する高荷智也氏に、3つの場面について「災害に対して企業が取るべき対応・対策」を聞きました。【記事公開日:2018年6月25日、最終更新:2020年3月11日】

【関連記事】災害時に社員の安全を守る「有事の特別休暇」制度の実践例

プロフィール

ソナエルワークス代表 備え・防災アドバイザーの高荷智也氏⓵

高荷智也(たかに・ともや)
ソナエルワークス代表
備え・防災アドバイザー

1982年静岡県生まれ。「自分と家族が死なないための防災対策」と「中小企業の身の丈BCP」のポイントを解説する専門家。分かりやすく実践的なアドバイスに定評があり、講演・執筆・メディア出演など実績多数。著書に『中小企業のためのBCP策定パーフェクトガイド』がある。

【CASE01】社員が出社していない時間に、災害が発生した場合の対応

─社員が会社にいない時間に地震が発生した場合、担当者はどのような対応を取るべきでしょうか。
誰も会社にいない時は、まずは安否確認からスタートします。災害時は電話・メール(キャリアメール)がつながらなくなる可能性が非常に高いです。電話・メールに比べ、最後までインターネット回線は使える可能性が高いので、ネット回線のみの利用をベースにした連絡網を準備するのが良いでしょう。

その際の選択肢としては、web完結型の企業の安否確認システムやLINE、skypeといったメッセンジャーアプリ、チャットワーク・slack等のグループチャットなどがあります。それらを使って連絡する準備をしておけば、安否確認や業務連絡が可能となります。

どのような手段で社員の安否確認を行うかは、事前に社内で必ず固めておきましょう。使用するツールを決め、それらのアプリをインストールし訓練しておかないと、特に高齢者が多い企業の場合は、いざという場面で使用できない可能性があります。

社員の出社・自宅待機は「最寄りの交通機関が動いているか」を判断基準に

次に、一般従業員が出社するのか、それとも自宅待機させるのかの判断をして、決定を共有する必要があります。これは各企業が判断する問題にはなりますが、参考になるのは「会社から最寄りの交通機関が動いているかどうか」という視点です。

首都圏では、電車が動いていなければ現実的に出社は難しいと言えます。そのため「鉄道会社がどのような基準で電車の運行を決めているか」がそのまま会社の基準にも応用できます。

鉄道会社の基準としては、震度5以上の地震が起こった場合には、電車を止めて点検する必要が出てきますし、震度6弱以上になると、これは「災害規模」になります。今回の大阪地震も震度6弱でした。ですから、1つの基準としては、最寄りの公共交通機関がどれくらいの基準で止まるのか。交通機関が止まっている場合は、出社時に余震があるリスク、帰宅難民が発生してしまうリスクもありますから、出社はさせず、自宅待機とするのが順当でしょう。

問題は、社員と連絡が取れないほどの災害が起こった際にどうするかです。これについては、事前に社内のルール作りが必要になります。社員が社外にいる時間帯に災害が起こったときに原則出社するのか、自宅待機とするのか。具体的には「震度◯以上の地震が発生した場合は自宅待機」といった基準を作っておく。こうしたことは、事前に「初動対応マニュアル」としてまとめておく必要があるでしょう。

会社と連絡がつかないうちに社員が無理矢理出社して、途中で万が一のことがあったら、お互いにとって何も良いことはありません。それを防ぐための対策は万全に行いましょう。

【CASE02】社員が出社している時間に、災害が発生した場合の対応

─確かに、連絡がつかないレベルの災害では、どうしても事前の準備が必要になりますね。では、社員が会社にいる時間に災害が発生した場合、総務担当者はどのような初動対応を取るべきでしょうか。
まず前提として、いざ大地震が起こってしまうと、やれることはほとんどないのだということを抑えておいていただきたいと思います。ビルが非常に古ければ崩れますし、オフィスの中に固定していない棚があれば、倒れて潰される可能性もあります。災害が来てからではなく、災害までにどれだけ準備のための行動が出来ているかが重要です。

その上で、第一に考えるのは生命の確保です。怪我人が出てしまったら、救助と手当をした上で、必要であれば緊急搬送します。外部の方がいる場合、その方を安全に帰さなければなりませんので、避難所への案内や、交通機関が動いているかどうかといった情報を提供します。

提供といっても、自分たちも被災者なので、一緒に情報を集めることになります。すぐ外に出られるようであれば外部の方を帰すことができますが、崖のそばや海のそばに会社があり避難の必要がある場合は、外部の方に避難場所を案内して一緒に避難するという流れになります。

全員が帰宅困難者になったら、社内の備蓄の提供をして、動ける状態になるまでは、会議室などで待機していただく、といった対応が必要になります。

企業の「初動対応マニュアル」に盛り込むべき項目リスト

理想としては、初動対応マニュアルを事前に作成し、「何をするのか」「どういう順番でするのか」をしっかり明文化した上で、それを順番に行うという対応がベストです。初動対応マニュアルに入れるべき項目をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

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