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人事・総務が知っておきたい災害時対応・災害前の備え


地震が起きたら会社は休み? 企業防災の専門家に対応・対策を聞いた

2018.06.25

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企業の人事・総務が、大災害に対して取るべき対応・対策とは?

2018年6月18日7時58分頃、大阪府北部で震度6弱の地震が発生し、5名の方が犠牲となりました。

今回の地震では、発災時刻が通勤・通学の多い時間に重なったこともあり、「会社・学校に行くべきか」についても、さまざまな混乱が生じました。災害で被害を減らすために、企業の人事・総務は、どのような対応を取るのが望ましいのでしょうか。

今回は、企業防災の専門家で、備え・防災アドバイザーとして活躍する高荷智也氏に、三つの場面について「災害に対して企業が取るべき対応・対策」をお聞きしました。

高荷智也氏

Mrtakani

ソナエルワークス代表
備え・防災アドバイザー

1982年静岡県生まれ。「自分と家族が死なないための防災対策」と「中小企業の身の丈BCP」のポイントを解説する専門家。分かりやすく実践的なアドバイスに定評があり、講演・執筆・メディア出演など実績多数。著書に『中小企業のためのBCP策定パーフェクトガイド』がある。

1.社員が出社していない時間に、災害が発生した場合の対応

─社員が会社にいない時間に地震が発生した場合、担当者はどのような対応を取るべきでしょうか。

誰も会社にいない時は、まずは安否確認からスタートします。災害時は電話・メール(キャリアメール)がつながらなくなる可能性が非常に高いです。電話・メールに比べ、最後までインターネット回線は使える可能性が高いので、ネット回線のみの利用をベースにした連絡網を準備するのが良いでしょう。

その際の選択肢としては、web完結型の企業の安否確認システムやLINE、skypeといったメッセンジャーアプリ、チャットワーク・slack等のグループチャットなどがあります。それらを使って連絡する準備をしておけば、安否確認や業務連絡が可能となります。

どのような手段で社員の安否確認を行うかは、事前に社内で必ず固めておきましょう。使用するツールを決め、それらのアプリをインストールし訓練しておかないと、特に高齢者が多い企業の場合は、いざという場面で使用できない可能性があります。

社員の出社・自宅待機は「最寄りの交通機関が動いているか」を判断基準に

次に、一般従業員が出社するのか、それとも自宅待機させるのかの判断をして、決定を共有する必要があります。これは各企業が判断する問題にはなりますが、参考になるのは「会社から最寄りの交通機関が動いているかどうか」という視点です。

首都圏では、電車が動いていなければ現実的に出社は難しいと言えます。そのため「鉄道会社がどのような基準で電車の運行を決めているか」がそのまま会社の基準にも応用できます。

鉄道会社の基準としては、震度5以上の地震が起こった場合には、電車を止めて点検する必要が出てきますし、震度6弱以上になると、これは「災害規模」になります。今回の大阪地震も震度6弱でした。ですから、1つの基準としては、最寄りの公共交通機関がどれくらいの基準で止まるのか。交通機関が止まっている場合は、出社時に余震があるリスク、帰宅難民が発生してしまうリスクもありますから、出社はさせず、自宅待機とするのが順当でしょう。

問題は、社員と連絡が取れないほどの災害が起こった際にどうするかです。これについては、事前に社内のルール作りが必要になります。社員が社外にいる時間帯に災害が起こったときに原則出社するのか、自宅待機とするのか。具体的には「震度◯以上の地震が発生した場合は自宅待機」といった基準を作っておく。こうしたことは、事前に「初動対応マニュアル」としてまとめておく必要があるでしょう。

会社と連絡がつかないうちに社員が無理矢理出社して、途中で万が一のことがあったら、お互いにとって何も良いことはありません。それを防ぐための対策は万全に行いましょう。

2.社員が出社している時間に、災害が発生した場合の対応

─確かに、連絡がつかないレベルの災害では、どうしても事前の準備が必要になりますね。では、社員が会社にいる時間に災害が発生した場合、総務担当者はどのような初動対応を取るべきでしょうか。

まず前提として、いざ大地震が起こってしまうと、やれることはほとんどないのだということを抑えておいていただきたいと思います。ビルが非常に古ければ崩れますし、オフィスの中に固定していない棚があれば、倒れて潰される可能性もあります。災害が来てからではなく、災害までにどれだけ準備のための行動が出来ているかが重要です。

その上で、第一に考えるのは生命の確保です。怪我人が出てしまったら、救助と手当をした上で、必要であれば緊急搬送します。外部の方がいる場合、その方を安全に帰さなければなりませんので、避難所への案内や、交通機関が動いているかどうかといった情報を提供します。

提供といっても、自分たちも被災者なので、一緒に情報を集めることになります。すぐ外に出られるようであれば外部の方を帰すことができますが、崖のそばや海のそばに会社があり避難の必要がある場合は、外部の方に避難場所を案内して一緒に避難するという流れになります。

全員が帰宅困難者になったら、社内の備蓄の提供をして、動ける状態になるまでは、会議室などで待機していただく、といった対応が必要になります。

企業の「初動対応マニュアル」に盛り込むべき項目リスト

理想としては、初動対応マニュアルを事前に作成し、「何をするのか」「どういう順番でするのか」をしっかり明文化した上で、それを順番に行うという対応がベストです。初動対応マニュアルに入れるべき項目をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

防災対応

救助活動

  • 点検場所のチェックリスト
  • 救助用品の内容と使い方
  • 救助用品の保管場所

応急手当

  • 応急手当用品の内容と使い方
  • 応急手当用品の保管場所
  • ケガの種類別簡易対処法

※1 応急手当に関する参考書籍(別途提案)などをあわせて保管する
※2 今後の防災訓練で、普通救命講習などを受講することも検討する

AED対応

  • AEDの設置場所
  • AEDの使い方

緊急搬送

  • 災害時の医療・トリアージについて
  • 緊急搬送用具の場所
  • 緊急搬送先の住所・地図

※会社の立地している地域の災害拠点病院リストを準備する

避難計画

  • 避難が必要な災害
  • 気象警報や避難情報の入手方法
  • 避難場所/避難所の場所
  • ハザードマップ
  • 非常持出品の内容と保管場所

※本社周辺のハザードマップを準備する

重要物の持ちだし

  • 非常時に持ち出す物品リスト
  • 物品の保管場所、取り出し方法

※機密情報に係わるものは全てのマニュアルに記載せず別項とする

二次災害の防止

  • 初期消火の行動計画
  • 屋内の消火設備配置図
  • 浸水防止計画
  • 浸水防止用品の設置場所・保管場所

※ビルの図面などをもとに作成する

インフラ

トイレの確保

  • 非常時のトイレ計画(閉鎖/利用)
  • 非常用トイレの備蓄場所
  • 非常用トイレの使い方

宿泊支援

  • 宿泊計画
  • 備蓄品などの保管場所
  • フロアの利用計画

帰宅支援

  • 帰宅判断が必要な状況
  • 方面別のハザードマップ
  • 帰宅グッズの保管内容

※従業員の帰宅方法についてアンケートを事前に実施する

通信確保

  • 通常回線(電話/インターネット)の確認
  • 特殊回線(無線/衛星携帯電話)の立上げ
  • 個人回線(各種テザリング)の確認

情報収集

災害情報の収集

  • 災害情報(震源地・二次災害の状況)
  • インフラ情報(電気・ガス・水道)
  • 交通情報(道路通行・鉄道・バス)
  • 流通情報(食料品・日用品の調達)

従業員の安否確認

  • 安否確認システムの確認
  • 安否情報の集約シート
  • 従業員の家族との安否確認について

被害情報(社内)の確認

  • 確認すべき建物・店舗・工場のリスト
  • 確認すべき設備・什器・機材のリスト
  • 業務情報や経営情報へのアクセス方法

被害情報(社外)の確認

  • 仕入先・取引先の情報
  • 外部サービスの稼働状況
  • Webサービスの稼働状況

※被害情報の確認方法については、BCP本体の策定と並行して検討する

意思決定

対策本部の設置

  • 対策本部の招集メンバー・通知方法
  • 対策本部の場所
  • 対策本部へ持ち込む物品

BCP発動の判断

  • BCP発動の基準
  • BCP発動時の連絡体系
  • 平時の体制へ戻る際の基準

初動対応は、事前にマニュアルを準備し、それに従うのが理想

BCP(事業継続計画)を独力で作るのはハードルが高い作業なのですが、初動対応マニュアルは、上記の項目を自社の場合に沿って埋めていけば作れますので、専門家を頼らずともできる作業となります。

ここまで準備をしておけば、災害直後の行動のお膳立てをすることができるんですね。怪我人を救助して、最低限業務ができるよう対応して、情報収集をすれば、今どんな状況で、どんな判断をすればよいか分かります。ですので、事前に初動対応マニュアルの作成を行っていただいて、いざ災害が起こった場合には、初動対応マニュアルを頭から順番に実行するのが理想です。

これを全部やりきったところでBCPが発動します。それ以降は、対策本部や意思決定者、各部署のリーダーが集まった所でないと話ができないと思いますので、BCP発動までの流れをお膳立てするのが人事・総務の仕事です。ですので、ここまでの流れをぜひ準備してもらいたいですね。

3.災害が起きる前に、企業が行うべき防災対策

Mr.Tomoya.takani ─これまでのお話で、事前の準備が重要であることを強く感じました。参考までに、企業が今日からでもできる防災対策についてお教えください。

はじめに、企業の災害対策というのは、「社員と経営陣のやる気次第」です。やろうと思えばどんなことでもできますし、逆に、社内で防災用品を1つ買うにも決裁者が渋るような会社であれば、1ヶ月あっても何もできません。ですので、オーソドックスな方法をお伝えしますが、それが今日から実践できるかどうかは、その会社次第です。

まずは「入居している建物がいつ建てられたものか」を確認する

1番重要なのは建物です。屋内でどんな対策をしていても、ビルが崩れてしまったら何の意味もありません。入居している建物が新しいのか古いのか、具体的な日付でいうと、1981年6月1日よりも後に建築確認申請というチェックを受けて建てられているものかどうかをチェックしましょう。築年数でいうと、築33~34年。これより築年数が古いものについては、注意が必要です。

─1981年6月というのは、どういった基準なのでしょうか。

1981年6月1日に、建築基準法の耐震基準が大幅に改正されているんですね。基本的に、建物は耐震基準を元にして作られるんですが、1981年の改正で、これ以降の建物は「新耐震基準」を元に建物が建てられているんです。この基準で建てられた建物は、制度上は震度6強の地震が直撃しても潰れないように設計されています。実際に、阪神淡路大震災や熊本地震でも、「新耐震」の建物であったか「旧耐震」の建物であったかによって、明らかに潰れた数が違っています。

ですから、まずは1981年よりも新しいか古いかどうかの確認。古い場合は、耐震補強されているかどうかですね。補強されていれば安全性は上がっていますが、そうでない建物の場合は、移転も検討するべきでしょう。ただ、すぐに移転というのは難しいですから、とりあえず築年数の確認と移転先の検討だけでもしてみましょう。

参考:住宅・建築物の耐震化について(国土交通省)

屋内の安全対策は、「地震時に物がどう動くのか」という視点で

建物自体の安全が確認できたら、次に行うのは屋内の安全対策です。

人間よりも背が高いロッカーや本棚などの重機設備は固定します。オフィスにあるものは、基本スチール製で頑丈なので、直撃されると怪我をする恐れがあるものは、つっぱり棒や粘着を使って固定しましょう。金庫やディスプレイ、サーバーといった重いものも固定します。粘着ベルトなど、什器を固定する器具はたくさんありますので、その使用を検討してください。また、コピー機など、車輪がついているものはしっかり床に固定しましょう。全てにおいて固定できないということであれば、倒れてくる恐れがあるものの近くに、社員が使う机を置いてはいけません。

また、倒れた場合に脱出経路を塞ぐ位置には、物を置かないようにしましょう。このやり方であれば、物を買えなくてもオフィスの配置を変えるだけで対応できますので、是非実施を検討していただきたいです。

最後に、消化器や消火栓の確認です。消防法で定められているので、どの建物にも絶対にあるはずなのですが、どこに設置されているかを把握しておくことが必要です

什器を固定できるもの、転倒物を移動できるものを用意する

什器を固定する道具はamazonなどでも売っているので、やろうと思えば、翌日には実行することも可能です。ですので、社内を点検して、倒れてくる恐れのあるものがあれば、対策をしてもらいたいです。

また「初期対応」に役立つツールもぜひ用意したいところです。具体的には、バールやジャッキといった、救助の際に転倒物を移動するのに必要なもの。次に、応急手当できるもの。そして、災害時には救急車を呼ぶことはできませんので、自分たちで連れていける担架のような緊急搬送できるグッズも可能であれば用意しましょう。

オフィスが立地する地域の災害拠点病院・ハザードマップを確認

怪我人がいる場合、そもそもどこに連れて行ったら良いのか、という搬送先の確認も必要です。

基本的に、大規模災害が起こると一般の病院は閉鎖されてしまいます。東京都の場合ですと、いくつかの災害拠点病院に医師や道具が集約して、そこで対応するようになります。普段のかかりつけの病院に行っても医師がいない可能性がありますので、最寄りの災害拠点病院と、そこまでの安全なルートを把握しておきましょう。

避難については、会社の立地によります。特に、津波や土砂災害の可能性がある場合では、何よりも避難を優先する必要があります。避難の際には、「ハザードマップ」が避難経路を考える上での入り口になります。例えば、「東京都〇〇区 ハザードマップ」で検索すると、自分の会社の最寄りで起こる災害が地図上から確認できるようになっているので、それを把握した上で、会社の最寄りの避難場所を確認しておきましょう。

ここからは予算との兼ね合いになってしまうのですが、逃げるときに従業員に配布できる非常持ち出しグッズを準備する、また、重要物の持ち出しリストを作成することも大切です。例えば、ビルが火災し、消防車も来れないというときに、会社から何を持ち出すかを考えているうちに火災に巻き込まれるということもありうるので、事前に作成しておくことが望ましいです。

東京都では、社員が3日間滞在できる備蓄品を用意することが努力義務に

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─東京都では、企業の防災について条例があるとお聞きしたのですが、企業はどのような対策をする必要があるのでしょうか。

東京都には、東日本大震災の教訓を得て制定された「東京都帰宅困難者対策条例」というものがあります。大規模な災害が起きた場合、発生から72時間は、行政や自衛隊や消防は、救助が必要な人を優先するため、生存者への対応は後回しになります。

東日本大震災では、東京でも帰宅困難者が発生し、徒歩で帰宅される方が多数いましたが、東日本大震災の時の東京は震源地ではありません。ですから、「地震があっても歩いて帰ればいい」という認識は改める必要があります。もし首都直下地震が実際に起こった場合、発災後に外を歩くと命の危険があります。

帰宅困難者になった何百万もの人が外を埋め尽くしている状態で、大きな余震が来た、建物が崩れた、火災が発生したといった場合、建物外にいれば非常にリスクが高く、何か事故に巻き込まれると逃げ場がありません。

それを避けるため、大規模な地震が起きたら、生きている方向けの自衛隊の支援活動が開始するまでの時間、つまり3日間は、原則家に戻らず、会社で待機することが条例では推奨されています。

そのために「会社には、社員が3日間滞在することができる備蓄品を揃えておきましょう。かつ、家族の安否確認のために、無理矢理帰ってしまう人もいるので、社員だけでなくその社員の家族の安否確認も、会社の管轄でできるようにしてください」というのがこの条例の内容です。これは罰則規定はなく、努力義務です。そのため、今はこの努力義務を守っているのは大企業がほとんどで、中小企業のみなさんは条例自体を知らないことも多いですね。

参考:施設内待機のための備蓄の確保(東京都防災ホームページ)

普段使いできる福利厚生設備が災害時にも活躍する

─そうなのですね。3日間の備蓄というと、かなりの量になってしまうかと思うのですが、具体的な社内での備蓄方法などについて、お勧めの方法がありましたらお教えください。

3日分を全て倉庫に積んでしまうとそれなりの量になってしまいますので、うち1日分は、各社員に事前に配布しておくという方法があります。A4サイズの箱で、1日分の水・食料・トイレをまとめたボックスなどもありますので、それを個人に配布するという方法ですね。

また、よく企業の方に提案するのは、社内のウォーターサーバーや自販機、簡易社食のような福利厚生設備をオフィスに積極的に導入することです。普段から飲み食いでき、災害時にはそれらを開放して、備蓄品の一部とするという方法です。

防災だけのために設備を購入するとなると渋る方も多いのですが、これらは災害時以外にも普段から使えるので、予算面の懸念や点検の手間をかけずに備蓄ができます。

初動対応で最も重要なインフラは「トイレ」

また、初動対応でいうとインフラや宿泊対応が必要になるのですが、一番重要なのはトイレです。

具体的には水と食料と同じだけの非常用トイレを準備し、どう配置するかの計画が必要です。非常用トイレは「普段使っている個室のトイレの便器にビニール袋をかけて使用する」という方法が主流なのですが、その前に誰かが通常のトイレを使用してしまえば、そのトイレは使えなくなってしまいます。ですから、救助や応急手当と同じタイミングで、非常用トイレを設置しなければなりません。水が止まっていた場合、そのように行動するよう社員に周知し、場合によってはその訓練をすることが必要です。

非常用トイレの実物。凝固剤をかけることで水分を固め、においを閉じ込める。

非常用トイレの実物。凝固剤をかけることで水分を固め、においを閉じ込める。

会社に泊まることを想定し、各種生活インフラの準備を整える

また、会社に泊まり込みということであれば、毛布やマスク、衛生用品も必要です。予算次第でグレードを決めることになるかと思います。

 ものを買ったら、それをどう管理するか(消費期限・賞味期限など)が重要になります。倉庫に全て保管するのか、一部は事前に配布しておくのか、などですね。

宿泊の部分まで考えるのであれば、フロアをどう振り分けるのかも検討が必要です。例えば、男女や特別な対応が必要な人(身体障害者など)の対応はどうするのか、来客者はどこにいてもらうべきか、など。これらも事前の取り決めが重要です。

事前に決めてさえいれば、非常時にフロアの割り振りなどについて頭を使う必要がありません。他にもやらなければいけないことがたくさん発生しますので、ぜひ事前に計画を立てておきましょう。その上で、実施した計画を1度予行としてやってみると、足りないものが分かります。「男女でスペースを分けても、ついたてがないと意味がない」とか、「床でそのまま寝るのは辛いから、最低限エアマットは買っておこう」といったことですね。事前にどれだけ現実的な準備をできるかによって、災害直後の動きは大きく変わります。

 ─最後に、企業の防災に関する心構えについて、改めてメッセージをお願いします。

はじめにお伝えしましたように、企業防災というのは、会社のやる気次第です。コストとの相談にはなりますが、「社員の命を守るための備えですから、そのための投資を怠らないことは、社員を大切にするというメッセージにもなるのではないでしょうか。

─ありがとうございました。

(2018年6月21日、株式会社イーディアス本社にて取材:聞き手、撮影 @人事編集部)


災害時における人事担当者の対応に関する記事はこちら。

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