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元外資系コンサルが教える、人手の足りない会社のためのチーム仕事術


残業ゼロで成果を出すには、過剰品質から最適品質へシフトせよ

2018.06.29

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仕事量に対して人手が足りない。育児や介護でフルタイムで働けない。そんな状況でも成果を出していくには、バリューのある仕事に集中できるよう、業務や会議の無駄を徹底的に減らす必要があります。

10年前から「働き方改革」を実践してきた株式会社AND CREATEの清水久三子氏に、残業をせずに最大の成果を上げるチーム仕事術を聞きました。

清水 久三子(しみず・くみこ)氏

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株式会社AND CREATE 
代表取締役

1998年、プライスウォーターハウスコンサルタント(現IBM)入社。企業変革戦略コンサルティングチームのリーダーとして、多くの新規事業戦略立案・展開プロジェクトをリード。2013年に独立した後は、執筆・講演を中心に活動している。

業務の棚卸しで、過剰品質を最適品質へ

―外資系コンサル企業で業務効率化に取り組まれていたそうですね。

はい。人材開発部門で働いていたとき、産休と育休を取って復職したのですが、ちょうどリーマンショックで業績が下がったタイミングで、40人くらいいた部下が10人以下に削られてしまったんです。私も子供がいて残業ができないし、他のメンバーもさまざまな事情でフルタイムで働くことができない。それなのに仕事は減っていませんでした。

同じ働き方を続けていたらメンバーが倒れてしまう。今でいう「働き方改革」を本気でやらないと、部門が取り潰されてしまう状況に置かれたんです。そのため、業務の効率化や生産性向上に取り組まざるを得ませんでした。

―残業を減らしたいが、仕事は増えている。この状況を打開するにはどうすればよいのでしょうか?

大前提として、業務量が増えたり人が減ったりした場合、同じ品質で仕事をすべてこなすことはできません。気合いで乗り切ろうという考えではなく、無駄な仕事をどう減らすかを考える必要があります。

初めにやることは、メンバーの業務の棚卸しです。全員に以下の内容を、時間単位ですべて記録してもらいます。

・どんな業務をしたか
・誰に頼まれたか
・どれくらい時間がかかったか
・どんなアウトプットを出したか
・アウトプットは何に使われたか

ホワイトカラー職種の場合、ストップウォッチを使って時間を正確に記録する必要はありません。自己申告で良いので、自分がどんな仕事をしているのかをすべて報告させます。嫌がる人もいますが、1回やると楽になるので、絶対にやるべきです。私の職場では、年に2~4回、メンバーの業務を棚卸しする機会を設けていました。

棚卸しができたら、全員で業務を確認します。するといろいろなことが分かってくる。お互いに相手の仕事を見るのは初めてなので、「その作業にそんなに時間がかかるの?」「どうやったらそんなに早く終わるの?」という疑問が出てきます。同じ資料を作っていても、ある人は30分で完成しているのに、別の人は3時間かかっていたりするんです

同じ業務でも、人によって時間に差が出る2つの理由

―どうして同じ業務なのに差が生じるのでしょうか?

原因は2つあります。1つ目は、過剰品質で仕事をしていること。資料作成であれば、アニメーションを付けたり、グラフを使ったり、色を変えてみたり。仕事熱心な人ほど、良かれと思って過剰な仕事をしてしまうんです。社外向けのプレゼン資料ならともかく、社内資料に贅沢な装飾は要りません。過剰品質ではなく最適品質で仕事をするよう、全員でレベルを揃えることが大切です。同じ仕事を30分でやっている人からやり方を教わって、全員が30分で仕事を終えられるようにしましょう。

原因の2つ目は、作業の目的を理解していないために、無駄な作業をしてしまっていることです。人事の方は、いろいろな部署からデータを求められることが多いですよね。2つの部門から違うフォーマットでデータを求められていても、実は同じ役員会議に出す資料だったりする。フォーマットを揃えてしまえば、作業は半分の時間で終わります。大切なのは、上司や取引先から仕事を振られたとき、その仕事の目的が何かを確認することです。

また同じタイミングで、作業にかかる時間を相手に伝えることも効果的です。仕事を頼む側は、その作業にどれだけ時間がかかっているかは意識していません。どれだけ時間がかかるのかが分かれば、その仕事が本当に必要かを一緒に考えざるを得なくなります。

頼まれた仕事をやるだけではなく、その仕事の目的が何なのか、作った資料がどのように使われるのかまで踏み込んで考える。そのうえで、こうしたほうがよいと提案すれば、相手も相談を聞いてくれるはずです。

業務を減らすコツは、サービスレベルを一本化すること

―自分の仕事のやり方にプライドを持っている人も多いと思います。一人ひとりの働き方を変えていくには、どのようなアプローチが効果的でしょうか?

si_gyoumukouritsu_sihimizu_180613 (2)良かれと思ってやっている仕事に対し、「それは必要ない」と言うのは反発を招きます。大事なのは、成果を上げなければならないバリューのある仕事と、それ以外の仕事を整理すること。そのうえで、バリューのある仕事で結果を出さないと評価されないこと、バリューのない仕事を長時間やっていても評価にならないことを伝えましょう。

人事の方はよく分かると思いますが、会社のメンバーの多くは、「こんなことをしてみたい」というクリエイティブなアイデアを持っています。そうした本来やるべきことに仕事をシフトするために、過剰になっている仕事を最適化する。この考え方を、メンバー全員で共有することが大切です。個人面談で「残業を減らしてほしい」とフィードバックをしても、社員は「そうは言っても無理」と思ってしまう。メンバーが集まった場できちんと話し合うことが重要です。

私はよく日本企業の役員の方と仕事をするのですが、「役員会に出てくる資料が凝りすぎていて何を言っているか分からない」という相談が珍しくありません。現場の社員は、「仕事に手を抜いていると思われたくない」「皆がやっているから自分だけやめられない」と思って、過剰品質の資料を作ってしまう。社内資料はシンプルにして、本来のバリューのある業務に注力しましょうと話をすると、たくさんの方から感謝されます。やめたいけれどやめられないという人も多いんです。

ー上司や取引相手から、「仕事をしなくなった」と思われる心配はありませんか?

アウトプットが減ると、その心配がありますよね。大切なのは、作業に携わるメンバーでサービスレベルを一本化すること。この仕事はこのレベルでやるのが最適だということを予め決めておきましょう。仕事を頼まれたとき、あらゆるリクエストを受け付けるのではなく、「A、B、Cの3パターンから選んでください」と言えるようにしておく。これなら誰でも仕事ができるようになりますし、打ち合わせの工数も圧倒的に減ります。

この準備ができていないと、「あの人に頼んだらやってくれたのに、この人はやってくれない」と不満が出てしまう。サービスレベルを統一しておけば、担当者が矢面に立たずにすむのです。

会議の無駄をなくすには、参加メンバーを検証すること

ー日本の企業は会議が多すぎると言われています。会議を効率化するにはどうすればよいでしょうか?

大前提として、日本のサラリーマンは会議が苦手です。会議を効率化するにも、まずは会議の棚卸しをしてください。すべての会議が無駄ということはないので、本当に必要な会議かどうかの見極めが大切です。

会議の内容が、本当にすべてのメンバーが集まる必要のあるものかを検証しましょう。「異常ありません」という報告のために、全員が集まる必要はありません。一部のメンバーしかコミュニケーションに参加していないのであれば、他の人は時間を無駄にしていることになります。それぞれの会議を見える化して、必要なものだけを残しましょう。

また、会議時間の短縮には、「資料の読み上げ禁止」をルール化することが効果的です。会議で一番時間がかかるのは説明です。日本の企業に、説明がうまい人はあまりいません。ほとんどの人は説明の訓練を受けていないので、ダラダラと単調な説明をすることになります。事前に資料を配っておいたり、冒頭で配布資料を黙読する時間を設けたりして、会議中に説明をする時間をなくしましょう。説明しないと伝わらないのであれば、その資料の作り方に問題があることになります。

赤・黄・緑のマークでダラダラ会議を防止する

ー会議の場で、自分の仕事の成果を発表したい社員もいるのではないでしょうか?

そうですね。とはいえ「今週こんなことがあった」という話をダラダラとするのは時間の無駄です。おすすめの方法は、報告のフォーマットに赤・黄・緑の信号を付けることです。「先週あったこと」「今週やること」などについて、上手くいっていれば緑、上手くいっていなければ黄や赤のマークを付けます。会議中は緑は説明禁止で、黄と赤だけを説明する。とくに赤の担当者には、みんなで課題解決のアイデアを出します。自分のときに助けてもらえないと困るので、メンバーも前のめりで改善策を考えてくれます。

とはいえ仕事で成果が出たときは、「みんなに言いたい」という気持ちになるもの。そのため「これだけは言いたい!」ということを記載するためのハイライト欄もつくっておくと良いでしょう。

また会議では、参加者に交代で役割を持たせるのも効果的です。ファシリテーターや議事録係を持ち回り制にする。事前にトレーニングは必要ですが、それぞれの役割の大変さが分かりますし、経験を積めば技術も上がります。

日本の会議では、よく「おれはこう思う」「おれの勘ではこうだ」と根拠のないことを言う人がいます。根拠となるデータがなければ議論にならないのですが、年次が高いと反論できない雰囲気になることもあります。こういう人も、自分がファシリテーターを経験すれば、暴走発言がどれだけ困るかが分かります。その結果、会議が円滑に進むようになるのです。

議事録は、会議中に作ってしまうのが一番です。担当者が書いている議事録をプロジェクターでリアルタイムに映しておき、最後に皆で認識を合わせる。この方法なら、会議後に言った・言わないで揉める心配もありません。

ワークスタイル改革は残業削減に役立つ?

ー業務効率を上げるためには、どんなワークスタイルが適していると思いますか?

si_gyoumukouritsu_sihimizu_180613 (1)在宅ワーク、ノマド、フリーアドレスなどいろいろなアイデアがありますが、どんな働き方が適しているかは会社によって異なります。流行りだからといって新しい制度を導入するのは絶対にやめるべきです。会社によっては空中分解しかねません。

世の中には「大人の会社」と「子供の会社」があります。「子供の会社」は、規則を作らないと仕事をサボってしまう人の会社。「大人の会社」は、責任感があり、サボったらどうなるか分かっている人の会社。「大人の会社」であれば、社員は働きやすい場所で働き、成果で仕事を評価するのがベストでしょう。しかし「子供の会社」で在宅を認めたら、監視できないところで何をするか分かりません。パソコンを監視するソフトもありますが、見ていないとサボるような雇用関係が良いとは思えません。

有名なケースでは、サイボウズ株式会社は離職率の改善のために、在宅ワークを無制限に認め、生産性を向上させることに成功しました。一方、チームラボ株式会社は、日本トップレベルのクリエイター集団でありながら、在宅やノマドを禁止しています。毎日会社に来て仕事をすることで、クリエイティブな化学反応が起き、良いものが生まれるという考えです。

このように、どんな人がどんな仕事をする会社なのかによって、最適なワークスタイルやワークスペースも決まってくるのだと思います。

ー最後に、業務効率化に取り組む人事・総務の方へメッセージをお願いします。

世の中が「働き方改革」に向かっている今はチャンスだと思います。長時間労働が良しとされた時代にはできなかったような仕事の進め方も、今なら高く評価されるはずです。人事・総務に求められているのは、仕事を最適化したうえでのバリューシフトを支援すること。無駄な仕事はやめて、本当に価値のある仕事にシフトしていきましょう。

企業プロフィール

株式会社AND CREATE
年齢・性別に関係なく、誰もが自己肯定感と充実感を持って活躍している社会の実現を目指す企業。
経営・人材育成コンサルティング事業、ワークライフバランス実現を促進するコンサルティング・研修事業をを手がける。設立は2015年6月。本社は東京都目黒区。

【編集部より】
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