コラム

残業ゼロを目指して


仕事を先延ばしにする心理と「すぐやる人」になるための2つの方法

2018.05.09

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「この仕事は、来週までにやらなければいけない。それなのにどうも手が進まない」。こんな経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。 「先延ばし」という状態は、大きく分ければ、以下の2つの原因で生じます。

  1. やるべきことをやらずにいることに、メリットがある
  2. やるべきことをやることに、大きなコストがかかる


では、どうすれば先延ばしを回避し、「すぐやる人」になれるのでしょうか。答えはシンプルです。

  1. やるべきことをやらずにいるメリットを小さくする
  2. やるべきことをやるコストを下げる

上記のいずれか、または両方を行えばいいのです。

目次
  1. 1.やるべきことをやらずにいるメリットを小さくする
  2. 2.やるべきことをやるコストを下げる
  3. 実働にかかるコストも積極的に減らす

1.やるべきことをやらずにいるメリットを小さくする

「やるべきことをやらずにいるメリットなんてあるの?」と思われる方は多いかもしれませんが、そのメリットを知っているからこそ、人は「やるべきことをやらない」という選択をよく取ってしまうわけです。

たとえば、少し「ややこしい」お客様からのメールに、返事を書くという「やるべきこと」があったとします。このお客様には、すぐにメールを返信するべきでしょうか?

素直に考えればその答えは「イエス」なのですが、しかし、下手なメールを返すことによって、事態を非常にややこしいことにしてしまう可能性はあります。

そんな状態になってしまうくらいなら、メールせずにほかの仕事を進める方が、自分の心は間違いなく平穏なわけです。つまり、メールを返信するという「やるべきことをやらないこと」には、「自分に(即座には)ストレスがかからない」というメリットがあります。

そんなメリットを下げるには、たとえばその「ややこしい」お客様からのメールは、社内での同意を得た上で、上司や同僚にCCやBCCで届くよう設定してしまうという手があります。こうすれば、メールを放っておくことの「メリット」が小さくなり、「すぐに返事した方がいい」という判断を自然に下すようになります。

2.やるべきことをやるコストを下げる

次に、「やるべきことをやるコストを下げる」方法について考えてみましょう。コストを下げるために有効な手段は、やるべきことを小さく分解し、具体化することです。たとえば、世界で活躍する人気パフォーマンス・コーチ、キャロライン・アダムス・ミラー氏は、著書『実践版GRIT やり抜く力を手に入れる』の中で、こんな例を紹介しています。

米国最強の長距離サイクリスト、マリア・パーカーが、何時間ものライドに耐えるために考えた方法は、目に見える目標をひとつずつ達成していくことと、自分の中で小さなお祝いをすることを組み合わせるやり方だ。

「私は、すごく小さな目標を立てるだけなんです」と彼女は言う。「例えば、次の道の歩道の割れ目まで行こう、と決めて、そこまで行けたら『イエーイ!』とか『ワ~オ! もっと行け~!』って、自分に向かって叫ぶんです」。

キャロライン・アダムス・ミラー著『実践版GRIT やり抜く力を手に入れる

はじめから「100キロ先の目的地を目指す」という目的地だけが与えられていたら、どんなに屈強な精神力を持った人でも、その「やるべきこと」のコストの大きさに挫けてしまいます。ですから、はじめから大きな目標をかかげるのではなく、「次の道の歩道の割れ目まで行こう」と小さな目標をかかげるのです。こうすることで、精神的なコストが明確に減り、「やるべきこと」を進めやすくなります。

実働にかかるコストも積極的に減らす

先ほどのメールの例でいえば、まずは「メーラーを開いて『お世話になっております』と打つ」でもかまいません。小さな目標を持ち、その目標を達成するというやり方が、先延ばしを防ぎます。

また、人によっては「文章を書くこと」自体がコストと感じるかもしれません。であれば、定型文などを呼び出すアプリなどを利用することで、書くコストを下げることができます。

例えば、「辞書登録」を活用し、メールで相手のご提案をお断りする際には、”mno”という3文字を打つことで、

「メールありがとうございます。大変興味深い内容ですが、このたびは、辞退させてください。お役に立てず恐縮です。」

という文章を呼び出すといったやり方です。精神面と実働面、両方のコストを減らすことで、先延ばしのリスクはさらに減ります。

やらないメリットを小さくし、やるコストを下げる

やらないメリットを小さくし、やるコストを下げる。

この2点を徹底することで、気の進まない仕事に取りかかるスピードが随分速くなるはずです。このやり方は、メール対応に限らず他にもいろいろと応用が利きます。何か気が重い、先延ばししたくなってしまう仕事に出会った際には、ぜひ思い出してみてください。

執筆者紹介

佐々木正悟(ささき・しょうご) 心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。1973年北海道生まれ。「効率化」と「心理学」を掛け合わせた「ライフハック心理学」を探求。執筆や講演を行う。著書に、ベストセラーとなったハックシリーズ『スピードハックス』『チームハックス』(日本実業出版社)のほか『先送りせずにすぐやる人に変わる方法』(中経出版)『一瞬で「やる気」がでる脳のつくり方』(ソーテック)などがある。ブログ:佐々木正悟のメンタルハック

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