仕事を先延ばしにする心理と「すぐやる人」になるための２つの方法

「この仕事は、来週までにやらなければいけない。それなのにどうも手が進まない」。こんな経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。 「先延ばし」という状態は、大きく分ければ、以下の２つの原因で生じます。

1. やるべきことをやらずにいることに、メリットがある
2. やるべきことをやることに、大きなコストがかかる

では、どうすれば先延ばしを回避し、「すぐやる人」になれるのでしょうか。答えはシンプルです。

1. やるべきことをやらずにいるメリットを小さくする
2. やるべきことをやるコストを下げる

上記のいずれか、または両方を行えばいいのです。

１．やるべきことをやらずにいるメリットを小さくする

「やるべきことをやらずにいるメリットなんてあるの？」と思われる方は多いかもしれませんが、そのメリットを知っているからこそ、人は「やるべきことをやらない」という選択をよく取ってしまうわけです。

たとえば、少し「ややこしい」お客様からのメールに、返事を書くという「やるべきこと」があったとします。このお客様には、すぐにメールを返信するべきでしょうか？

素直に考えればその答えは「イエス」なのですが、しかし、下手なメールを返すことによって、事態を非常にややこしいことにしてしまう可能性はあります。

そんな状態になってしまうくらいなら、メールせずにほかの仕事を進める方が、自分の心は間違いなく平穏なわけです。つまり、メールを返信するという「やるべきことをやらないこと」には、「自分に（即座には）ストレスがかからない」というメリットがあります。

そんなメリットを下げるには、たとえばその「ややこしい」お客様からのメールは、社内での同意を得た上で、上司や同僚にCCやBCCで届くよう設定してしまうという手があります。こうすれば、メールを放っておくことの「メリット」が小さくなり、「すぐに返事した方がいい」という判断を自然に下すようになります。

２．やるべきことをやるコストを下げる

次に、「やるべきことをやるコストを下げる」方法について考えてみましょう。コストを下げるために有効な手段は、やるべきことを小さく分解し、具体化することです。たとえば、世界で活躍する人気パフォーマンス・コーチ、キャロライン・アダムス・ミラー氏は、著書『実践版GRIT やり抜く力を手に入れる』の中で、こんな例を紹介しています。

はじめから「100キロ先の目的地を目指す」という目的地だけが与えられていたら、どんなに屈強な精神力を持った人でも、その「やるべきこと」のコストの大きさに挫けてしまいます。ですから、はじめから大きな目標をかかげるのではなく、「次の道の歩道の割れ目まで行こう」と小さな目標をかかげるのです。こうすることで、精神的なコストが明確に減り、「やるべきこと」を進めやすくなります。

実働にかかるコストも積極的に減らす

先ほどのメールの例でいえば、まずは「メーラーを開いて『お世話になっております』と打つ」でもかまいません。小さな目標を持ち、その目標を達成するというやり方が、先延ばしを防ぎます。

また、人によっては「文章を書くこと」自体がコストと感じるかもしれません。であれば、定型文などを呼び出すアプリなどを利用することで、書くコストを下げることができます。

例えば、「辞書登録」を活用し、メールで相手のご提案をお断りする際には、”mno”という3文字を打つことで、

「メールありがとうございます。大変興味深い内容ですが、このたびは、辞退させてください。お役に立てず恐縮です。」

という文章を呼び出すといったやり方です。精神面と実働面、両方のコストを減らすことで、先延ばしのリスクはさらに減ります。

やらないメリットを小さくし、やるコストを下げる

やらないメリットを小さくし、やるコストを下げる。

この2点を徹底することで、気の進まない仕事に取りかかるスピードが随分速くなるはずです。このやり方は、メール対応に限らず他にもいろいろと応用が利きます。何か気が重い、先延ばししたくなってしまう仕事に出会った際には、ぜひ思い出してみてください。