まとめて一気に仕事をすることが「かっこいい」と思っていませんか？

残業ゼロを実現するためのビジネスハック術を紹介する、ベストセラー作家・佐々木正悟さんの連載企画。今回は、残業を生んでいる「ある心理」についてのお話です。

ちょうど半年後にやってくる「ある問題」

2017年度も残すところ半年足らずとなりましたが、ちょうどこれから半年後の時期に、悲鳴を上げる方がたくさんいらっしゃるというお話を税理士さんからお聞きしました。いわゆる「確定申告問題」です。

2018年の確定申告期間は、2月16日(金)〜3月15日(木)だそうですが、税理士さんがおっしゃるには、法人の責任者・個人事業主問わず、毎年1〜3月になるとこの「確定申告問題」で慌てる人がとてもたくさんいるそうです。

「領収書を後でまとめて処理する」≒「領収書を混ぜる」

この種の話を聞くたびに、なんともいえない、もったいないような気持ちを抱きます。税理関係の処理は「毎日」行うべきで、個人事業主であればそれはなおさらです。経費が何のために使われたもので、どこで、いくら使ったのかという情報は、当日が一番よく分かっているからです。

具体的な話をすれば、当日のレシートを当日のうちに記録すれば、「レシートを仕分ける」という作業は必要ありません。それを翌週以降に持ち越すことで「記録」の前に「仕分け」という作業が発生します。

にもかかわらず、多くの方はその作業を先延ばしにしてしまいます。全てのレシートは、それを手にした時点では日付順(厳密には時系列順)に仕分けされているはずなのに、それを記録せずにためてしまうことで、結局「仕分けされたものを混ぜてしまっている」のです。これは請求書であれ、領収書であれ、同じことが言えます。

「領収書を後でまとめて処理する」という行為は、実は「仕分けてあった領収書を混ぜる」という行為に、かぎりなく近いわけです。

あとでまとめてやることで「仕事が減った」ような幻想を抱く

「それは今はいいから！後でまとめてやるから！」という言葉を、私はけっこう頻繁に耳にして、そのたびに「後でまとめてやると、仕事が『１つ』に減るという幻想があるのではないか」と感じます。つまり仕事を「１つ」にまとめられると、それだけで仕事が「減った」と感じられてしまうのではないか、ということです。

実際には「後でまとめてやる」という行為はだいたいにおいて仕事を増やします。なぜなら、もともと不要だった「仕分ける」「整理する」「記憶を掘り起こす」といった仕事が増えるからです。大したことではないこともあるでしょう。でも「増える」ことはあっても「減る」ことはないのです。

メール返信やメッセージ処理もそうなのですが、この種の「１回にまとめることで仕事が減る」という幻想には根深いものがあって、どうすればその「苦行」をこの世から減らすことができるのか、いつも伝え方に悩みます。

「仕事をまとめてやる快感」にハマってはいないか？

もうひとつ、「まとめてやる」ことにはもしかしてこうした理由があるのかも知れない、と疑っていることがあります。それは「つらさが魅力的」という感覚です。

たとえば、3月になって「まとめて税務処理をする」ことは、どこか楽しい側面もあるかもしれません。ギリギリになって、なんだかよくわからない大量の領収書があって、その記憶を掘り起こし、徹夜して、努力して、難しいパズルを解き明かしたような達成感は、強烈な快感なのかもしれません。

同時に、膨大な仕事に立ち向かう自分が、魔王に立ち向かう勇者のように感じられることも、もしかするとあるかもしれません。

ただ、こうした「まとめて仕事を片付ける自分をかっこいいと思う」という感覚こそが、残業を生む原因のひとつでもあるのです。

残業をなくせるのは「達成感」ではなく「地道な作業」

仕事に関わっているのが自分だけであれば、「まとめて仕事を片付ける」という手段も選択肢としてはあると思います。ただ、自分が「まとめてやろう」と思っている仕事が終わらないと、次の仕事を進められない人がいたとしたら？ ここに、残業の連鎖が生まれてしまいます。

たしかに、毎日地道に経理を処理していた場合、まとめて領収書を処理して一気に仕事を終わらせるような「達成感」を得ることはできません。というより、毎日毎日「経費を記入する」という作業自体は、正直面白くもなんともありません。ただ、面白くもなんともないと思う作業を、たとえ毎日１分でもくり返すことが、残業をなくすことにつながるのです。

残業を減らすためには「達成感」よりも「毎日の地道な作業」を大切にする姿勢が必要です。そのためには「仕事をむやみにまとめない」ことを意識しましょう。